Особенности работы руководителей с информацией.

Мы постоянно слышим такие слова, как <век информации>, <информационные технологии>, <кто владеет информацией, тот владеет миром> и т.д. и т.п. В наше сознание уже внедрена мысль, что информация - это все.

Но, что делать с этой информацией и для чего она, в конечном счете, нужна и вообще, что это?

Большинство людей не задумывались над этим вопросом.

Введем небольшое уточнение - информация всего лишь сырье для принятия решения. Она сама никакой пользы не приносит.

Стоимость информации обуславливается последующими действиями. Другими словами, именно правильное решение, принятое в нужное время определяет всю ценность информации.

Основные требования к информации:

1. Достоверность. Информация достоверна, если она не искажает истинное положение дел.

2. Адекватность. Информация адекватна, если с помощью полученной информации об объекте, процессе или явлении создается их образ определенного уровня соответствия.

3. Объем. Информация полна, если ее достаточно для понимания и принятия решения.

4. Лаконичность. Информация выражена четко и кратко, если она не содержит в себе ненужных сведений.

5. Доступность для понимания. Информация ясна и понятна, если она выражена языком, на котором говорят те, кому она предназначена.

6. Своевременность. Информация своевременна, если она не потеряла актуальность и несет в себе сведения, необходимые в данный момент для понимания и принятий решений.

Цель деятельности предприятия - создание материальных благ, и поэтому им нужно управлять, исходя из соответствующих представлений.

Информационные технологии - это совокупность методов и способов получения информации, ее передачи, накопления, обработки, хранения, представления и анализа.

Информационные технологии позволяют трансформировать разрозненные данные в оперативную и надежную информацию для принятия решения.

Для этой цели необходимо четыре набора диагностического инструментария: базовая финансовая информация, информация о производительности, информация о ключевых знаниях, информация о распределении ресурсов. Все вместе они составляют набор рабочих инструментов для управления действующей компанией.

Новые технологии - это приспособления для обработки данных, предназначенные в основном для индивидуального пользователя. Говоря об информации, в основном мы говорим об информации для предприятия. Однако не меньшую роль играет информация, необходимая для работы менеджменту, - более того, всем работникам умственного труда. Ведь для работников интеллектуального труда, для менеджмента в частности, информация есть ключевой ресурс. Информация объединяет работников друг с другом и с организацией в целом. Другими словами, именно информация позволяет работникам умственного труда выполнять свою работу.

Уже сегодня ясно, что обеспечить работникам умственного труда и менеджменту информацию, в которой они нуждаются, не может никто, кроме них самих. К сожалению, мало руководителей задумываются над тем, какая же информация им нужна, а уж о том, чтобы разработать принципы ее организации, и речи быть не может. Руководство предпочитает перекладывать эту работу на тех, кто поставляет им информацию, - на специалистов по информационным технологиям и бухгалтеров. Но поставщики данных не всегда знают, какие данные нужны пользователю, какие данные станут для него не просто сведениями, а информацией. Только сам работник умственного труда и только сам руководитель способны превратить разрозненные данные в информацию. И только сам работник умственного труда и, в особенности, руководитель может решить, как организовать эту информацию таким образом, чтобы она стала ключом к эффективным действиям.

Чтобы получать необходимую информацию, руководитель должен сначала найти ответы на две группы вопросов. Какую информацию я должен предоставлять сотрудникам, с которыми я работаю и от которых завишу? В какой форме? И в какое время? Какая информация нужна лично мне? От кого? В какой форме? И в какое время?

Задумавшись над этими вопросами, руководитель быстро обнаружит, что информационная система его компании поставляет не слишком много информации. Какие-то сведения поступают из бухгалтерии, но в большинстве случаев для того, чтобы руководитель мог использовать их в своей работе, они должны быть переосмыслены, представлены в другой форме и выражены в других показателях. Эта информация должна быть организована отдельно и очень часто не связана с бухгалтерским учетом.

Несистематизированная информация - это просто сведения. Только определенным образом организованные сведения имеют смысл. Однако в зависимости от формы организации одна и та же информация может иметь разный смысл. Для разных работников и для разных целей одну и ту же информацию надо организовывать по-разному.

Слишком часто за информацию принимается просто большой объем данных. Разница между большим объемом данных и информацией примерно такая же, как между телефонной книгой, в которой миллионы фамилий, и фамилией, местом работы и адресом нужного вам человека. Менеджмент обязан усвоить два урока: во-первых, необходимо устранять данные, которые не имеют отношения к нужной теме; во-вторых, данные надо организовать, проанализировать, интерпретировать и только потом использовать для принятия решения о действиях. Ибо мы собираем информацию не для того, чтобы накапливать знания, а для того, чтобы предпринимать правильные действия.

По данным А.Чандлера, в первой половине XX века полный цикл организационной адаптации компаний занимал от 10 до 20 лет. В наше время из-за высокой скорости внешних перемен фирмы не располагают таким запасом времени для реорганизации.

Сокращение сроков реорганизации сокращает сроки получения, обработки, анализа информации и достигается за счет параллельного выполнения основных мероприятий. В этом случае рост самоорганизации является ответом на усиление внешней нестабильности и динамической изменчивости мира.

Обобщая, можно сказать, что информация о внешней среде и есть та самая важная информация, которая нужна менеджменту для работы. В то же время это информация, которая всегда требует систематизации. Эта информация - не только фундамент для принятия правильных решений. Это также фундамент для решения двух задач: повышение производительности работника умственного труда и менеджмент собственной карьеры. Обе задачи под силу только специалистам, которые знают, какая информация нужна им в работе и какую информацию они должны предоставить другим, и которые постоянно совершенствуют методы, обращающие хаос беспорядочных сведений о мире в организованную, необходимую в работе информацию.