Використання фва для економічної оцінки іт – проекту
Що ж може дати ФВА в оцінці впливу ІT - проекту на акціонерну вартість підприємства?
По-перше, модель ФВА дозволяє оцінити витрати, зв'язані з окремими бізнес-процесами підприємства. Таким чином, відкривається можливість порівняно достовірної оцінки впливу ІТ-проекту на зміну витрат по тим або інших бізнес-процесах. При цьому зіставлення моделей ФВА для існуючих і пропонованих у рамках ІТ-проекту бізнес-процесів визначає грошовий потік від реалізації ІТ-проекту (позитивний або негативний). Задача, отже, складається в зіставленні ФВА - оцінок існуючих і проектованих бізнес-процесів.
Оцінка існуючих бізнес-процесів у моделі ФВА описана в попередньому розділі (кроки 1 —9). Проблему, таким чином, представляє побудова моделі ФВА для проектованих бізнес-процесів через неможливість використовувати при визначенні витрат методів історичних даних, спостереження і виміри, інтерв'ю й оцінки, — іншими словами, більшості методів побудови моделі ФВА Розглянемо порядок проведення такої процедури виходячи з того, що мова йде про еволюційний розвиток бізнес-процесів підприємства, а не про широкомасштабний ре інжиніринг. Таке твердження дозволяє зробити такі припущення, важливі для подальшого розгляду:
набір об'єктів витрат залишається незмінним;
набір ресурсів залишається незмінним, не вважаючи появи нового ресурсу — інформаційної системи — і виключення попередньої ІС (при її наявності) зі складу ресурсів, а також можливого скорочення чисельності співробітників;
1Під реінжинірингом у сучасній теорії управління розуміються зміни, що охоплюють більш 20% бізнес-процесів підприємства.
набір факторів витрат за винятком факторів витрат, зв'язаних з інформаційною системою, залишається незмінним.
У рамках цих допущень застосування моделі ФВА для визначення грошового потоку від ІТ-проекту зводиться до оцінки змін функціональної моделі і її ресурсоємності, тобто до перегрупування операцій бізнес-процесу, зміні витрат на деякі з них, появі нових операцій і видаленню тих, які стали зайвими. Для оцінки фінансових наслідків змін бізнес-процесів ми визначимо загальну модель зміни витрат на бізнес-процеси в рамках ІТ-проекта й опишемо дії, необхідні для адаптації такої моделі до реального проекту.
Моделювання впливу ІТ-проекту на бізнес-процес складається у виділенні факторів, що сприяють зниженню і ростові витрат. Подальша адаптація моделі до конкретного проекту буде складатися в оцінці значимості виділених факторів у розглянутому проекті.
Отже, до факторів зниження витрат в результаті здійснення ІТ-проекта варто віднести:
усунення функцій повторного введення даних і контролю їхньої погодженості в результаті підвищення інтеграції даних у масштабі підприємства;
усунення функцій контролю погодженості даних різних підрозділів при внесенні змін;
зменшення затрат праці на проведення рутинних операцій по підготовці планів і звітів (консолідації даних за формальними правилами, об'ємних вибірок і угруповань і ін.);
зменшення затрат праці на операції контролю за рахунок застосування формальних алгоритмів при введенні даних.
В свою чергу, до факторів підвищення витрат у результаті ІТ-проекта відносяться:
збільшення затрат праці на введення окремого торгівельного документа за рахунок більш складної системи ознак, що супроводжують документ у системі;
виникнення функцій, відсутніх у простих інформаційних системах, таких як ведення системи довідників;
збільшення складності інформаційної системи і зв'язаних з нею витрат на адміністрування, технічну підтримку, самопідтримку тощо (див. модель ССВ).
В розрізі перерахованих факторів для оцінки фінансових результатів ІТ-проекта в рамках моделі ФВА необхідні наступні заходи:
1. Інвентаризація функціональної моделі існуючих бізнес-процесів з погляду операцій, що відносяться до різних категорій зниження і підвищення витрат.
2. Верифікація отриманих результатів по цільовій моделі бізнес-процесів, розробленої в ході реалізації ІТ-проекта. Одним з обов'язкових етапів ІТ-проекта (докладно етапи будуть розглядатися нижче) є побудова цільової моделі бізнес-процесів. Верифікація складається в перевірці реалізації виявлених вигод і проблем у цільовій моделі бізнес-процесів. Таким чином, можуть бути скоректовані цільова модель бізнес-процесу (не реалізовані можливі вигоди), а також перелік вигод і проблем ФВА (вигоди в заданих рамках проекту не можуть бути реалізовані, а зміна рамок проекту недоцільно).
3. Оцінка витрат ресурсів у проектованих бізнес-процесах. Для скоректованої функціональної моделі оцінюються вигоди і витрати.
4. Зіставлення витрат для існуючої і цільової моделі, фіксування вивільнення і додаткового залучення ресурсів.
5. Розробка плану адаптації бізнес-процесів. Люди, що вивільняються, повинні бути або звільнені, або переорієнтовані на інші задачі. В іншому випадку необхідні витрати на навчання, реорганізацію і т.д. Аналогічним чином залучення додаткових людей вимагає витрат на рекрутинг і т.д.
6. Інтегральна оцінка фінансового результату, включаючи витрати на адаптацію бізнес-процесів.
Особливо слід зазначити роль передумов еволюційного розвитку, сформульованих на початку даного розділу. Виконання цих умов дозволяє зіставляти бізнес-процеси інкрементно — не вибудовуючи повну модель ФВА для планованих бізнес-процесів. У протилежному випадку, тобто при широкомасштабному реінжинірингу, оцінка проекту неможлива без повної моделі ФВА, оскільки, взагалі, змінюються фактори витрат і шляхи відповідності. Тим часом вірогідність цієї моделі в момент проектування не може бути високої, оскільки на етапі реалізації в спроектовані бізнес-процеси можуть бути внесені істотні зміни. Таким чином, оцінка фінансових наслідків проектів по реінжинірингу значно менш достовірна, ніж відповідна оцінка проектів еволюційного розвитку бізнес-процесів.
По-друге, оцінка витрат ресурсів на виконання функцій у натуральній формі (за допомогою факторів витрат і шляхів відповідності), що проектується у ФВА, дозволяє оцінити розподіл ресурсів між функціями і бізнес-процесами в цілому. Отже, стає можливої оцінка «вузьких місць» бізнес-процесу, а саме виявлення «критичного шляху» — послідовності функцій, що визначають загальний час виконання бізнес-процесу і ресурсів, що формують даний час виконання. Те ж стосується інших негрошових параметрів бізнес-процесу: ймовірності успіху, відсотка використання ресурсів, числа етапів бізнес-процесу і т.д. Приведемо приклад. Ймовірність успіху відноситься до бізнес-процесів, успішне завершення яких не є визначеним, наприклад до буравлення шпар у нафтовій промисловості або до видачі і супроводу позички в банківській справі. Ймовірність успіху бізнес-процесу залежить від вірогідності, своєчасності і повноти отриманої інформації, що виникає в даному або в інших бізнес-процесах. Ці параметри інформації визначаються часом виконання, а також якістю результату окремих етапів бізнес-процесів, і, в свою чергу, залежать від складу й обсягу ресурсів, втягнених в бізнес-процес. Аналіз у рамках моделі ФВА дозволяє описати всі перераховані вище залежності в кількісних термінах. Однак одноразовий характер оцінки, що представляє собою миттєвий зріз бізнес-процесу, звужує коло задач, де можливо її використання (так, управління продуктивністю вимагає щонайменше повторних вимірів, що оцінюють результат управління) З цієї причини використання таких оцінок вимагає переходу до розширеної моделі ФВА, що буде розглянута нижче. Оцінка впливу зміни подібних числових характеристик бізнес-процесів у результаті здійснення ІТ-проекта на фінансовий результат останнього буде приведена в главі, присвяченій КПР.
Таким чином, модель ФВА являє собою не що інше як економічну модель бізнес-процесів, що існують на підприємстві. Ця модель заснована на системі натуральних вимірників — факторів витрат і шляхів відповідності, прив'язаних до функцій (складовим бізнес-процесів). Результатами такого моделювання є як власне витрати бізнес-процесів (споживання ресурсів у натуральному вираженні збільшується на ціни ресурсів), так і залежність усієї сукупності кількісних характеристик процесу від складу й обсягу втягнених у проект ресурсів.
Достовірна оцінка фінансового результату ІТ-проекта досягається в моделі ФВА тільки за умови еволюційного розвитку бізнес-процесу і забезпечується шляхом виявлення/оцінки розходжень функцій існуючого і проектованого бізнес-процесу у відношенні споживання ресурсів, а отже, витрат. Припущення про еволюційний характер змін дозволяє оцінювати зміни, що відбуваються, як кількісні, що не торкаються систему факторів витрат і шляхів присвоєння. Сукупна ФВА-оцінка1 фінансового результату ІТ-проекта представляється в цьому випадку як арифметична сума змін витрат на виконання окремих операцій.
Крім безпосередньої оцінки витрат бізнес-процесів модель ФВА дозволяє побудувати більш загальну ресурсну модель, що охоплює також натуральні показники інформативності бізнес-процесу. Більш детально дане питання буде розглянуте у розділі, присвяченому використанню КПР в оцінці фінансового результату ІТ-проекта.
1 Нагадаємо, що сукупний фінансовий результат ІТ – проекту в загальному задається як сума оцінок за моделями ССВ, ФВА і КПР