4. Хронологізація і систематизація облікової інформації

Автоматизація опрацювання і систематизації облікової інформації в умовах АРМ призводить до стирання межі між хронологічними та систематичними записами в обліку, оскільки первинні дані можуть бути відображені в обліку безпосередньо після введення їх в інформаційну базу даних. Введення даних в базу умовно можна розглядати як хронологічне відображення їх в обліку. Тому регістр, в якому відображається введення даних, повинен бути придатним для занесення в нього хронологічних і систематизованих даних (блок 27). Інтеграція хронологічних і систематизованих даних можлива завдяки інтеграції на підготовчому етапі технологічних операцій введення хронологічних даних, їхнього контролю, коригування, первинного опрацювання з функціонально-технологічними процедурами систематизації даних в аналітичному і синтетичному розрізах. Такі інтеграційні зв’язки встановлюються в параметричних описах первинних документів і вихідних документів первинного опрацювання даних, описах процедур формування баз даних (блок 28).

У регістр введення даних (журналі реєстрації господарських або бухгалтерських технологічних операцій) вноситимуть облікові записи за такими типовими параметрами: номер запису, дата, номер, назва і дата складання документа, назва операції, яку відображають в обліку, дебетовий і кредитовий рахунки, операції та інші параметри.

Систематизація даних аналітичного обліку відбувається за допомогою таких процедур:

• визначення відповідності між хронологічними та систематизованими записами керуючими параметрами, які узгоджують однотипні структури, задаючи відповідним позиціям первинного документа (наприклад, по стрічках) перелік аналітичних рахунків (баз даних аналітичного обліку);

• перенесення хронологічних первинних даних у базу, враховуючи параметри, які визначають адресу аналітичного або показника в хронологічному записі та адреси їхнього розміщення в базі даних аналітичного обліку.

Систематизацією даних синтетичного обліку передбачено виконання таких процедур:

• визначення відповідності між хронологічними записами первинних даних і систематизованими записами на основі параметрів, які характеризують перелік рахунків бази даних синтетичного обліку для кожної форми документа;

• перезапису елементів хронологічного запису в елементи систематизованого запису на основі параметрів, які зазначають адреси відповідних елементів;

• визначення виду (дебет, кредит) обороту або сальдо для встановлення характеру основного та кореспондуючого рахунків.

Сьогодні проблема автоматизованого встановлення кореспонденції бухгалтерських рахунків до кінця не розв’язана. У програмних продуктах з бухгалтерського обліку, які використовують практичні працівники, передбачено автоматизоване формування бухгалтерських проведень за типовими нескладними операціями, а також окремих складних, але добре відлагоджених і перевірених практикою операціях.

Для автоматизованого формування бухгалтерських проведень виконують такі підготовчі роботи :

• визначають перелік застосовуваних на підприємстві балансових рахунків, субрахунків і кодів аналітичного обліку;

• визначають кореспонденції балансових рахунків і виявляють відповідний їм набір регламентованих операцій, установивши бухгалтерські проведення, які мають кілька дебетових і кредитових рахунків;

• виявляють операції, які потребують спеціальних констант для автоматизованих розрахунків. Наприклад, константи (1/6) для розрахунку ПДВ:

а) отримано передоплату від покупця в розмірі 1200 грн. з ПДВ (дебет 311 – кредит 361 на суму 12000 грн.);

б) нараховано податкові зобов’язання з ПДВ в розмірі 2000 грн. (12000 х 1/6) (дебет 643 – кредит 641 на суму 2000 грн.);

• використання констант дає змогу одержувати автоматизовану інформацію під час проведення різних видів відрахувань і розрахунків;

• розробляють спеціальні процедури автоматизованих розрахунків за окремими операціями (наприклад, розрахунок амортизаційних відрахувань та ін.). Ці розрахунки проводять окремо і забезпечують точне, своєчасне формування інформації;

• формують у діалоговому режимі параметри об’єктів аналітичного обліку за всіма господарськими операціями і пов’язують їх з бухгалтерськими проведеннями;

формують довідник типових господарських операцій. Цей довідник має вигляд дерева, відгалуження якого описують певні господарські операції і мають бухгалтерські проведення.