Функціонування фва/фву і вимоги до системи управлінського обліку

Значний обсяг експертних оцінок, безпосередніх вимірів, спостережень і інтерв'ю співробітників підприємства, типовий для проекту впровадження ФВА, неприйнятний як метод роботи системи управлінського обліку при нормальному функціонуванні підприємства. Але такі підходи прийнятні у відношенні ФВУ, що збирає дані не тільки по фінансовим, але і по інших характеристиках бізнес-процесів підприємства. Співробітники підприємства — носії даних про бізнес-процеси — як правило, є висококваліфікованими фахівцями у своїй області. Відволікання їх від основної роботи саме по собі утрудняє роботу підприємства і не може розглядатися інакше як разове явище. Таким чином, завдання полягає в пошуку процедур управлінського обліку, що заміняють пряме дослідження.

Суть пропонованої процедури складається в строгому поділі двох функцій управлінського обліку — обліку параметрів існуючого бізнесу-процесу й обліку змін бізнесу-процесу. У першому випадку облік фіксує витрати в рамках існуючої інфраструктури ФВА: системи функцій, факторів витрат, шляхів присвоєння і їхніх кількісних співвідношень. Дуже важливо в межах даної процедури фіксувати зміни бізнесу-процесу, що вимагають зміни вищезгаданої інфраструктури. В другому випадку необхідно досліджувати зміни бізнес-процесів і описати них у термінах інфраструктури ФВА.

З метою опису відповідних процедур розподілимо підрозділи підприємства по двох групах: першу складуть бізнес-підрозділи, що здійснюють основні бізнес-процеси, а другу — підрозділи, що підтримують діяльність перших. Хоча сутність ФВА/ФВУ вимагає відходу від такого розподілу в практичній діяльності по управлінню витратами, системи управлінського обліку тієї й іншої групи будуть істотно відрізнятися, тому з метою описання така класифікація необхідна. Варто також відмітити, що підрозділи, які виконують функції бек-офісу, з погляду бізнес-процесів відносяться до бізнес-підрозділів, оскільки функції фронт-офісу і бек-офісу є послідовними кроками тих самих бізнес-процесів.

В основі управлінського обліку бізнес-підрозділів лежить повна реєстрація даних по об'єктах витрат. З цією метою в кожному замовленні, яке надходить фіксуються котирування по виду продукції, каналові збуту, ринкові збуту, категорії клієнтів і т.д. Підкреслимо, що мова йде саме про замовлення, а не про більш загальний документ, такому як договір, оскільки договір може, взагалі говорячи, охоплювати кілька об'єктів витрат (наприклад, кілька географічних ринків збуту або товарних груп). Якщо ж замовлення також відноситься до декількох об'єктів витрат, в управлінському обліку варто відбити кілька замовлень, що відносяться до відповідних об'єктів витрат. Далі необхідно забезпечити прив'язку наступних операцій та документів (відвантаження, постачання, фактурування, одержання оплати й ін.), а також змін замовлення з ініціативи тієї й іншої сторони стосовно первісного замовлення. Таким чином, усі функції основного бізнес-процесу виявляються прив'язаними до їхнього об'єкта витрат, що ініціював.

Управлінський облік допоміжних підрозділів, (що забезпечують, діяльність основних) ґрунтується на реєстрації замовлень бізнес-підрозділів (у термінах відповідних факторів використання), а також задіяних при виконанні замовлень ресурсів (у термінах відповідних факторів витрат). Як зразок даного виду обліку ми будемо розглядати облік у СРЗП інформаційної служби підприємства, описаний у попередній главі. Великий обсяг витрат на ІТ на сучасних підприємствах і складність їхнього обліку традиційними методами привела до того, що ІС стала лідером серед підрозділів, що забезпечують, в області застосування нових методів обліку і керування витратами. Прикладом є модель собівартості сервісу ІТ, докладно розглянута в розділі 1.2.

Управлінський облік у моделі ФВУ — значно більш важка задача. Фінансовий контроль на сучасному підприємстві, як правило, централізований і на рівні підприємства в цілому, і на рівні його окремих служб. Це саме по собі зменшує обсяг інформації, а також число людей, залучених у задачі обліку. Навпроти, атрибути функції в моделі ФВУ торкають не тільки фінанси, але і всі інші сторони діяльності підприємства. У результаті їх необхідно формувати силами не однієї фінансової служби, а практично всього менеджменту підприємства. Однак у цьому випадку кінцевий результат облікових процедур також виявляється необхідний усьому менеджментові підприємства. З цього можна зробити кілька висновків:

1. ФВУ вкрай складно впровадити одночасно з ФВА, принаймні, у повному обсязі. Практично в рамках проекту впровадження моделі ФВА малоймовірне впровадження більш одного-двох атрибутів функцій, що виходять за рамки основної моделі ФВА;

2. ФВУ необхідно впроваджувати рамки рішення більш загальних управлінських задач, наприклад впровадження на підприємстві всеохоплюючої системи керування якістю (Total Quality Management, TQM). Для вирішення цієї більш загальної задачі розробляється, зокрема, набір атрибутів, що використовується у відповідних вимірах моделі ФВУ;

3. Впровадження ФВУ повинне являти собою ланцюжок успішних локальних проектів. З метою залучення в процес менеджменту підприємства вкрай важливо починати наступні проекти не раніше, ніж попередні увінчаються визначеним успіхом. У цьому випадку на підприємстві природним шляхом поширюється інформація про переваги ФВУ.

Збір даних для системи ФВА/ФВУ означає значне зростання обсягу даних у системі управлінського обліку. Для забезпечення відповідних процедур необхідний істотно більш високий рівень автоматизації відповідних операцій. Найбільш краща для цих цілей система масштабу підприємства, заснована на єдиній базі даних по функціях, ресурсам і їхньому споживанню. Причини перераховані нижче:

1. забезпечення погодженості даних по витратах, наданих різними підрозділами;

2. можливість заповнення різних ракурсів даних на різних робочих місцях у рамках єдиної бази;

3 можливість проставлення численних контировок, необхідних для даної моделі обліку, на основі централізованих довідників.

Проте на ранніх стадіях, особливо на етапі формування моделі, доцільно починати з більш простих програмних засобів. Додатковою вимогою (останнім по рахунку, але не по важливості) є значне підвищення виробничої дисципліни у всіх підрозділах підприємства.