
1.2 Условия развития внутренних коммуникаций
Внутренние коммуникации, как и любой другой инструмент управления персоналом, должен иметь индивидуальные характеристики для каждой организации. Разработать универсальную технологию по созданию и развитию внутреннего коммуникационного процесса крайне сложно, так как этот процесс зависит от целого ряда условий: цель коммуникативного процесса, тип организационной культуры, роли персонала в организации. В данном параграфе курсового исследования будут рассмотрены представленные выше условия, которые необходимо учитывать при создании эффективных внутренних коммуникаций в организации.
Условие №1. Цель коммуникативного процесса.
Прежде чем приступить к осмысленному созданию системы внутренних коммуникаций, необходимо знать цель коммуникативного процесса. Когда ответ на этот вопрос известен, то можно приступать к построению особого типа внутренних коммуникаций.
Исходя из цели коммуникативного процесса, выделяют пять видов коммуникаций: познавательная, убеждающая, суггестивная, экспрессивная и ритуальная.
Познавательная коммуникация. Целью познавательной коммуникации является донесение до сотрудника как можно больше нужной информации. Реализуя данный тип внутренних коммуникаций необходимо учитывать индивидуальные характеристики сотрудника: особенности памяти, готовность к восприятию и переработки информации и т.д. Для реализации данного типа коммуникаций рекомендуется применять следующие коммуникативные инструменты: личные встречи, собрания, отчеты, все те инструменты, которые помогают резюмировать, получать быструю и не искаженную обратную связь от персонала. При работе с познавательными коммуникациями необходимо выстраивать следственно-причинные связи при общении. Все непонятные лингвистические обороты пояснять на месте. Результатом таких коммуникаций является осознание и принятие информационных потоков у сотрудника, а так же применение данной информации на практике.
Убеждающая коммуникация. Целью убеждающих коммуникации является создание у сотрудника определенных ценностей и установок. При работе с данным типом коммуникаций необходимо учитывать мотивацию персонала и его интеллектуально- эмоциональную культуру. Для реализации убеждающих коммуникаций могут применяться следующие коммуникативные инструменты: круглые столы, беседы, презентации, информационные плакаты, отчеты. Важно делать упор на предоставление аргументов, фактов, примеров которые бы говорили о преимуществах. Результатом данного типа внутренних коммуникаций является привлечение сотрудников на сторону организации, формирование корпоративных ценностей и общего видения организации в целом.
Суггестивная коммуникация. Целью данной коммуникации является изменение мотивации и ценностей у персонала. Условия, которые необходимо учитывать при работе с данным типом коммуникации это: внушаемость сотрудников, недостаточность информации, высокий авторитет управляющего, создание доверительной атмосферы. Инструменты, которые могут позволить создать суггестивный тип коммуникаций, в основном содержат инструментарий первичного коммуникативного процесса: беседа, собрания, «он-лайн» режим и т.д. Результатом такой коммуникации является изменение установок персонала.
Экспрессивная коммуникация. Целью данного типа коммуникации является побуждение к определенному действию персонала. При организации экспрессивной коммуникации необходимо делать упор на эмоциональное состояние сотрудников. Задачей данного типа является трансляция необходимой информации по всем каналам связи. Инструменты коммуникативного процесса: выступление руководителя, собрания, презентации, личные беседы, корпоративны СМИ, билборды, информационные плакаты и т.д.
Ритуальные коммуникации. Главная цель ритуальных коммуникаций это поддержание традиций организации, ее стандартов и установок. Для трансляции данного типа коммуникаций рекомендуется использовать такие средства как: собрания, корпоративные СМИ, торжественные встречи. Условием создания данного типа коммуникаций является включение сотрудников в активную массовую деятельность. Результатом ритуальных коммуникация являются сохранение традиций, повышение приверженности к организации у персонала. [Панфилова А.П. Деловая коммуникация в профессиональной деятельности «Знание, ИВЭСЭП» 2005 г.]
Условие №2. Тип организационной культуры
Внутренние коммуникация будут считаться эффективными тогда, когда они будут соответствовать типу организации (ее структуре, направленности, корпоративной культуры и т.д.).
Прежде чем говорить об внутренних коммуникациях в различных организационных культурах, ознакомимся с самой популярной типологией организационной культуры Камерона и Куинна. Авторы выделяют четыре типа культуры: клановая, адхократическая, бюрократическая и рыночная.
Подробнее рассмотрим характеристики разных организационных культур и особенности внутренних коммуникаций в них. [http://psyfactor.org/personal/personal18-01.htm]
Тип орг. культуры |
клановая |
адхократическая |
бюрократическая |
рыночная |
Характеристика орг. культуры |
Дружественное место работы, где у сотрудников много общего. Организация больше напоминает семью, а ее руководители родителей. Ценится сплоченность коллектива, развитие каждого сотрудника в рамках конкретной организации. |
Динамическое место работы, несет творческий характер деятельности. Лидеры в таких организациях склонны к определенному риску. Сотрудников в таких организациях объединяет жажда всего нового. Поощряется личная свобода, инициативность и творчество. |
Формализованное и структурное место работы. Организацию объединяют формальные правила и официальная политика. Управление работниками предполагает озабоченность гарантией занятости и обеспечением долгосрочной предсказуемости. |
Ориентация на конкретный результат. Лидеры в такой организации целеустремленны и соперничают между собой. Организацию связывает воедино акцент на стремлении побеждать. Репутация и успех составляют предмет общего стремления. |
Особенности внутренних коммуникаций |
Внутренние коммуникации несут более неформальный характер. Иерархия сообщений по структуре организации может быть хаотична. Чаще всего инструментарий управления внутренних коммуникаций представлен личными беседами, собраниями, досками объявлений. |
Для таких организаций характерен очень интенсивный информационный поток. И для того что бы воспринимать информацию таким организациям необходимы хорошо развитые коммуникации, как внутренние так и внешние. Инструменты управления внутренними коммуникациями должны полностью отвечать задачам организации и имеет инновационный характер. |
Для бюрократической организации свойственны формальные коммуникации. Все информационные потоки имеют документальное подтверждение. Характер коммуникаций четко следует иерархии, от верхов вниз. |
Рыночная организация задает индивидуальный характер внутренних коммуникаций. Они имеет свою цель и направленность. По своей структуре внутренние коммуникации задаются по иерархии, но в данном случае могут быть исключения. |
Условие №3. Роль сотрудников в создании внутренних коммуникаций
[Анастасия Евдокимова http://inside-pr.ru/communication/article/1178-kommunikatsionnyyeroli.html ]
У каждого сотрудника в организации есть свои функции. И многие эти функции завязаны на передачи или обработке той или иной информации. То есть в работе многих сотрудников есть коммуникативное составляющее. Исходя из этого, выделяют следующие коммуникативные роли сотрудников: «сторож», «связной», «лидер мнения», «космополит».
«Сторож»- регулирует потоки сообщений, идущие по определенному каналу. «Сторожевая» функция заключается в сокращении и фильтрации информационных потоков. Сотрудники, выполняющие данную коммуникативную роль, перерабатывают первичную информацию, отправляя ее на определенные носители для трансляции остальным сотрудникам.
«Связной»- сотрудник связывающий на межличностной основе несколько подразделений организации. «Связные» важны для передачи сообщений между частями организации.
«Лидер мнения»- лицо способное оказывать сильное неформальное влияние на установки индивидов. Как правило, такие сотрудники задают нормы и правила функционирования внутренних коммуникаций своим авторитетом и личным примером.
«Космополит»- сотрудники, которые чаще всего имеет дело с внешними коммуникациями. Можно сказать, что «космополиты» являются «сторожами», только фронт их работы завязан на внешней среде.