1.2 Условия развития внутренних коммуникаций

Внутренние коммуникации, как и любой другой инструмент управления персоналом, должен иметь индивидуальные характеристики для каждой организации. Разработать универсальную технологию по созданию и развитию внутреннего коммуникационного процесса крайне сложно, так как этот процесс зависит от целого ряда условий: цель коммуникативного процесса, тип организационной культуры, роли персонала в организации. В данном параграфе курсового исследования будут рассмотрены представленные выше условия, которые необходимо учитывать при создании эффективных внутренних коммуникаций в организации.

Условие №1. Цель коммуникативного процесса.

Прежде чем приступить к осмысленному созданию системы внутренних коммуникаций, необходимо знать цель коммуникативного процесса. Когда ответ на этот вопрос известен, то можно приступать к построению особого типа внутренних коммуникаций.

Исходя из цели коммуникативного процесса, выделяют пять видов коммуникаций: познавательная, убеждающая, суггестивная, экспрессивная и ритуальная.

Познавательная коммуникация. Целью познавательной коммуникации является донесение до сотрудника как можно больше нужной информации. Реализуя данный тип внутренних коммуникаций необходимо учитывать индивидуальные характеристики сотрудника: особенности памяти, готовность к восприятию и переработки информации и т.д. Для реализации данного типа коммуникаций рекомендуется применять следующие коммуникативные инструменты: личные встречи, собрания, отчеты, все те инструменты, которые помогают резюмировать, получать быструю и не искаженную обратную связь от персонала. При работе с познавательными коммуникациями необходимо выстраивать следственно-причинные связи при общении. Все непонятные лингвистические обороты пояснять на месте. Результатом таких коммуникаций является осознание и принятие информационных потоков у сотрудника, а так же применение данной информации на практике.

Убеждающая коммуникация. Целью убеждающих коммуникации является создание у сотрудника определенных ценностей и установок. При работе с данным типом коммуникаций необходимо учитывать мотивацию персонала и его интеллектуально- эмоциональную культуру. Для реализации убеждающих коммуникаций могут применяться следующие коммуникативные инструменты: круглые столы, беседы, презентации, информационные плакаты, отчеты. Важно делать упор на предоставление аргументов, фактов, примеров которые бы говорили о преимуществах. Результатом данного типа внутренних коммуникаций является привлечение сотрудников на сторону организации, формирование корпоративных ценностей и общего видения организации в целом.

Суггестивная коммуникация. Целью данной коммуникации является изменение мотивации и ценностей у персонала. Условия, которые необходимо учитывать при работе с данным типом коммуникации это: внушаемость сотрудников, недостаточность информации, высокий авторитет управляющего, создание доверительной атмосферы. Инструменты, которые могут позволить создать суггестивный тип коммуникаций, в основном содержат инструментарий первичного коммуникативного процесса: беседа, собрания, «он-лайн» режим и т.д. Результатом такой коммуникации является изменение установок персонала.

Экспрессивная коммуникация. Целью данного типа коммуникации является побуждение к определенному действию персонала. При организации экспрессивной коммуникации необходимо делать упор на эмоциональное состояние сотрудников. Задачей данного типа является трансляция необходимой информации по всем каналам связи. Инструменты коммуникативного процесса: выступление руководителя, собрания, презентации, личные беседы, корпоративны СМИ, билборды, информационные плакаты и т.д.

Ритуальные коммуникации. Главная цель ритуальных коммуникаций это поддержание традиций организации, ее стандартов и установок. Для трансляции данного типа коммуникаций рекомендуется использовать такие средства как: собрания, корпоративные СМИ, торжественные встречи. Условием создания данного типа коммуникаций является включение сотрудников в активную массовую деятельность. Результатом ритуальных коммуникация являются сохранение традиций, повышение приверженности к организации у персонала. [Панфилова А.П. Деловая коммуникация в профессиональной деятельности «Знание, ИВЭСЭП» 2005 г.]

Условие №2. Тип организационной культуры

Внутренние коммуникация будут считаться эффективными тогда, когда они будут соответствовать типу организации (ее структуре, направленности, корпоративной культуры и т.д.).

Прежде чем говорить об внутренних коммуникациях в различных организационных культурах, ознакомимся с самой популярной типологией организационной культуры Камерона и Куинна. Авторы выделяют четыре типа культуры: клановая, адхократическая, бюрократическая и рыночная.

Подробнее рассмотрим характеристики разных организационных культур и особенности внутренних коммуникаций в них. [http://psyfactor.org/personal/personal18-01.htm]

Тип орг. культуры	клановая	адхократическая	бюрократическая	рыночная
Характеристика орг. культуры	Дружественное место работы, где у сотрудников много общего. Организация больше напоминает семью, а ее руководители родителей. Ценится сплоченность коллектива, развитие каждого сотрудника в рамках конкретной организации.	Динамическое место работы, несет творческий характер деятельности. Лидеры в таких организациях склонны к определенному риску. Сотрудников в таких организациях объединяет жажда всего нового. Поощряется личная свобода, инициативность и творчество.	Формализованное и структурное место работы. Организацию объединяют формальные правила и официальная политика. Управление работниками предполагает озабоченность гарантией занятости и обеспечением долгосрочной предсказуемости.	Ориентация на конкретный результат. Лидеры в такой организации целеустремленны и соперничают между собой. Организацию связывает воедино акцент на стремлении побеждать. Репутация и успех составляют предмет общего стремления.
Особенности внутренних коммуникаций	Внутренние коммуникации несут более неформальный характер. Иерархия сообщений по структуре организации может быть хаотична. Чаще всего инструментарий управления внутренних коммуникаций представлен личными беседами, собраниями, досками объявлений.	Для таких организаций характерен очень интенсивный информационный поток. И для того что бы воспринимать информацию таким организациям необходимы хорошо развитые коммуникации, как внутренние так и внешние. Инструменты управления внутренними коммуникациями должны полностью отвечать задачам организации и имеет инновационный характер.	Для бюрократической организации свойственны формальные коммуникации. Все информационные потоки имеют документальное подтверждение. Характер коммуникаций четко следует иерархии, от верхов вниз.	Рыночная организация задает индивидуальный характер внутренних коммуникаций. Они имеет свою цель и направленность. По своей структуре внутренние коммуникации задаются по иерархии, но в данном случае могут быть исключения.

Условие №3. Роль сотрудников в создании внутренних коммуникаций

[Анастасия Евдокимова http://inside-pr.ru/communication/article/1178-kommunikatsionnyyeroli.html ]

У каждого сотрудника в организации есть свои функции. И многие эти функции завязаны на передачи или обработке той или иной информации. То есть в работе многих сотрудников есть коммуникативное составляющее. Исходя из этого, выделяют следующие коммуникативные роли сотрудников: «сторож», «связной», «лидер мнения», «космополит».

«Сторож»- регулирует потоки сообщений, идущие по определенному каналу. «Сторожевая» функция заключается в сокращении и фильтрации информационных потоков. Сотрудники, выполняющие данную коммуникативную роль, перерабатывают первичную информацию, отправляя ее на определенные носители для трансляции остальным сотрудникам.

«Связной»- сотрудник связывающий на межличностной основе несколько подразделений организации. «Связные» важны для передачи сообщений между частями организации.

«Лидер мнения»- лицо способное оказывать сильное неформальное влияние на установки индивидов. Как правило, такие сотрудники задают нормы и правила функционирования внутренних коммуникаций своим авторитетом и личным примером.

«Космополит»- сотрудники, которые чаще всего имеет дело с внешними коммуникациями. Можно сказать, что «космополиты» являются «сторожами», только фронт их работы завязан на внешней среде.