Лабораторная работа №2 (ИИКТ РК-1)

Лабораторная работа № 1

Тема: Приемы и средства автоматизации разработки документов в Microsoft Word.

Цель: формирование практических навыков быстрого и экономичного способа составления деловых документов.

Задание на лабораторную работу:

1. Изучить теоретический материал.

2. С помощью режима Шаблоны текстового процессора Microsoft Word 2007 создать деловое письмо и резюме на основе личных данных. Каждый документ выполнить в двух вариантах, отличающихся темами оформления и наличием произвольной настраиваемой подложки.

3. Ответить на контрольные вопросы.

4. Оформить и сдать отчет.

Содержание отчета:

1. Тема, цель, вариант и содержание индивидуального задания.

2. Макеты разработанных документов.

3. Ответы на контрольные вопросы.

Методические указания для выполнения лабораторной работы

Современные квалификационные требования предполагают умение вести деловую переписку со знанием и соблюдение основных канонов делопроизводства. Существенную помощь и экономию времени при выполнении такого рода работ могут принести примеры составления документов – шаблоны. Текстовый процессор Microsoft Word 2007 позволяет быстро и легко составить любой деловой документ. Кроме имеющихся вариантов шаблонов документов, существует возможность обратиться к постоянно пополняемому множеству шаблонов в режиме Microsoft Office On Line, который средствами электронных каналов глобальной сети представит шаблоны таких документов как Бланки, Брошюры, Бюллетени, Ведомости, Повестки, Календари, Наклейки, Письма, Отчеты, Календари и т.п.

Для того чтобы использовать режим шаблонов в автономном режиме (без подключения ресурсов глобальной сети), необходимо щелкнуть по кнопке Office , затем выбрать команду Создать\Шаблоны\Установленные шаблоны, что приведет к появлению диалогового окна (Рис.1), позволяющего выбрать шаблон нужного документа. Из предлагаемого списка выберем, например, Стандартное составное письмо (Рис.2). Предлагаемый шаблон разделен на логические блоки – дата отправления письма, отправитель, адрес отправителя, получатель, приветствие, основной текст, заключение, подписи. Двойной щелчок по области нижнего или верхнего колонтитула активизирует эти области и позволяет вести необходимую информацию. Ввод даты отправления письма также автоматизирован – при выполнении двойного щелчка по области Дата, появляется календарь, позволяющий определить нужную дату.

После введения всех атрибутов, при необходимости письмо можно отформатировать стандартными средствами текстового процессора и затем отправить в электронном виде или распечатать.

Рис. 1. Окно шаблонов документов.

Рис.2. Окно программы с шаблоном документа Стандартное составное письмо.

Последние версии текстового процессора Microsoft Word имеют широкие возможности для специального оформления электронных документов. Одна из них называется Темой. Тема представляет собой совокупность следующих элементов оформления:

• фоновый узор;

• стили оформления основного текста и заголовков;

• стиль оформления маркированных списков;

• стиль графических элементов оформления (линий).

Доступ к выбору тем выполняется командой Разметка страницы\Темы. Другая возможность – это подложка с рисунком или текстом. Для применения этого элемента оформления документа необходимо выполнить команду Разметка страницы\Подложка. В качестве стандартных текстов подложки применяются следующие - ОБРАЗЕЦ, КОПИРОВАТЬ, СРОЧНО, СЕКРЕТНО. Для создания собственного текста необходимо выполнить команду Разметка страницы\Подложка\Настраиваемая подложка и в открывшемся диалоговом окне (Рис.3) выставить нужный текст и его параметры. На Рис.4 приведен пример документа с диагональным расположением настраиваемой подложки.

Рис.3. Окно параметров текстовой подложки документа.

Рис.4. Пример документа с подложкой.

Контрольные вопросы:

1. Для чего используются шаблоны?

2. Какое расширение имеют шаблоны документов?

3. Как производится изменение шаблона готового документа?

4. Шаблоны каких документов имеются в WORD?

5. Дайте определение такого элемента оформления документа как Тема.

6. Какие параметры имеет подложка документа?

4