3. Підготовка вхідної інформації облікових задач на арм

До вхідної інформації функціональних задач, які розв’язують на АРМ, належать:

• поточна змінна інформація первинного обліку;

• постійна (умовно-постійна) нормативно-довідкова інформація;

• вихідна інформація, яка є результатом розв’язання задачі, і використовується в цій же задачі у наступних періодах або в іншій задачі як вхідна інформація.

У технологічній схемі розв’язання задач (рис. 20) підготовчий етап охоплює блоки 1–28, 30–32. Вхідну інформацію готують до опрацювання на магнітних носіях. Якщо інформація надійшла на АРМ на магнітних носіях або в електронному вигляді каналами мережі (блоки 8, 9), то її підготовка до первинного опрацювання полягатиме у виконанні приймальної перевірки з переглядом і коригуванням, копіюванням, введенням, з контролем і коригуванням (блоки 7, 10, 12, 14, 18, 22). Друга частина підготовчого етапу стосується занесення вхідної інформації та результатної інформації попереднього (первинного) опрацювання в базу (бази) даних синтетичного й аналітичного обліку з виконанням її систематизації (блоки 23, 27). Отже, інформація готова для подальшого опрацювання (блок 29). Ця етапна частина є спільною для двох варіантів підготовки первинної інформації, яку розглядають далі.

Якщо вхідна первинна інформація надійшла на АРМ у формі паперових первинних документів (блок 4), що пройшли приймальні операції (блок 3), то вона повинна бути перенесена на магнітні носії з відображенням на дисплеї (блок 14, 17, 18, 22, 19, 20).

Первинну інформацію, яку реєструватимуть безпосередньо на АРМ і використовуватимуть, треба записати на магнітні носії (блок 20), відобразити на екрані (блоки 17, 19), на папері (блок 24), підгототувати в електронному вигляді для відправлення мережею (блок 21). Таку частину технологічного процесу розглядають як підпроцес автоматизованого документування первинної інформації (господарських операцій) на АРМ.

Для досягнення юридичної повноцінності машинних документів і достовірності, точності первинної облікової інформації, яка в них міститься, процес автоматизованого документування має забезпечувати:

• однозначне визначення осіб, які відповідають за санкціонування, проведення та реєстрацію господарських операцій у документах;

• запобігання можливості оформлення документів особами, які не мають на це права;

• недопущення документування незаконно здійснюваних господарських операцій;

• контроль правильності інформації та виправлення помилок у ході документування;

• поновлення документальної інформації у випадку її руйнування при збереженні та опрацювання.

У межах цих вимог машинний документ повинен містити інформацію, яка допоможе ідентифікувати такі об’єкти: документ (назва, номер), умови його створення (дата, місце тощо); господарські операції, посадові особи, які є відповідальними за проведення й оформлення операцій.

У документах не вимагають наявності інформації, яку можна одержати на основі нормативно-довідкової інформації або в результаті розрахунків.

Підписи посадових осіб замінюють спеціальними кодами (паролями) або іншими засобами авторизації. Тобто створити умови, які не допустять можливості використати чужий пароль.

На підприємствах машинні первинні облікові документи потрібно використовувати без перетворення в форму зрозумілу для користувачів, проте треба передбачити можливість при необхідності одержати їхні паперові копії. Умови та способи перетворення мають забезпечувати адекватність змісту паперової копії і машинного документа, а також відображати на папері факт копіювання. Юридичної сили паперовим копіям надають підписи, штампи або печатки.

Введення, контроль, коригування інформації

Відповідно до схеми (рис. 20) на основі запиту (блоки 30, 31) на введення даних із паперового документа (блок 4) або даних, які виникли на даному АРМ і відображають господарську операцію, яка буде документуватися на цьому ж АРМ, відбувається пошук у файлі описів (блок 15) заданого опису потрібно форми первинного документа. Ідентифікація описаного документа відбувається за номером (іменем) запиту. Опис форми первинного документа містить параметри, які дають змогу організувати необхідний порядок введення, контролю та коригування, опрацювання, хронологізації, систематизації (запис первинних документів, наприклад, у журнал (файл) реєстрації операцій), відображення документа на носіях.

До складу опису, який можна виконати як окремі описи, входять такі групи параметрів:

• параметри структури первинного документа: номер (тип) розділу документа (заголовок, таблична частина тощо), назви та номери реквізитів у кожному розділі, типи реквізитів (число, текст та ін.), їхня довжина, точність, можливо форми логічних або арифметичних операцій з деякими реквізитами;

• параметри зовнішнього вигляду документа: накреслена екранна форма документа із занесеними в неї макроіменами, які пов’язані параметрами структури документа та параметрами його опрацювання;

• параметри опрацювання документа відображають алгоритм заповнення документа з проведенням розрахунків; алгоритм записують за допомогою виразів, команд застосовуваної мови програмування, які відображають логічні та арифметичні операції, які виконуються під час складання документа;

• параметри діалогового введення реквізитів;

• параметр “підказка” – інструкція для бухгалтера, яка задає порядок введення реквізиту;

• параметри, які зазначають джерело введення даних на АРМ: з клавіатури, довідника НДІ, хронологічного файла, баз даних синтетичного й аналітичного обліку;

• параметри контролю введення та коригування даних: ознаки контролю дати, реквізитів по стрічці, графі, через довідники НДІ, допуску до роботи і дозволу коригування;

• параметри хронологізації та систематизації засвідчують, чи можуть дані, які вводять, бути систематизованими на бухгалтерських рахунках і занесеними в бази даних, чи залишаться у хронологічному регістрі несистематизованими;

• параметри відображення документа вказують на включення у роботу пристроїв, які забезпечують занесення документа на відповідний носій (екран, диск, папір, електронний пакет - повідомлення).

Згадані групи параметрів становлять зміст функціональних блоків схеми автоматизованого документування та відображення в обліку господарських операцій, що зображено на рис. 20.

Вибирає значення параметра користувач АРМ за “підказкою” системи або ж самостійно відповідно до процедур, які виконуються.

Включення в систему опрацювання нових документів проводять шляхом створення бухгалтером параметричних описів нової форми документа та їхнього занесення до довідника описів форм документів.

Введення інформації з клавіатури ЕОМ можна виконувати такими способами.

Перший спосіб. На екрані дисплея виводять назви реквізитів у такій самій послідовності, як в документі, залишають порожні місця для введення їхніх значень. Користувач, набираючи значення реквізитів на клавіатурі, вводить їх у порожні місця відповідно до назв реквізитів. Екранна форма документа для зручності введення повинна повторювати його оригінальну форму або бути подібною (блок 17).

Другий спосіб. На екрані зазначено назву реквізиту, його перше можливе значення, пропозиція користувачеві відповісти, чи потрібне таке значення. Якщо користувач відповів, що наведене значення йому не потрібне, то на екрані з’являється наступне значення. Такий варіант введення застосовують тоді, коли перелік можливих значень реквізитів невеликий або значення реквізитів визначає послідовність занесення в ЕОМ документів (наприклад, реквізит – номер документа).

Третій спосіб. На екрані з’являється перелік можливих значень реквізитів і підказка як вибрати потрібний реквізит, переглянути частину значень, які не висвітились на екрані. Такий спосіб зручний, коли реквізит має велику кількость можливих значень, не зобов’язує користувача пам’ятати всі значення (наприклад, значення кодів матеріалів, товарів та ін.).

Усі реквізити документа, які можна одержати на ЕОМ автоматично, заносять до екранної форми документа автоматично. Наприклад, дату документа можна автоматично заносити з системної дати ЕОМ, номер документа не можна обчислити з попереднього номера документа, якщо номери обліковуєть, то марку, сорт, розмір, ціну товару автоматично введуть за кодом товару чи найменування із довідника товарів НДІ.

Інформацію, яку вводять на АРМ, контролюють візуально і програмно.

Застосовуючи візуальний метод контролю, користувач зіставляє введені з клавіатури дані, які відображено на екрані дисплея чи роздруковано на принтері, з даними документа, з якого набирали. Створюючи первинний документ на АРМ, користувач візуально контролює правильність і повноту його заповнення, поєднуючи з програмним методом контролю.

Програмний контроль значно підвищує якість і ефективність підготовки інформації. Найпоширеніші програми контролю даних мають такі функції:

• автоматичного зіставляють повторно та попередньо введені дані;

• розраховують і порівнюють залежності між окремими показниками;

• зіставляють контрольні суми відповідних рядків і граф, що розраховані за даними, які введена, з аналогічними контрольними сумами, що містяться в документі, з якого набірають;

• зівставлення введених значень реквізитів із тими значеннями, що містяться в довідниках НДІ;

• перевірка діапазонів зміни реквізитів (наприклад, дати).

На практиці, відповідно до специфіки інформаційного середовища, напрацьовують різні прийоми контролю, які дають змогу локалізувати та недопустити помилки.

Коригування помилково введених даних виконує особа, яка відповідає за достовірність інформації: працівник, який зареєстрував її в документі або особа, яка наділена спеціальними повноваженнями, (наприклад, головний бухгалтер) несе відповідальність за достовірність відкоригованого документа.

Контроль і коригування (блоки 18, 22) циклічно повторюватимуться доти, доки на машинному носії залишатимуться помилки.

Операція коригування повинна гарантувати захист від несанкціонованої модифікації документованої інформації, а ЕОМ – забезпечувати можливість відновлення первісних значень відкоригованих реквізитів і виявляти всі фактори корекції.

Обмеження доступу до засобів документування створює умови, що запобігають можливості несанкціонованого документування. При традиційних методах рукописного оформлення паперових документів, обмеження доступу забезпечується чітким обліком бланків документів, а також використанням спеціальних засобів реєстрації, наприклад, штампів, кліше, засобів машинопису. Застосування цих засобів утруднює несанкціоноване документування, авторизація створює умови для виявлення санкціонованості документування.

При автоматизованому документуванні посилюється обмеження доступу, але практично немає можливості перевірити умови авторизації. Тому при автоматизованому документуванні треба, щоб засоби обмеження доступу забезпечували практичну неможливість доступу. Для цього варто використовувати засоби, які забезпечують: запобігання несанкціонованого доступу, виявлення наслідків несанкціонованого доступу.

Засоби запобігання досить детально розроблено й активно використовують у системах оперативного інформаційного обслуговування.

Умовою використання термінала як засобу документування є знання ключової інформації. Це може бути пароль. Одержавши допустиме значення пароля система продовжує діалог з користувачем. Якщо значення пароля недопустиме і система зупинить діалог, то користувач має право повторити запит.

Для забезпечення конфіденційності пароля значення його не повинно відображатись на екрані термінала і в протоколі роботи системи. Крім того, треба забезпечити можливість періодично оновлювати пароль. Джерелом нового пароля може бути користувач і система.

Повідомлення користувачеві пароля – це єдиний випадок появи значення пароля на екрані термінала, тому користувач повинен запобігати тому, щоб це міг сприйняти хто-небудь.

Умовою виявлення наслідків несанкціонованого доступу до засобів документування, є наявність елементів, які автоматично змінюють своє значення при кожному доступі до цих засобів. Такими елементами можуть бути:

• лічильник звертання кожного з терміналів або функцій системи;

• контрольні суми деяких реквізитів;

• порядкові номери документів, уведених з цього термінала.

Спільними для елементів є обов’язкова і тільки автоматизована зміна їхнього значення внаслідок виконання певних дій.

Завершуючи роботу з терміналом, користувач запам’ятовує значення цих елементів, щоб надалі перевірити, чи вони не змінились.