3.1.5. Обробка письмової кореспонденції в сортувальних вузлах місць призначення
3.1.5.1. Обробка вхідної письмової кореспонденції в сортувальних вузлах місць призначення здійснюється відповідно до пунктів 3.1.4.17–3.1.4.19 цього Порядку.
3.1.5.2. Письмова кореспонденція (проста та рекомендована) сортується за підпорядкованими доставними об’єктами поштового зв’язку.
3.1.5.3. Для відділень поштового зв’язку, не оснащених АРМ ВЗ:
При формуванні постпакетів із рекомендованими поштовими відправленнями разом із реєстрами ф. 11 роздруковується реєстр “Доставка” (рис. 21). В реєстрі “Доставка” зазначаються дані щодо рекомендованих відправлень, що направляються до ВПЗ.
Рис. 21. Зразок реєстру “Доставка”
Не пізніше наступного робочого дня після надходження пошти до доставного об’єкта поштового зв’язку, реєстр “Доставка” повертається до сортувального вузла за підпорядкованістю для внесення до АСРК інформації про вручення рекомендованих поштових відправлень.
В автоматичному режимі здійснюється контроль термінів зберігання поштових відправлень. По закінченні терміну зберігання поштового відправлення до відділення поштового зв’язку направляється нагадування щодо їх повернення.
Відповідно до встановлених строків у автоматичному режимі друкуються повторні повідомлення та направляються до ВПЗ приписані до реєстру ф. 11 загальною кількістю.
3.1.5.4. Обробка та відправляння пошти до доставних відділень поштового зв’язку здійснюється у порядку, визначеному в пунктах 3.1.4.10–3.1.4.14 цього Порядку.
3.1.5.5. До доставних відділень поштового зв’язку, оснащених АРМ ВЗ, інформація щодо рекомендованих поштових відправлень і супровідних документів до них передається по локальній мережі або з використанням магнітного носія інформації.
3.1.6. Обробка та вручення вхідної письмової кореспонденції в доставних відділеннях поштового зв’язку, не оснащених арм вз
3.1.6.1. Після розкриття мішків (ящиків) із вхідною письмовою кореспонденцією постпакети та поштові відправлення, що знаходяться в них, звіряються поіменно із записами в зведеному реєстрі ф. 11 (накладній ф. 16) і реєстрі ф. 11. Факт перевірки підтверджується підписом працівника зв’язку та відбитком календарного штемпеля.
3.1.6.2. У доставних відділеннях поштового зв’язку письмова кореспонденція не штемпелюється, окрім засланої та простої “До запитання”.
3.1.6.3. Вся кореспонденція сортується за доставними дільницями, абонементними скриньками, “До запитання”.
3.1.6.4. На прості урядові відправлення складаються повідомлення ф. 22а.
3.1.6.5. Рекомендовані поштові відправлення, урядові відправлення (прості та рекомендовані), рекомендовані повідомлення про вручення поштових відправлень, всі повторні повідомлення записуються до книги ф. 8 (рис. 22). Книги ф. 8 ведуться за кожною доставною дільницею та окремо на відправлення, що підлягають видачі безпосередньо у відділенні поштового зв’язку.
У книзі ф. 8 нумерація запису поштових відправлень, що видаються в доставку, ведеться щодня, а тих, що видаються в об’єктах поштового зв’язку, – протягом місяця.
Рис. 22. Зразок запису рекомендованих відпралень до кноги ф.8
У другій графі книги ф. 8 при запису рекомендованих відправлень із повідомленнями про вручення додатково вказується “Повід.” при запису рекомендованих листів і поштових карток з відміткою “Вручити особисто” – “В/особ.”, рекомендованих листів з відміткою “Судова повістка” – “Суд. пов.” При надходженні повернених або досланих рекомендованих відправлень у четвертій графі зазначаються відповідно літери “П” і “Д”, вказується місце приймання та звідки повернене або дослане рекомендоване відправлення.
3.1.6.6. Рекомендовані відправлення, з адресою “До запитання” приписуються до окремої книги ф. 8 і вкладаються до картотеки “До запитання” в алфавітному порядку. В об’єктах поштового зв’язку з великими обсягами вхідної кореспонденції, адресованої “До запитання”, для прискорення розшуку та видачі потрібного відправлення, картотека “До запитання” формується за трьома першими літерами прізвища адресата або за першими трьома цифрами номера паспорта.
До картотеки “До запитання” допускається тільки працівник, який видає зазначену кореспонденцію, і особа, яка здійснює контроль за його роботою. У неробочий час картотека з кореспонденцією “До запитання”, зберігається в порядку, що забезпечує її схоронність.
На рекомендовані відправлення, адресовані на абонементні скриньки, виписуються повідомлення ф. 22а, які вкладаються до а/с, а самі відправлення приписуються до книги ф. 8 і зберігаються на робочому місці, де проводиться їх видача.
На зворотному боці рекомендованих відправлень, адресованих на абонементні скриньки, проставляються порядкові номери запису за книгою ф. 8.
Рекомендовані відправлення “До запитання” та на абонементну скриньку видаються одержувачу під розписку в книзі ф. 8 із зазначенням дати одержання.
3.1.6.7. Прості відправлення (крім урядових), а також первинні повідомлення про надходження реєстрованих поштових відправлень на адресу фізичних осіб видаються листоношам у доставку без розписки.
3.1.6.8. Прості поштові відправлення, повідомлення про вручення поштових відправлень, а також повідомлення про надходження реєстрованих поштових відправлень, адресовані на абонементні скриньки, розкладаються по абонскриньках.
3.1.6.9. Прості урядові відправлення, рекомендовані поштові відправлення, рекомендовані повідомлення про вручення поштових відправлень, первинні повідомлення про надходження листів і бандеролей зоголошеною цінністю, посилок та прямих контейнерів, адресованих юридичним особам, та всі повторні повідомлення видаються листоношам для доставки під розписку в книзі ф. 55 (рис. 23) (окремих аркушах ф. 55).
Поштові відправлення та повідомлення про надходження ф. 22, що видаються листоношам у доставку, записуються до книги ф. 55 окремими рядками із зазначенням їхньої кількості. Облік руху цих відправлень ведеться за реєстрами ф. 11 чи накладними ф. 16 на одержану пошту.
Рис. 23. Зразок ведення книги ф. 55
3.1.6.10. Вручення письмової кореспонденції здійснюється у порядку, визначеному в пунктах 104–121 Правил надання послуг поштового зв’язку. 3.1.6.11. В одержанні рекомендованих поштових відправлень одержувач розписується в книзі ф. 8 та вказує своє прізвище.
3.1.6.12. При надходженні на адресу юридичної особи великої кількості рекомендованих відправлень дозволяється вручати їх під розписку в реєстрі ф. 11, де зазначаються ті самі дані, що і при запису до книги ф. 8. В кінці реєстру підбивається підсумок усіх відправлень. Реєстр складається в двох (трьох) примірниках. В реєстрі зазначається прізвище працівника зв’язку, що його склав, або особистий номер.
При врученні письмової кореспонденції, адресованої юридичній особі, представник підприємства, організації чи установи, уповноважений на одержання пошти, одержуючи одночасно декілька рекомендованих поштових відправлень або повідомлень, записаних до книги ф. 8 (реєстру ф. 11), розписується із зазначенням літерами загальної кількості одержаних відправлень (повідомлень), своєї посади, прізвища і дати.
У разі доставки юридичній особі рекомендованих поштових відправлень, рекомендованих повідомлень про вручення реєстрованих поштових відправлень (поштових переказів), повторних повідомлень про надходження поштових відправлень із використанням абонентської поштової скриньки (за згодою юридичної особи), зазначені поштові відправлення та повідомлення приписуються встановленим порядком до реєстру ф. 11 і вкладаються до скриньки разом із реєстром. Представник юридичної особи уповноважений на одержання пошти зазначає на реєстрі ф. 11 кількість відправлень, дату їх одержання, прізвище і ставить свій підпис. Оформлені одержувачем реєстри ф. 11 повертаються до об’єкта поштового зв’язку не пізніше наступного робочого дня. Датою вручення поштових відправлень вважається дата вкладення його до абонскриньки.
Після вручення поштових відправлень реєстри підшиваються в пачки подекадно, помісячно або за іншими періодами, в залежності від обсягу кореспонденції.
3.1.6.13. У разі невручення при доставці рекомендованого поштового відправлення, листоноша залишає в абонентській поштовій скриньці адресата повідомлення ф. 22а (рис. 24). На зворотному боці конверта та у книзі ф. 8 робиться відмітка: “Повідомлення ф. 22а вкладено до а/с”, – із зазначенням дати.
3.1.6.14. Якщо адресат не проживає за вказаною адресою, листоношею складається довідка ф. 20, яка акуратно прикріплюється до недоставленого поштового відправлення.
3.1.6.15. Після кожної доставки листоноша звітує про вручення поштових відправлень. При цьому він здає працівнику, який контролює роботулистоноші, невручені поштові відправлення з довідками ф. 20, а також гроші за надані послуги споживачам вдома.
Рис. 24. Зразок заповнення повідомлення ф.22а.
3.1.6.16. Працівник, який контролює роботу листонош, зобов’язаний:
а) перевірити в книзі ф. 8 (реєстрі ф. 11) наявність розписок адресатів;
б) перевірити наявність відміток у книзі ф. 8 та на відправленні щодо вкладання ф. 22а до абонскриньки;
в) зробити відмітку в останній графі книги ф. 8 про причину невручення згідно з довідкою ф. 20;
г) перевірити правильність оформлення повідомлень про вручення поштових відправлень із відміткою “Вручити особисто”;
ґ) одержати рекомендовані відправлення, прийняті листоношею на доставній дільниці;
д) прийняти письмову кореспонденцію, вийняту із поштових скриньок.
Після перевірки особа, яка здійснює контроль, розписується в книзі ф. 8 (реєстрі ф. 11).
3.1.6.17. Після звітування листонош, працівник, який контролює роботу листонош, проставляє в реєстрі “Доставка” дату вручення (якщо вручення рекомендованих поштових відправлень здійснюється в один день, то дата вручення може зазначатися один раз) та відмітку про вручення рекомендованих поштових відправлень. Вручну приписує вручені рекомендовані відправлення, що надійшли до об’єкта поштового зв’язку раніше, із зазначенням виду, номера, дати вручення та відповідної відмітки. У реєстрі “Доставка” проставляється відбиток календарного штемпеля. Реєстр “Доставка” підписується працівником із зазначенням прізвища (рис. 25).
Рис. 25. Зразок заповнення реєстру “Доставка”