2.3.3 Аналітичний і синтетичний облік видатків загального і спеціального фондів

Планом рахунків бухгалтерського обліку бюджетних установ не передбачено окремих рахунків для обліку касових видатків, оскільки ці видатки збігаються з кредитом рахунків № 31 «Рахунки в банках» і № 32 «Рахунки в казначействі». За кредитом цих рахунків відображаються здійснені касові видатки, тобто суми, отримані з рахунків у банку чи казначействі готівкою або перераховані в безготівковому порядку. Одночасно робиться запис до дебету різних субрахунків залежно від виду видатків. Основні бухгалтерські проведення з обліку касових видатків подано в табл. 2.?.

Таблиця 2.?.

Основні бухгалтерські проведення з обліку касових видатків

№ з/п		Зміст операції				Кореспонденція рахунків
						Дебет			Кредит			Код статті (категорії)
1		Отримано в касу готівку чеками з поточних, реєстраційних, спеціальних реєстраційних рахунків				301			311, 313, 321, 323—326			1111, 1120, 1140, 1342
2		Перераховано з поточних, реєстраційних, спеціальних реєстраційних рахунків суму утримань із заробітної плати за дорученням працівників				663, 664, 665, 666, 667, 668			311, 313, 321, 323			1111
3		Перераховано в дохід бюджету прибутковий податок, утриманий із заробітної плати працівників				641			311, 313, 321, 323			1111
4		Перераховано суми внесків за розрахунками зі страхування та Пенсійним фондом				651, 652, 653, 654			311, 313, 321, 323, 324, 326			1120
5	Перераховано суми постачальникам згідно з пред’явленими рахунками за придбані матеріальні цінності:
			— у порядку планових платежів	361			311, 313, 314, 316, 321, 323, 324, 326			1132, 1133
			— шляхом попередньої оплати	364			311, 313, 314, 316, 319, 321, 323, 324, 326			1131—1139, 2110
			— шляхом надходження матеріальних цінностей	675			311, 313, 314, 316, 319, 321, 323, 324, 326			1131—1139, 2110
6			Перераховано суми оплати за комунальні послуги та енергоносії	675			311, 313, 314, 316, 321, 323, 324, 326			1161—1166
7			Надійшли на поточний, реєстраційний, спеціальний реєстраційний рахунок із каси суми депонованої заробітної плати	311, 313, 321, 323			301			1111

Синтетичний облік касових видатків ведеться в меморіальному ордері № 2 т. ф. № 381 (бюджет) — за коштами загального фонду та у меморіальному ордері № 3 т.ф. № 382 (бюджет) — за коштами спеціального фонду. При цьому для кожного субрахунка складають окремий меморіальний ордер з додатковою нумерацією (2а, 26, За, 36 і т. ін.). Записи у накопичувальні відомості здійснюють на підставі виписок банку (органу ДКУ) з доданими розрахунковими документами. У кінці місяця підсумки оборотів за кожним меморіальним ордером переносять окремим рядком у Головну книгу.

Регістрами аналітичного обліку є картка аналітичного обліку касових видатків. У централізованих бухгалтеріях для установ, що обслуговуються, складають окремі картки за кожною установою згідно з зазначеними параметрами та загальну картку за всіма обслуговуючими установами. Картки відкриваються щомісячно та заповнюються щоденно на підставі виписок із рахунків. Суми відшкодованих касових видатків записуються на зворотному боці картки.

Облік фактичних видатків ведеться на двох активних синтетичних рахунках та їх субрахунках:

• № 80 «Видатки загального фонду»;

• № 81 «Видатки спеціального фонду».

До рахунка № 80 в відділі освіти Старовижівської районної державної адміністрації відкривають лише субрахунок № 801 «Видатки із державного бюджету на утримання установи та інші заходи». На цьому субрахунку протягом року обліковуються фактичні видатки на рахунок коштів державного бюджету на утримання установ та інші заходи. Після закінчення року субрахунок № 801 закривається списанням проведених протягом року видатків у дебет субрахунка № 431 «Результати виконання кошторису за загальним фондом». Оскільки фінансування з місцевого бюджету установа не отримує рахунок № 802 «Видатки з місцевого бюджету на утримання установи та інші заходи» не використовується.

Згідно зі змінами та доповненнями до Порядку застосування Плану рахунків бухгалтерського обліку бюджетних установ, внесеними Наказом Державного казначейства України від 26.03.2002 № 54, рахунок № 81 поділяється на такі субрахунки:

• № 811 «Видатки за коштами, отриманими як плата за послуги». На цьому субрахунку обліковуються фактичні видатки спеціального фонду, які здійснені за рахунок надходжень, отриманих установою відповідно до кошторису як плата за послуги. Після закінчення року видатки із субрахунка № 811 списуються в дебет субрахунка № 432 «Результати виконання кошторису за спеціальним фондом».

• № 812 «Видатки за іншими джерелами власних надходжень» — обліковуються фактичні видатки спеціального фонду за кошторисами установ у частині інших джерел власних надходжень. Після закінчення року видатки із субрахунка № 812 списуються в дебет субрахунка № 432 «Результати виконання кошторису за спеціальним фондом».

• № 813 «Видатки за іншими надходженнями спеціального фонду» — обліковуються фактичні видатки спеціального фонду кошторису установи в частині інших надходжень спеціального фонду. Після закінчення року видатки із субрахунка № 813 списуються в дебет субрахунка № 432 «Результати виконання кошторису за спеціальним фондом».

Аналітичний облік фактичних видатків ведеться на картках аналітичного обліку фактичних видатків. Картка ведеться щомісячно за кодами економічної класифікації, за кожним кодом функціональної класифікації видатків, за загальним і спеціальним фондами відкривається окрема картка.

В кінці звітного періоду бюджетні установи відображають всі видатки в таких формах звітності:

Форма №1 «Баланс»

Форма №2м «Звіт про надходження та використання коштів загального фонду»

Форма №4-1м «Звіт про надходження та використання коштів отриманих як плата за послуги»

Форма №4-2м «Звіт про надходження та використання коштів отриманих за іншими джерелами власних надходжень»

Форма №4-3м «Звіт про надходження та використання інших коштів спеціального фонду»

Форма №9м «Звіт про результати фінансової діяльності»

В балансі витрати загального та спеціального фонду показуються в ІІІ розділі активу «Витрати». Витрати загального фонду показують загальною сумою в рядку 290 «Витрати загального фонду». Витрати спеціального фонду показуються в рядку 300 «Витрати спеціального фонду» загальною сумою та в рядках 301-303 відповідно до класифікації власних надходжень бюджетної установи.

В формі №2м «Звіт про надходження та використання коштів загального фонду» відображаються витрати здійснені за рахунок коштів загального фонду. Витрати показуються загальною сумою з розподілом на касові та фактичні а також за кожним кодом економічної класифікації видатків.

Форма №4-1м «Звіт про надходження та використання коштів отриманих як плата за послуги» призначена для відображення витрат спеціального фонду за рахунок коштів отриманих як плата за послуги що надаються бюджетними установами. Витрати показуються загальною сумою та за кодами економічної класифікації з розподілом на касові та фактичні.

В формі №4-2м «Звіт про надходження та використання коштів отриманих за іншими джерелами власних надходжень» показують витрати спеціального фонду за рахунок коштів отриманих за іншими джерелами власних надходжень. Витрати показуються загальною сумою та за кодами економічної класифікації з розподілом на касові та фактичні.

Форма №4-3м «Звіт про надходження та використання інших коштів спеціального фонду» використовується для відображення витрат спеціального фонду за рахунок інших коштів спеціального фонду. Витрати відображаються загальною сумою з розподілом на касові та фактичні а також за кожним кодом економічної класифікації видатків.

В формі №9м «Звіт про результати фінансової діяльності» видатки установи показують окремо за загальним та спеціальним фондом. Видатки показуються загальною сумою та з розподілом на поточні та капітальні витрати.

ІІІ. Вдосконалення обліку доходів і видатків загального і спеціального фондів