Тема 5. Технологія розв'язання функціональних задач на комп’ютеризованому (автоматизованих)робочому місці (арм) бухгалтера
1. Типові операції облікових працівників умовах АРМ
2. Технологічний процес розв’язання задач на АРМ бухгалтера
3. Підготовка вхідної інформації облікових задач на АРМ
4. Хронологізація і систематизація облікової інформації
5. Автоматизація формування і видачі вихідних документів
Основна література: [ 1, 2, 5] Додаткова література: [ 7, 8, 12, 13]
1. Типові операції облікових працівників умовах арм
Технологічний процес опрацювання інформації складається із сукупності взаємопов’язаних операцій, кожна з яких виконується на одному робочому місці.
Типовими технологічними операціями, які виконують облікові працівники в умовах функціонування АРМ є такі:
приймання кореспондованих облікових даних та інших повідомлень, які передаються на магнітному носії, в формі паперових документів або лініями локальної мережі від інших АРМ;
введення з клавіатури АРМ первинних даних, які надійшли у вигляді паперових документів, та інформації, що виникає в процесі роботи облікового працівника на цьому АРМ;
введення в АРМ первинних даних, які надійшли від АРМ служб первинного обліку на магнітних носіях;
автоматизоване бухгалтерське опрацювання первинних даних, розрахунки за ділянками обліку;
контроль прийнятих, введених, опрацьованих даних та їх коригування;
відображення облікових даних в інформаційній базі в розрізі об’єктів бухгалтерського обліку;
виведення на принтер, дисплей чи магнітний носій регістрів бухгалтерського обліку, контрольно-аналітичних відомостей, довідок, інструктивно-методичних, службових та інших повідомлень;
автоматизоване формування та передача кореспондованих даних на інші АРМ інформаційної системи обліку та системи управління підприємством.
Технологічні операції можуть поєднуватися в технологічні процеси операційного, об’єктного і змішаного типів, які охарактеризовані в темі 2. Операції об’єднуються в більш складні утворення – процедури, а ті – в роботи.
У функціонально-технологічному аспекті такі конструкції розглядають як форму неповної регламентації діяльності бухгалтерів, придатні для неповністю формалізованих задач.
Переліки функціонально-технологічних елементів облікового, контрольного й аналітичного процесів наведено в темі 4
Функціональну задачу або сукупність однотипних задач можна розв’язувати за одним чи декількома варіантами технологічного процесу опрацювання інформації. З різних варіантів відбирають такий (або ті), який задовольняє певний критерій. Критерієм може бути мінімум трудових витрат, мінімум вартісних витрат, максимум достовірності інформації, своєчасність подання інформації та інші показники ефективності. На практиці, вибираючи їх, чинять так: один із критеріїв, який вважають найважливішим для конкретного АРМ чи системи АРМ, обирають за безпосередній критерій, решту переводять у ранг обмежень. Раціональний варіант технологічного процесу повинен відповідати визначеному критерію та задовольняти обмеженням.
2. Технологічний процес розв’язання задач на арм бухгалтера
Узагальнено технологічний процес опрацювання інформації на АРМ можна подати у вигляді схеми, яка зображена на рис. 5.1.
Коротко охарактеризуємо вищеназвану загальну схему технологічного процесу.
Приймання на АРМ з контролем і коригуванням паперових первинних документів (блоки 2, 3, 4) передбачає перевірку
документів щодо повноти, чіткості, правильності заповнення. Перевіряють також змістовну сутність документів, якщо не передбачено її автоматизованого програмного контролю разом з операцією введення документів у систему.
Помилки в документах виправляються на місці або, якщо не можна коригувати, повертають у підрозділи, звідки вони надійшли.
За умови наявності підготовленої для роботи на АРМ інформації виконують операцію завантаження системи (блок 5). Така операція передбачає підімкнення ЕОМ до електричної мережі та завантаження операційної системи, програм опрацювання інформації. Якщо ЕОМ працює в мережі і не має своїх нагромаджувачів для зберігання програмного забезпечення, то операція завантаження системи може передбачати команди для підімкнення ЕОМ до ресурсів мережі. Коли ЕОМ має нагромаджувачі, але повинна користуватися ресурсами мережі, то можна виконувати окремі операції підімкнення до мережі.
Роботу з системою користувач розпочинає з перевірки повноважень (блоки 5, 6). Умова входження в систему - правильно названий користувачем пароль (шифр). Хід виконання процедури доступу протоколюється.
Увійшовши в систему, користувач обирає режим роботи. До “меню” режимів роботи можуть входити режими, які забезпечують виконання, наприклад, перегляду документів на екрані, контроль прийому – копіювання, введення документів, ведення НДІ, розрахунків, виведення інформації на екран або на принтер та інші. Вибір потрібного режиму відбувається у ході розв’язання задачі. Ініціюється режим окремим запитом користувача.
Відповідно до обраного режиму роботи на АРМ конкретизується схема технологічного процесу розв’язання задачі. Кожна бухгалтерська програмна система має своє режимне “меню”. В укрупненій схемі технологічного процесу, який зображено на рис. 20, враховано типові режими роботи.
На АРМ інформація (первинні документи) може надходити на магнітних носіях і мережевими каналами (блоки 8, 9). Приймаючи таку інформацію, користувач повинен мати змогу перевірити її повноту і правильність, переглянувши її на дисплеї, чи, використавши засоби програмного контролю (блоки 7, 10, 11). Таку можливість треба надати користувачеві в мережі, враховуючи можливі збої програмно-технічних засобів
Рис. 5.1 ( початок див. окремий файл)
автоматичного контролю передавання інформації каналами зв’язку. З прийнятих і перевірених магнітних носіїв знімають страхові та робочі копії, самі носії реєструють і повертають назад. Прийняті робочі інформаційні файли каналами зв’язку обов’язково підлягають страховому копіюванню (блоки 12, 13), підтверджують, що одержали.
Якщо структура прийнятої інформації не придатна для прямого використання на АРМ, то проводять її конвертацію (перетворення здебільшого автоматично) до структури, яка використовується конкретними програмними засобами.
Операція конвертування може існувати й тоді, коли на рівнях управління в одній організації використовують різні програмні засоби. Наприклад, дивіденди для акціонерів закритого акціонерного товариства розраховують за допомогою електронної таблиці, а відповідні розрахункові листки друкують за спеціалізованою програмою, яку записано мовою програмування високого рівня.
Вибір режиму роботи на АРМ залежить від стану готовності системи до його виконання. Користувачеві необхідно, поряд із наданою можливістю довільно обирати режим, врахувати логіку розв’язання задачі та конкретне місце знаходження в її алгоритмічній схемі. Наприклад, не можна розрахувати прибутковий податок із заробітної плати, не виконавши нарахування. Контролюючи послідовності дій, для користування можна видавати на екран попереджувальні повідомлення про неможливість або некоректність виконання тих чи інших дій у конкретний момент. За користувачем залишається право виконати або не виконати вибрані дії. Наприклад, під час спроби розрахувати податок із заробітної плати можна видати повідомлення про те, що не були розраховані відпускні. Користувач може проігнорувати це повідомлення і почати розрахунок податку, якщо жодний з працюючих не пішов у відпустку.
Для початку розв’язання задачі на АРМ необхідним є введення вхідної інформації, під якою розуміють первинну облікову інформацію або інформацію, яка є результатом розв’язання іншої взаємопов’язаної задачі, надходить з іншого АРМ. Якщо взаємопов’язані задачі розв’язують на одному АРМ, то внутрішня вихідна-вхідна інформація міститься в інформаційній базі і використовується програмами відповідних задач інтегровано.
Операція введення вхідної інформації з магнітних носіїв (блоки 13, 14) нескладна і суміщається з операцією приймального контролю (блоки 7, 10, 11).
Для введення первинних даних із паперових документів (блоки 4, 14), а також створення таких документів на АРМ (блоки 19, 20, 24) треба використати їхні запрограмовані форми чи шаблони, макетт (блок 15), в які на екрані заноситимуться реквізити (блок 17). Під час приймання, введення первинних даних, створення первинних документів, а також їх контролю (блоки 7, 14, 18) використовують постійні (умовно-постійні) реквізити бази нормативно-довідкової інформації (блок 16). Детальніше питання автоматизованого документування господарських операцій на АРМ розглянуто в параграфі 5.3.
Одночасно з введенням можна виконувати арифметичне опрацювання документів з фіксацією розрахованих показників у відповідних місцях відеограми (блоки 18, 19). Для розрахунків використовують нормативно-довідкову інформацію.
Первинним опрацюванням оперативних облікових даних передбачено проведення розрахунків на рівні аналітичного обліку (наприклад, розрахунки нарахувань на заробітну плату й утримань з неї), а також розрахунків, контрольно-аналітичного характеру щодо доцільності проведення господарської операції, відстеження контрольованих показників тощо. На цьому етапі проводять оперативне інформування різних користувачів (блок 21).
У процесі введення опрацювання первинних даних проводиться контроль, методи якого розглянемо в наступному параграфі.
Якщо введення та розрахунки виконано правильно, то користувач пересилає дані в інформаційну базу (блоки 23, 25, 26), а в разі потреби – друкує первинний документ, машинограму з збереженням їхніх магнітних аналогів (блоки 24, 20). У противному випадку інформація коригується (блок 22), що розглядається як введення правильної інформації, розрахунки повторюються.
Формування інформаційної бази даних проводять у процесі введення даних та їх опрацювання (блоки 25, 26, 27, 28, 29, 33). Тобто, інформаційна база наповнюється систематизованими даними до узагальнення, а після узагальнення результатами розв’язання задач.
Відображення інформації відбувається в ході всього технологічного процесу. Одержавши результати розв’язання задач, їх відображають за запитом користувача в регламентному порядку, а також довільно відповідно до проходження облікового, контрольного й аналітичного процесів, своєчасності забезпечення інформаційних потреб управління (блоки 28, 29, 30, 31, 33, 34, 35, 36, 37).