1. Подготовительные мероприятия

1. Издается приказ о проведении инвентаризации, который регистрируется в журнале учета контроля за выполнением приказов о проведении инвентаризации.

В приказе д.б. определены:

• содержание, объем, порядок и сроки проведения инвентаризации;

• персональный состав ИК.

Как правило, для проведения инвентаризации в организации создается постоянно действующая ИК. При малом объеме работ обязанности по проведению инвентаризации можно возложить на ревизионную комиссию. Но если объем работ велик и одной комиссии с ним не справиться, то создается несколько рабочих ИК.

Персональный состав постоянно действующих и рабочих ИК устанавливает руководитель организации.

В состав комиссии включаются:

• представители администрации организации,

• работники бухгалтерии,

• др. специалисты (инженеры, экономисты, техники и т.д.).

• могут входить представители службы внутреннего аудита организации или независимых аудиторских организаций.

Если хотя бы один член ИК отсутствовал при проведении инвентаризации, это может служить основанием для признания ее результатов недействительными.

Прежде чем начать проверку фактического наличия имущества, ИК должна получить последние приходные и расходные документы или отчеты о движении ТМЦ и денежных средств. Председатель ИК визирует все приходные и расходные документы, приложенные к реестрам (отчетам), указывая на них:

«до инвентаризации на дату ...» (пишется дата инвентаризации). Это служит бухгалтерии основанием для определения остатков имущества к началу инвентаризации по учетным данным.

Во время инвентаризации все операции по приему и отпуску ТМЦ д.б. прекращены. Ценности, фактически поступившие после начала инвентаризации, д.б. оприходованы после даты инвентаризации. В инвентаризационные описи эти ценности также не включаются.

Материально ответственные лица дают расписки. В них д.б. указано:

• к началу инвентаризации все расходные и приходные документы на имущество сданы в бухгалтерию или переданы инвентаризационной комиссии,

• все ценности, поступившие под их ответственность, оприходованы, а выбывшие – списаны в расход.

• аналогичные расписки дают и лица, имеющие подотчетные суммы на приобретение или доверенности на получение имущества.

2. Опись

На втором этапе члены ИК пересчитывают (взвешивают, обмеривают) и описывают имущество, фактически имеющееся у организации.

Фактическое наличие имущества проверяется при обязательном участии материально ответственных лиц.

Результаты проверки (сведения о фактическом наличии имущества и реальности учтенных финансовых обязательств) записываются в инвентаризационные описи или акты. Они составляются не менее чем в 2 экземплярах.

Все инвентаризационные описи можно заполнять как от руки, так и с использованием средств вычислительной и др. организационной техники. Но в любом случае они д.б. заполнены четко и ясно, без помарок и подчисток.

В описях указывают:

• наименования инвентаризуемых ценностей и объектов,

• их количество в единицах измерения, принятых в учете

• на каждой странице описи указывается прописью число наименований ТМЦ и их количество.

Ошибки исправляются во всех экземплярах описей – неправильные записи зачеркиваются и над ними проставляются правильные цифры. Исправления согласуются всеми членами ИК и материально ответственными лицами и подписываются ими.

На последней странице описи делается отметка о проверке цен и подсчета итогов за подписями лиц, производивших проверку.

Описи подписывают все члены ИК и материально ответственные лица. В конце описи материально ответственные лица дают расписку, подтверждающую проверку комиссией имущества в их присутствии, об отсутствии к членам комиссии каких-либо претензий и принятии перечисленного в описи имущества на ответственное хранение.

Если инвентаризация имущества проводится в связи со сменой материально ответственных лиц, принявший имущество расписывается в описи в получении, а сдавший – в сдаче этого имущества. На имущество, находящееся на ответственном хранении, арендованное или полученное для переработки, составляются отдельные описи.

Если инвентаризация имущества проводится в течение нескольких дней, помещения, где хранятся ТМЦ, по окончании работы ИК опечатываются. Во время перерывов в работе ИК (в обеденный перерыв, в ночное время, по др. причинам) описи хранятся в шкафу или сейфе в закрытом помещении, где проводится инвентаризация.

После инвентаризации материально ответственные лица могут обнаружить ошибки в описях. В этом случае они должны немедленно (до открытия склада, кладовой, секции и т.п.) заявить об этом председателю комиссии. ИК осуществляет проверку указанных фактов и в случае их подтверждения производит исправление выявленных ошибок в установленном порядке.