3. Програма закупівлі тмр

Діяльність з оптової закупівлі передбачає комп­лекс взаємопов’язаних операцій, виконуваних у певній послідов­ності:

1. Вивчення й прогнозування попиту з метою обґрунтування комерційних рішень щодо оптових закупівель товарів.

Вивчення й прогнозування попиту споживачів — обов’яз­кова маркетингова умова проведення ефективної діяльності із закупівлі товарів. Маркетингова наука виробила значний арсенал засобів і методів вивчення й прогнозування попиту, якими слід користуватися під час організації оптової закупівлі. Оптово-торгівельні підприємства регіонального рівня вивчають попит на конкретні товарні групи, а в окремих випадках — асортиментну структуру попиту. Особливу увагу приділяють опера­тивному обліку реалізації за минулі періоди та руху товарних запасів.

2. Виявлення й вивчення джерел надходження та постачальників товару.

Для виконання операцій з оптової закупівлі товарів оптово-торговельні підприємства мають вести постійний пошук і вивчення джерел закупівлі та постачальників товарів. Оптове підприємство зацікавлене в закупівлі товару за якомога нижчими цінами, тому при виборі постачальника виходить із пропонованої ним вартості продукції. Відповідно, під час планування закупівлі слід уважно вивчати пропозиції постачальників, розглядати різні альтернативні рішення з метою визначення найвигідніших джерел придбання товару.

Комерційні працівники оптових підприємств мають відвідувати товаровиробників для ознайомлення з їхніми виробничими можливостями, отримання інформації стосовно обсягів, асортименту та якості продукції, умов та обсягів реалізації товарів. Їм доцільно брати участь у виробничих нарадах із працівниками промисловості, виставках-оглядах нових зразків товарів. Маркетинг визначає низку конкретних вимог до постачальників, на які слід зважати, обираючи останніх (див. рис.).

Рис. Маркетингові вимоги до постачальників

Тісна співпраця з товаровиробниками вможливлює доведення до них вимог покупців щодо якості й асортименту товарів, а також закупівель товарів, які цілком відповідають цим вимогам. Вивчення постачальників здійснюють також з метою оцінювання надійності та стабільності їх. Адже найкращий товар не принесе значного прибутку, якщо не забезпечити своєчасного та повного надходження його до оптовика.

На рішення оптовика щодо закупівлі товару впливає не тільки оголошена відпускна ціна постачальника, а й інші чинники: відстань і тип перевезень, транспортні тарифи, умови поставки, загальний рівень обслуговування тощо. Встановлення стабільних цін на товари впродовж максимально тривалого часу позитивно впливає на планування й фінансування закупівлі, сприяє встанов­ленню більш тісних і довірливих відносин між постачальником та підприємством оптової торгівлі.

3. Визначення конкретних обсягів закупівлі окремих товарів та необхідних для цього коштів.

Для закупівлі товарів оптовик формує замовлення на поставку їх конкретним товаровиробникам. При цьому на підставі даних щодо стану товарних запасів визначають строки наступного надходження товару та оптимальний розмір замовлюваної партії поставки. Важливо врахувати всі витрати на закупівлю й доставку товару, його розвантаження та розміщення за місцями збереження. Обсяг окремої партії закупівлі впливає також на ціну одиниці товару. Чим більшою є партія закупівлі товару, тим нижчою буде вартість одиниці продукції. Для кожного найменування товару встановлюють мінімальний і максимальний обсяги закупівель.

Закупівля мінімальних партій товару забезпечує оптовикові найвищу економічну вигоду. Закупівля товару в обсягах, менших за мінімальну партію, до підвищення ціни одиниці продукції та втрати прибутку.

На рішення про максимальний обсяг закупівлі впливають ті самі чинники, до того ж зважають на можливі відхилення в обсягах і строках поставки, обмеження в наявності вільних складських площ для збереження, у трудових і матеріальних ресурсах.

Рішення стосовно обсягів закупівель відображають у спеціальних картках, відкритих на кожного постачальника. В них вказують поштові, розрахункові та відвантажувальні реквізити, пріз­вище й телефон відповідальних за виконання замовлень осіб, дані про виробничі потужності, обсяг та асортимент вироблюваної продукції, про можливості виробництва інших товарів, умови поставки товарів, інша інформація, необхідна оптовику. В карточці фіксують обсяги закупівель товару, всі відхилення від узгоджених умов поставки.

При плануванні оптових закупівель на кожну товарну позицію заводять картку обліку товару. В картці вказують назву та шифр (номенклатурний номер) товару, його технічні характеристики, ціну за одиницю, інформацію про граничні межі товарних запасів, мінімальний та максимальний обсяги замовлення, обсяг і тер­мін наступного надходження товару, а також фіксують рух товару на оптовому підприємстві. Картотека формується в послі­довності, визначеній за чинною системою класифікації Державного класифікатора продукції та послуг (ДК 016-17). Цю інформацію використовують під час підготовки й оформлення замовлення на наступну закупівлю товару.

Замовлення на закупівлю товару оформлюють в довільній фор­мі. Але, зважаючи на вимоги господарського (комерційного) кодексу, в ньому вказують назву та адресу замовника, його розрахункові та відвантажувальні реквізити, термін замовлення, метод транспортування, умови розрахунків, обсяг поставки за кожною товарною позицією, технічні характеристики продукції, одиниці виміру, ціну за одиницю товару, загальну вартість замовлення та інші умови. Оформлене замовлення підписує особа, відповідальна за здійснення закупівельної діяльності. Оригінал замовлення та його копію направляють постачальникові, який упродовж 10 днів підписує його або відмовляється від виконання. Підписане постачальником замовлення оптовика становить письмовий контракт. Якщо в замовленні були відсутні суттєві умови, які, на думку постачальника, там варто зафіксувати, то останній складає проект контракту купівлі-продажу (поставки), який передають оптовику для оформлення. Підписанням цих документів завершується процес оформлення комерційних зв’язків між оптовиком та постачальником.

Подання підприємствами торгівлі попередніх заявок і замовлень постачальникам товарів є однією із звичних форм стабілізації закупівельної діяльності, що сприяє посиленню передбачення попиту і пропонування товарів і, тим самим – підвищенню ефективності комерційної роботи.

Заявка – це документ торгового підприємства, що направляється постачальнику і містить в собі відомості про потреби підприємства в конкретних товарах на визначений період. Відверто кажучи, заявка ні до чого не зобов’язує ні підприємство торгівлі, ні постачальника. Звичайно, при цьому не виключені моральні, етичні зобов’язання, що відіграють в комерції не останню роль.

Замовлення, у відміну від заявки, це офіційна вимога торгового підприємства, що направлена постачальнику і містить в собі перелік визначених товарів, які підприємство збирається придбати за визначений період. Проте замовлення це ще не договір поставки. Правильніше розглядати її як переддоговірний документ. Як тільки замовлення приймається постачальником до виконання, воно набуває права договору поставки з усіма наслідками, що витікають звідси.

Заявки і, особливо, замовлення подаються в письмовому вигляді і підлягають обліку. В окремих випадках, наприклад, по товарам простого асортименту, можливий продаж цих творів за телефонними і факсовими заявками.