Облік витрат на проекти підтримки і віднесення їх на собівартість бізнес-сервісів іт

Модель бізнес-процесів ITSM вимагає, щоб витрати відносилися на сервіси ІТ. Однак у той момент, коли виробляються витрати на розробку і впровадження нових сервісів ІТ, самі сервіси ще не існують. Таким чином, у цей момент відсутні об'єкти витрат, необхідні для будь-якої системи обліку.

Для методологічно коректного рішення даної проблеми пропонується відносити витрати на проекти розвитку, що відносяться до нових сервісів, на тимчасові об'єкти витрат. Схема такого обліку приведена на рис. 2.9.

Облік витрат по тимчасових об'єктах витрат цілком аналогічний облікові витрат по сервісам ІТ. Проект із моменту його офіційного ствердження розглядається як тимчасовий об'єкт витрат. У проекті витрат відповідно до прийнятої методики його ведення (питання методичного забезпечення проектів ІТ будуть докладно розглянуті в главі 3) виділяються функції, що, як і інші функції, використовують ресурси підприємства. Докладно облік витрат на проект буде розглянутий у главі 3.

Рис. 2.9. Облік затрат по тимчасових об’єктах затрат і їх наступне списання на сервіси ІТ

Поки нам важливо наступне. Аж до моменту здачі в експлуатацію нового сервісу витрати на бізнес-проект враховуються на тимчасовому об'єкті витрат. Витрати на проект підтримки також враховуються на тимчасовому об'єкті витрат аж до моменту здачі в експлуатацію нового ресурсу ІТ. Після того як один або трохи нових сервісів і/або ресурсів здається в експлуатацію, витрати на бізнес-проект списують на знову створюваний сервіс (сервіси). Витрати па проект підтримки списують на вартість знову створюваних ресурсів ІТ (рис. 2.6). Далі витрати на бізнес-проект амортизуються відповідно до оцінки часу життя знову створеного бізнес-сервісу і використаних у ньому ІТ-рішень. Витрати на проект підтримки амортизуються відповідно до оцінки часу життя знову створеного ресурсу ІТ. Вартість знову створеного ресурсу розподіляється між підтримуваними цим ресурсом бізнес-сервісами, відповідно до ФСА-моделі, пропорційно факторам витрат і факторам використання.

Якщо в рамках одного проекту підтримки створюється кілька різних ресурсів інфраструктури ІТ, то витрати розподіляються між цими ресурсами по моделі ФСА. При цьому знову створені ресурси ІТ виступають як об'єкти витрат, а виконані в ході проекту роботи — як функції. Ресурси, витрачені при виконанні проекту (устаткування, ПЗ, консалтинг, інші послуги) розподіляються між функціями на підставі факторів витрат. Собівартість функцій розподіляється між об'єктами витрат відповідно до факторів використання. Більш докладно облік витрат у проекті по моделі ФСА буде розглянутий у главі 3. Тут ми лише відзначимо, що управлінський облік у проекті необхідно будувати з урахуванням потреб наступного розподілу витрат по ресурсах ІТ. Від нього, у свою чергу, залежить надійний розподіл витрат по сервісам.

Н а закінчення скажемо кілька слів про схему прийняття рішень (рис. 2.10). Проект ініціюється в блоці процесів планування і керування сервісами. Підстава для підготовки проекту — невідповідність існуючих ресурсів інфраструктури ІТ потребам планованих бізнес-проектів. Запит на проект може бути поданий у рамках будь-якого процесу блоку, однак запит на зміну оформляється в рамках процесу планування сервісів.

Рис. 2.10. Схема прийняття рішень по проекту підтримки

Подальше затвердження запиту проходить за стандартною схемою в залежності від масштабу передбачуваних змін і обсягу витрат на проект. При відхиленні проекту розглядаються альтернативні шляхи реалізації бізнес-проектів, що торкаються цим рішенням, причому останні можуть бути відхилені цілком або частково. Істотні зміни по ходу проекту також розглядаються по описаній вище схемі. Єдина відмінність полягає в тому, що в останньому випадку рішення приймається не тільки з приводу власне інфраструктурного проекту, але і з приводу бізнес-проектів, що він підтримує.

Отже, інфраструктурні проекти підтримки необхідне тоді, коли одне інфраструктурне рішення одночасне підтримує кілька бізнес-проектів. Результат проектів даної групи - створення нових ресурсів ІТ, безпосередньо використовуваних знову створюваними бізнес-сервісами. У розширеній моделі ФСА витрати на ці проекти враховуються на тимчасових об'єктах витрат. Як об'єкт витрат виступає проект як такий. По завершенні проекту загальна сума витрат списується на ресурси ІТ, введені в експлуатацію в результаті виконання проекту.