3.3.1.Резюме

Облік витрат у ІТ-проекті відіграє двояку роль. З одного боку, він забезпечує дані про витрати і контроль їх відповідності бюджету; з іншого боку - надає дані для списання витрат по проекту на сервіси ІТ після здачі останніх в експлуатацію.

Витрати в ІТ-проекті розподіляються на дві категорії з різними принципами обліку. До першої категорії відносяться витрати, безпосередньо пов’язані з роботами по проекту. Ці витрати прив'язуються до відповідних їм позицій маршрутної карти; інші з маршрутною картою не співвідносяться. При порівнянні фактичних і планових витрат ті, які відносяться до робіт, підсумовують за період по статтях бюджету і позиціях маршрутної карти; інші підсумовують за період. Отримані суми порівнюються з бюджетом, виявлені відхилення аналізуються — при необхідності аж до окремих робіт.

3.3.2. Контрольні запитання

1. Назвіть основні групи витрат у ІТ-проекті. Як співвідносяться витрати по проекту з позиціями плану проекту? Вкажіть призначення, розглядувані позиції витрат.

2. Як здійснюється контроль відповідності планових і фактичних витрат у ІТ-проекті? Розкажіть про використання маршрутної карти в аналізі відхилень.

3. Як розподіляються витрати на ІТ-проект по зданих в експлуатацію сервісах ІТ? Розкажіть про віднесення робіт в проекті до ресурсів і сервісів ІТ..

3.4. Інші проекти розвитку інформаційних систем: загальні принципи ведення

Проект впровадження системи класу ЕRР, розглянутий у попередніх розділах, - це самий складний тип проектів розвитку інформаційних систем. Будучи до того ж самим об'ємним із всіх типів ІТ- проектів, він дозволяє описати багато заходів, необхідних для реалізації ІТ-проекту, і проблем, що виникають при його здійсненні. В той же час є ряд заходів, проблем і ризиків специфічних саме для проекту впровадження ЕRР-системи. Тому в даному розділі ми на підставі принципів впровадження ЕRР-систем сформулюємо загальні вимоги до організації ІТ-проектів.

По-перше, досить загальна властивість - розподіл проекту на чотири фази (підготовку, концептуальний проект, реалізацію, заключну підготовку) і задачі, розв'язувані на кожному з цих етапів.

- підготовка — визначення меж проекту, його організаційної структури (у найпростішому випадку - призначення відповідального), затвердження керівництвом процедури управління змінами, процедура контролю якості і документування проектних рішень. Перша із названих процедур забезпечує стійкість проектних рішень, друга - формальний механізм оцінки результатів, що дозволяє надалі виключити їх неоднозначну інтерпретацію. Інші стандарти, розроблювальні в рамках проекту впровадження ЕRР-системи, необхідні, якщо проект стосується підприємства вцілому;

- концептуальне проектування — підготовка технічного проекту для впроваджуваної системи. Для ЕRР-системи, так само як і для інших фінансово-економічних систем, пріоритетне значення мають моделі бізнес-процесів, включаючи забезпечуюче їх налаштування та програми. Для інших систем мова може йти про технічний проект (АСУ ТП) чи про технічне завдання на систему і її інфраструктуру. Останнє особливо відноситься до систем предметної області, для яких обсяг робіт із впровадження порівняно невеликий;

- реалізація — виконання робіт з розробки і/чи впровадження системи. На даному етапі реалізується технічний (концептуальний) проект. При цьому істотні вимоги висуваються до управління змінами і документування проведених робіт. Вони завершуються затвердженням користувачем реалізованого проекту;

- заключна підготовка— завершальні роботи з тестування, створення користувацької документації (при необхідності), навчання кінцевих користувачів. Результат- акт здачі проекту в промислову експлуатацію.

Для невеликих проектів, особливо якщо вони досить чисельні, необхідний регламент ведення проектів, що описує типові процедури управління змінами, контролю якості і документування. Для різних видів проектів (клас системи, обсяг витрат і т.д.) можуть бути передбачені різні процедури. У цьому ж регламенті повинні бути обговорені види проектів, на які даний регламент не поширюється. Стандарти для них розробляються окремо по кожному проекту. По-друге, обов'язковий принцип документування результатів кожного етапу проекту, що припускає затвердження документів замовниками (бізнес-користувачами). Це потрібно для забезпечення розумного компромісу в проектних рішеннях, а також об’єктивності процедур управління змінами і контролю якості. Дану точку зору виражає принцип: вимогою користувача є те і тільки те, що записано в технічному проекті.

По-третє, для складних проектів повинна бути передбачена процедура оцінки витрат і ризиків на підставі дерева сценаріїв. Незважаючи на дуже приблизну кількісну оцінку імовірності зупинки (заморожування) проекту, сценарний підхід дозволяє забезпечити ранню діагностику проблем проекту і їхню корекцію вищестоящим керівництвом. Більш того, практика застосування сценарного підходу дає можливість нагромадити статистичні дані, що забезпечують надійні кількісні оцінки.

Таким чином, вищевикладені принципи ведення проектів впровадження ЕRР-систем можна застосовувати і до проектів меншого масштабу. Для визначеності приведемо зміст етапів проектів для різних груп інформаційних систем (табл. 3.1).

Таблиця 3.1. Зміст етапів проектів по видах ІТ-проектів

Вид проекту			Підготовка		Технічний проект	Реалізація		Заключна підготовка
Зниження СВВ			Менеджер, Контроль якості		Специфікація Зміни	Установка обладнання і ПЗ. Попереднє тестування		Тестування доробок. Навчання
Інфраструк-турний проект			Проектна група, управління змінами. Контроль якості		Технічний проект	Установка обладнання і ПЗ. Налаштування ПЗ. Тестування		Тестування доробок. Навчання
Інфраструк-турна проблема			Проектна група, Керування змінами. Контроль якості		Технічний проект	Установка обладнання і ПЗ. Налаштування ПЗ. Тестування		Тестування доробок. Навчання
АСУ ТП			Проектна група, Керування змінами. Контроль якості		Технічний проект	Установка обладнання і ПЗ. Налаштування ПЗ. Тестування		Тестування доробок. Навчання
Предметна область			Менеджер. Контроль якості		Специфікація. Вимоги до інфраструк-тури	Установка обладнання і ПЗ. Попереднє тестування		Тестування доробок. Навчання
	Фінанси – впровад-ження	Менеджер, контроль якості		Специфікація, вимоги до інфраструк-тури			Установка обладнання і ПЗ. Попереднє тестування	Тестування доробок, навчання
	Фінанси - розробка	Проектна група. Управління змінами. Контроль якості		Концептуаль-ний проект			Розробка ПЗ. тестування	Тестування доробок. навчання

Прокоментуємо табл. 3.1. Концептуальний проект відрізняється від технічного наявністю опису бізнес-процесів. Відповідно, рівень його затвердження звичайно вищий рівня концептуального проекту. Завершення фази реалізації являє собою тестування налаштувань на відповідність технічному (концептуальному) проекту. По цій причині на етапі заключної підготовки проводиться доробка системи з усуненням зауважень тесту фази реалізації. Нарешті, при невеликому обсязі робіт із впровадження не потрібна проектна група, місце якої займає в цьому випадку менеджер проекту.

Наведені зауваження за структурою проектів не розглядають усіх проблем і варіантів їхнього вирішення. Однак у даному курсі така задача і не ставилася. Цей розділ висвітлює задачу економічної оцінки проекту як такого, а також вимоги цієї оцінки до проекту. У рамках цієї логіки була показана застосовуваність економічних вимог проекту впровадження ERP-системи до інших, простіших проектів, а також можливість економічної оцінки подібних проектів розробленими раніше методами. Особливо відзначимо роль єдиного регламенту ведення проектів, по-перше, як засобу зниження витрат на управління проектом, а по-друге, як засіб підвищення точності економічних оцінок завдяки нагромадженню статистичних даних.