10

Тема 1. Сутність, призначення та позиціювання облікової системи в системі управління підприємством

1. Поняття облікової системи та її місце в системі управління підприємством.

2. Принципи побудови і функціонування облікової системи.

3. Вимоги до облікової системи та завдання, що повинні вирішуватися нею в системі управління підприємством.

4. Принципова структура облікової системи.

Основна література: [ 1, 2, 3, 4, 5] Додаткова література: [ 6, 7, 8, 9, 10]

1. Поняття облікової системи та її місце системі управління підприємством.

В обліковій термінології поряд з категорією “система бухгалтерського обліку” застосовують термін “облікова система”. У праці [ 1 ] подані визначення “системи бухгалтерського обліку” різних авторів, за якими така система:

має за мету надання інформації для управління підприємством;

розглядається як інформаційна система, що є забезпечуючою до системи управління підприємством;

ототожнюється з “обліковою системою” як мовний зворот.

Інші визначення “системи бухгалтерського обліку”, що даються з позицій методології, організації обліку, а також використання у його вивченні методів інших наукових дисциплін подані у праці [ 5 ]. Особливості визначень полягають у тому, що “система бухгалтерського обліку” подається як:

система спостереження, вимірювання, класифікації господарських фактів, їх

відображення і співвимірювання, узагальнення в структурі бухгалтерських

рахунків для управління господарською діяльністю;

модель ретроспективного відображення кругообігу господарських засобів та їхніх джерел, як господарських фактів, з використанням методу бухгалтерського обліку;

система записів на бухгалтерських рахунках за їхньою змістовною внутрішньою сутністю, що визначена господарськими фактами (процесами, операціями);

певний порядок побудови синтетичного й аналітичного обліку;

система в категоріях теорії систем або теорії інформації, теорії кібернетики, теорії управління.

Усі визначення можна поділити на дві частини: перша ― відображатиме погляд ззовні, тобто позиціювання обліку в системі управління, а саме, його інформаційно-сприймаючу та інформаційно-забезпечуючу функції; друга ― відображатиме внутрішній погляд (“ із середини”), що базується на методологічній основі функціонування і розвитку бухгалтерського обліку задля реалізації вимог (запитів) системи управління. Бухгалтерський облік виступає підсистемою системи управління, що збирає і реєструє інформацію про об’єкт управління та в потрібній інтерпретації надає облікову інформацію суб’єктові управління. Здійснення процесу інформаційного обслуговування суб’єкта (посадової особи конкретного рівня управління) забезпечує фахівець з бухгалтерського обліку, використовуючи можливості своєї системи.

Таким чином, проявляються два погляди на бухгалтерський облік як систему: перший ― від суб’єкта-користувача облікової інформації; другий ― від суб’єкта-фахівця (обліковця), що забезпечує функціонування системи. Підтвердженням цього є теза про те, що: „Розроблення облікової інформації ― не кінцева мета, а лише частина облікової функції системи. Важливим завданням є створення такого засобу передавання інформації конкретним користувачам, що дає змогу їм правильно сприйняти останню й зрозуміти її потенційну корисність. Це насущне завдання, оскільки в разі невдалого подання даних навіть дуже цінна інформація може втратити вагу. Через це успіх у здійсненні відповідної функції багато в чому залежить від правильної побудови комунікаційних процесів. Як одиниця комунікації обліковець несе відповідальність за формування облікових показників і передавання їх користувачам. Для цього він має передусім визначити тип необхідних для реципієнтів блоків інформації, оскільки лише потреба в останній є, по суті, виправданням для встановлення комунікації. Як елемент інформаційної системи обліковець виконує водночас функції джерела інформації, передавача, користувача блоків, які забезпечують “обіг” інформації за допомогою різноманітних механізмів зворотного зв’язку. Як комунікаційна одиниця користувач облікової інформації поєднує в собі всі частини комунікаційної системи. Він виконує дві першочергові функції: інтерпретує облікову інформацію й використовує її.” [ 5, С.16-17 ].

У цьому контексті категорію “система бухгалтерського обліку” можна доповнити категорією “облікова система”, в якій інтегруватимуться два зазначених вище погляди, що надасть бухгалтерському обліку якості системи (підсистеми), яка повністю задовольняє потреби системи управління. Сама ж категорія “системи бухгалтерського обліку” є глибоко опрацьованою як в науковій сфері, так і в практичному бухгалтерському середовищі. ЇЇ можна вважати професійно-орієнтованою та такою, що складає змістовну сутність сфери професійної бухгалтерської діяльності. Підтвердженням цього є закріплення терміну “система” в Законі “Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні” в контексті розробки системи внутрішньогосподарського (управлінського) обліку і звітності на підприємстві [ 3, ст.8, п.5 ].

Облікова система підприємства об’єднуватиме в собі його бухгалтерський облік й управління (системи бухгалтерського обліку і управління (менеджменту

В праці [ 1, С.18 ] подано визначення облікової системи як виду “…складної штучної організаційної системи, створеної людьми, які визначають процес її функціонування з метою отримання інформації та досягнення певних господарських результатів. Елементами організаційної системи виступають завдання, люди та економічні ресурси. Обирають елементи із сукупності альтернативних варіантів – за формою ведення обліку, формою побудови бухгалтерської служби, типом структури апарату бухгалтерії, методами оцінки ресурсів тощо. Між обраними елементами виникають зв’язки та обмін інформацією. Такий вибір здійснюється з урахуванням мінливості зовнішнього середовища, особливостей фінансово-господарської діяльності та затверджується наказом про облікову політику підприємства ”. Таке визначення відображає організаційний аспект обліку та оформлення організації системи обліку в обліковій політиці, тобто на професійному бухгалтерському рівні. На практиці організаційна структура системи обліку пов’язується з організаційною структурою системи управління підприємством, утворюючи симбіоз структурних елементів, які інтегрують в собі облікову функцію з іншими для вирішення завдань управління. Структурні елементи матимуть синтетичну природу нової якості і об’єднуватимуть в собі елементи організаційної системи, зазначені вище автором праці [ 1 ].

Нова системна якість обліку втілюватиметься в інтегрованій структурній одиниці “облікової системи”. Таку структурну одиницю назвемо “інформаційним постом”. У ній міститиметься фактична інформація про хід про хід господарської діяльності та інша інформація, необхідна користувачеві облікової інформації певної ланки управління. Інформація в пості опрацьовуватиметься відповідно до облікового процесу (як складового управлінського процесу) та структуруватиметься для потреб управління. Інформаційні зв’язки між постами продиктовані інформаційними потоками, що супроводжують господарські процеси в просторі та отриманням динамічної і статичної інформації про господарську діяльності в часі. Інформаційний (обліковий) пост представлятиме собою середовище опрацювання інформації за правилами бухгалтерського обліку. Функціонер поста (користувач) виконуватиме зберігання, обробку, передавання, використання облікової інформації в межах технології реалізації своїх функцій.

Властивості інформаційних постів як структурних елементів облікової системи підприємства проявлятимуться в таких аспектах:

в організаційному – це ідентифікація поста як робочого місця (зони) працівника, який виконує облікові функції;

у функціональному – це сукупність облікових функцій конкретної посадової особи;

у технологічному – це виконання певної роботи працівником, в межах своїх функціональних обов’язків, з використанням інструментальних засобів опрацювання облікової інформації;

в алгоритмічному – це змістовна формалізована послідовність дій з опрацювання облікової інформації, виконання якої за певним порядок дозволяє досягати функціонального результату;

у технічному – це сукупність технічних засобів опрацювання облікової інформації;

в інформаційному – це сукупність облікових даних структурованих у просторі і часі, систематизованих за ознаками інформаційних потреб, та їхніх зв’язків з даними інших функцій управління.

Нова якість бухгалтерського обліку як облікової системи, що є підсистемою системи управління, може бути реалізована за умови застосування новітніх інформаційних технологій, тобто, як автоматизована (комп’ютеризована) інформаційна система. В праці [ 5, С.15-16 ] зазначено: „Процес автоматизації бухгалтерського обліку має розвиватися за умови комплексного, системного та цілеспрямованого підходу з орієнтацією на потреби відповідної ланки управління підпри­ємства.

Система керування має виконувати провідну роль в організа­ції бухгалтерського обліку, що є забезпечувальною ланкою у фі­нансово-господарській діяльності підприємства. Бухгалтерський облік доповнює інші інформаційні системи, причому основну час­тину вхідної інформації він дістає безпосередньо з останніх. Пе­ретворившись на одну з кількох таких підсистем, взаємозв'яза­них як на рівні вирішення завдань, так і на рівні всієї інформа­ційної системи підприємства, бухгалтерський облік відіграє одну з основних функцій управління в разі застосування автоматизованих систем. Успіх у її здійсненні при цьому істотно залежить від правильного встановлення взаємозв'язків завдань.

У разі комплексного підходу до організації бухгалтерського обліку в умовах автоматизованої обробки інформації відбуваєть­ся перехід від організації окремих елементів до впорядкування цілісних наборів елементів інформаційних систем, а також нала­годження взаємозв'язків між окремими підсистемами й комплек­сами завдань.” Підтвердженням важливості та пріоритетності розвитку інформаційної облікової системи є те, що практично всі інформаційні системи підприємств почали розвиватися як облікові бухгалтерські системи [ 2, С.312 ].