4. Учет расчетов с подотчетными лицами

Подотчет. лицами (ПЛ)- это сотрудники орг-ции, кот. выдаются денеж. суммы, для произведения расчетов и расходов в интересах выдавшей их орг-ции, эти сотрудники должны представить отчет о произвед. расходах.

Деньги, выданные ПЛ, явл. Подотчет. суммами.

Расчеты с ПЛ: 1. Хоз. нужды( ОС и МПЗ; Канцелярские; почтовые расходы; проездные документы); 2. Представит. расходы. 3. Командиров.расходы: расходы на проезд до места и обратно, на проезд в аэропорт или на вокзал в местах отправления, назнач. или пересадок, расходы по найму помещения, по оплате услуг связи, по получению и регистрации служеб. заграничного паспорта, суточные.

Расчеты ++ сотрудника, подписанного руководителем.  После осущ. расходов подотчет. ср-в, сотрудники обязаны в установлен.сроки отчитаться перед орг-цией, представив в бухг-рию компании авансовый отчет и приложив документы, подтвержд. произведенные им расходы.  При возник. перерасхода, сотруднику возвращают сумму перерасхода. Остаток неизрасходованных подотч. сумм возвращается в кассу орг-ции.РАСЧЕТЫ НАЛИЧ. ДЕНЕЖ СР-ВАМИ С ПЛ

В соот-твии с Положения №373-П, для выдачи налич. денег на расходы, связанные с осущ дея-ти юр.лица (ИП), сотруднику под отчет оформ. расходным кассовым ордером.

При этом сотрудник, как ПЛ, обязан составить пис. заявление в произвольной форме на выдачу подотч. сумм. Данное заявление написанное руководителем компании о сумме налич. денег и о сроке и указана дата и его подпись, на который они выдаются.

ПЛ обязано в срок, не превыш. 3х раб. дней после дня истечения срока, на который выданы налич.деньги под отчет, или со дня выхода на работу сдать в бухг-рию авансовый отчет с прилож. подтвержд. документов.

Если в установленные сроки сотрудник авансовый отчет не представил, сумма удерживается из з/п согласно Трудовому кодексу. 

Приказом, утвержденным руководителем орг-ции устанавл. сроки: проверки авансового отчета бухг-рией, утверждение отчета руководителем, окончательный расчет по авансовому отчету. Прием остатка налич денег, полученных под отчет, как и прежде, проводится кассиром по приход. кассовому ордеру. РАСЧЕТЫ БЕЗНАЛИЧ. ДЕНЕЖ. СР-ВАМИ С ПЛ

Плюсы. При безналич. перечислениях нет нужды сотруднику каждый раз писать заявление о выдаче под отчет денеж. ср-в, нет нужды заниматься кассовыми документами, не нужно снимать с расчет. счета денеж. ср-ва на хоз.расходы. Выдача под отчет по безналу, удобна при нахождении сотрудников в командировках в других городах.

Минус. Многие обслуживающие банки отказываются перечислять денежные средства сотрудникам с формулировкой «выдано под отчет».

Учитывая сегодняшнюю тенденцию минимизации налич. денеж. расчетов и максимизации безналичных (для усиления гос. контроля), такая позиция обслуживающих банков представляется не последовательной.

Авансовый отчет состав ПЛ в 1 экземпляре. И предоставл. для послед. обработки в бухг-рию вместе с документами, подтверждающими произведенные расходы. В авансовом отчете необходимо указать все документы, подтверждающие произведенные расходы и суммы затрат по ним. Такими документами могут быть: Товарный чек, Кассовый чек, Товарная накладная, Счет фактура (это позволит принять к вычету НДС, с произведенных ПЛ расходов), Акт выполненных работ (оказ. услуг), Командировочное удостоверение, Квитанция; Транспортные документы.

Бухг-рия проверяет: целевое расходование подотчет. сумм, наличие и правильность оформления документов, подтверждающих произведенные расходы. После проверки бухг-р заполняет остальные графы отчета, в том числе – проставл. суммы расходов, принятые к учету и использ. счета БУ.

В случае, если ПЛ выдавались денеж. ср-ва в иностран. валюте в соот-вии с действующим законод-вом, в авансовом отчете проставл. так же данные, относящиеся к иностранной валюте. В противном случае, эти графы не заполняются.

После проверки и заполнения авансового отчета бухг-ром, его передают на утверждение руководителем орг-ции. После утверждения авансового отчета руководителем, бухг-рия производит списание подотчет. денеж. ср-в с сотрудника. Сумма неиспользованного аванса вносится ПЛ в кассу орг-ции, а суммы перерасхода – возвращаются сотруднику.

Дебет	Кредит	Содержание хозяйственных операций
71	50, 50-3	Выданы под отчет: денеж. ср-ва, денеж. документы. "Расход кассовый ордер"
08, 10	71	Произвед. ПЛ расходы по приобретению: внеоборотных активов, материалов и их доставкой. "Авансовый отчет", "Акт о приемке материалов".
20, 23, 25, 26, 29, 44	71	Произвед ПЛ расходы, относящиеся к: основ. Произ-тву, вспомогательному, общепроизвод. нуждам, общехоз нуждам, обслуживающим произ-твам и хозяйствам, расходам по продаже продукции. "Авансовый отчет"
19	71	Выделен НДС по произведенным ПЛ расходам в пределах установленных норм. Счет-фактура
50	71	Возвращены подотчет. суммы в кассу орг-ции. "Приход кассовый ордер"
91-2	71	Произведены ПЛ расходы соц.характера. "Авансовый отчет"
71	55	Израсходованы ср-ва на командировоч расходы по кредитным пластиковым карточкам. Выписки спец. счета в банке.
70	71	Удержана задолженность по подотч.суммам из о/т. "Расчетно-платеж. ведомость", "Расчетная ведомость"
71	91-1	Начислены положит курсовые разницы по расчетам с ПЛ в иностранной валюте на дату совершения операции и отчетную дату (конец месяца). Бухг. справка-расчет
91-2	71	Начислены отрицат. курсовые разницы по расчетам с ПЛ в иностранной валюте на дату совершения операции и отчетную дату (конец месяца). Бухг. справка-расчет