1.5. Взаимосвязь документов. Респонденты, корреспонденты

Отдельной сервисной функцией является просмотр списков документов, ссылающихся на текущий документ (корреспонденты), а также документов, на которые ссылается он сам (респонденты). Из списков можно переходить к текстам этих документов.

Для вывода списка:

1. Выберите команду Ссылки из документа или Ссылки на документ в меню Документы.

2. Список респондентов/корреспондентов будет открыт внизу текста документа.

Если список велик, его можно сузить, построив список к интересующему фрагменту текста. Для этого установить курсор на интересующем фрагменте текста и выполнить команду Документы → Ссылки на документ (Alt+F8) или Ссылки из документа (Ctrl+F8).

1.6. Закладки

Во время работы с документами можно устанавливать в текстах документов закладки, чтобы при необходимости мгновенно обращаться к ним.

Для установки закладки в меню Документы есть команда Установить закладку, а для просмотра - команда Список закладок.

2. Работа со списками. Фильтры

2.1. Просмотр списка. Сортировка документов в списке

Для работы с большими списками документов созданы специальные средства:

• настройка режимов просмотра;

• сортировка документов в списке;

• фильтрация документов в списке.

Настройка режимов просмотра

Списки документов могут быть представлены в свернутом и развернутом видах. Развернутый список включает в себя как переходы (ссылки) на начало документа, так и переходы к отдельным частям документа. Поэтому в развернутом списке может быть несколько переходов для одного и того же документа.

Сортировка документов в списке

Сортировка может осуществляться по следующим критериям: по юридической силе, по дате издания, дате последнего изменения и по алфавиту. По умолчанию все списки сортируются в порядке убывания юридической силы. Изменить параметры сортировки можно с помощью команды меню Документы/Сортировать.

Фильтрация документов в списке

Фильтры поиска - это мощный поисковый инструмент, позволяющий быстро и эффективно отобрать из произведенного списка документов только те, которые соответствуют одному или нескольким критериям фильтрации.

«Сужение» списка документов может быть достигнуто благодаря применению одного или нескольких критериев фильтрации:

1. Бухгалтерские проводки. Критерий позволяет отбор документов, содержащих бухгалтерские проводки.

2. Действующие. Можно отобрать документы только действующие, устаревшие документы убираются из списка.

3. Кодексы.

4. Комментарии.

5. Кроме индивидуальных.

6. Международные договоры. Данный критерий фильтрации позволяет отобрать международные договоры, входящие в один или несколько конкретных тематических блоков.

7. .Нормативно-техническая документация.

8. Проекты законов.

9. Судебная практика.

10. Федеральные акты органов власти.

11. Формы документов.

В большинстве случаев фильтрация применяется к уже сформированному списку, однако при проведении поиска по реквизитам и поиска по ситуации есть возможность применения фильтров не после поиска, а дополнительно к нему. В любом случае фильтрация осуществляется в диалоговом окне Фильтры, открывающемся с помощью команды Фильтры (вкладка) в меню Вид.

В окне Фильтры можно выбрать несколько критериев. Фильтр можно сохранить для дальнейшего использования: щелкнуть кнопку Сохранить в Мои документы и задать ему имя.

Для применения сохраненного фильтра необходимо в диалоговом окне Фильтры в списке фильтров выбрать нужный и подтвердить использование фильтра.