Исправление ошибочных записей

Ошибки в записях, выявленные бухгалтерскими работниками и контролерами до заключения баланса, бухгалтерского журнала, исправляются путем зачеркивания неправильных записей и надписания над ними правильных сумм. Эти записи заверяются подписью бухгалтерского работника. Если запись должна быть вычеркнута, то вычеркивание производится тонкой чертой и рядом делается запись «не считать» за подписью бухгалтерского работника.

Ошибочные записи можно исправить путем сторнирования (обратным сторно) и проводки новой правильной записи. Сторнированная запись в регистрах отмечается отличительным знаком. Для провода составляется 2 ордера  сторнированный и правильный. Ордера подписываются бухгалтерским работником и контролером.

Ошибочные записи, выявленные после заключения бухгалтерского журнала и составления баланса, исправляются только обратным сторно. Исправление производится в день выявления. Если ошибочно сумма была зачислена на счет клиента, то необходимо его письменное согласие на списание (если другое не предусмотрено договором). Списание производится в порядке очередности платежей.

Исправление оформляется мемориальным исправительным ордером за подписью бухгалтерского работника, контролера, главного бухгалтера. Ордера составляются в 4-х экземплярах:

• первый – служит ордером;

• второй и третий – являются уведомлениями для клиентов по дебетовой и кредитовой записям;

• четвертый – остается в ордерной книжке у главного бухгалтера, на обратной стороне которого указываются работники, по чьей вине допущена ошибочная запись.

В лицевом счете и бухгалтерском журнале против ошибочной записи делается отметка «Сторнировано» с указанием даты и номера исправительного ордера за подписью главного бухгалтера.

Главный бухгалтер ведет учет ошибок в работе сотрудников по оставшимся в книжке экземплярам исправительных ордеров, изучает причины ошибок и принимает меры к улучшению работы.

В случае, когда возникает необходимость ведения учета операций на другом счете, либо в другом банке, то бухгалтерскими проводками перечисляется только остаток счета.

3.5.

Организация внутрибанковского контроля

Банк осуществляет предварительный и последующий контроль по своим операциям.

При ведении предварительного контроля банковские операции контролируются в момент их совершения или до этого момента.

Контроль должен быть направлен на:

1. обеспечение сохранности средств и ценностей;

2. соблюдение клиентами положений по оформлению документов;

3. своевременное выполнение распоряжений клиентов на перечисление (выдачу) средств;

4. перечисление и зачисление средств в точном соответствии с реквизитами, указанными в платежных (расчетных) документах, принимаемых к исполнению.

Методы и технические средства, применяемые для осуществления внутреннего контроля, определяются самим банком.

Контроль осуществляется путем визуальной проверки документов, оформленных на бланке, с последующей сверкой счетным методом равенства оборотов по дебету и кредиту.

Контроль может осуществляться программным путем, путем применения кодов, паролей и иных средств. Применяемые аналоги собственноручной подписи должны обеспечивать идентификацию подписи бухгалтерского работника, контролера, других должностных лиц, оформивших документ, проверивших его, разрешивших совершение операции и отражение ее в бухгалтерском учете.

Не допускается совершение операций одним бухгалтерским работником, если операция требует дополнительного контроля.

Организация контроля и наблюдение за его осуществлением на всех участках бухгалтерской и кассовой работы возлагаются на главного бухгалтера.

Руководитель банка контролирует состояние бухгалтерской работы, своевременность составления баланса и отчетности, выборочно проверяет своевременность и полноту зачисления средств на счета клиентов, направление расчетно-денежных документов по назначению. Руководители банков обеспечивают контроль за хранением и использованием печатей, штампов и бланков с целью исключения возможности их утери или злоупотребления. Учет печатей, штампов и бланков ведется в специальной книге с регистрацией их выдачи должностным лицам под подпись. Книга хранится у руководителя банка или главного бухгалтера.

Рабочие места сотрудников банка располагаются так, чтобы клиенты и другие лица не имели доступа к печати, штампам, документам и бланкам (особенно фирменным), экранам ЭВМ.

При применении технических средств руководителем обеспечивается:

• ограничение доступа к совершению операций;

• конфиденциальность применяемых кодов и паролей;

• невозможность использования аналога собственноручной подписи другим лицом;

• применение программного обеспечения, позволяющего устранять попытки несанкционированного доступа.

Кассовые, вкладные и расчетные операции подлежат предварительному контролю.

При приеме денежно-расчетных документов ответственный исполнитель обязан проверить соответствие документа установленной форме бланка, полноту заполнения всех реквизитов, правильность указания банковских реквизитов (они могут быть заполнены работником банка), соответствие печатей и подписей распорядителей счета заявленным банку образцам. После этого документ заверяется подписью ответственного исполнителя.

Расчетно-денежные документы должны иметь дату проводки и подписи должностных лиц банка, оформивших документ и проверивших его, а документы по операциям, где дополнительный контроль не требуется, – одну подпись ответственного исполнителя.

Последующий контроль осуществляется выборочно или тематически. Он проводится главным бухгалтером банка или уполномоченными лицами по его распоряжению.

Организация контроля и повседневное наблюдение за его осуществлением на всех участках учетно-операционной и кассовой работы возлагаются на главного бухгалтера.

Главные бухгалтеры банков, их заместители, начальники отделов и работники последующего контроля обязаны систематически производить проверки бухгалтерской и кассовой работы. При проверках контролируется правильность оформления и учета совершенных операций. При проверках должны вскрываться причины выявленных нарушений правил совершения операций и ведения бухгалтерского учета и приниматься меры к устранению недостатков.

Последующие проверки должны проводиться с таким расчетом, чтобы работа каждого бухгалтерского работника была проверена не реже одного раза в год. Результаты последующих проверок должны оформляться справками, которые рассматриваются руководителями банка в присутствии бухгалтерских работников.

Главный бухгалтер обязан установить наблюдение за устранением недостатков, выявленных последующими периодическими проверками, и в необходимых случаях организовать повторную проверку.

Выводы

Первичные документы должны иметь ряд обязательных реквизитов. Должностное лицо, подписавшее документ, несет ответственность за правильность совершаемой операции и за ее законность. Первичные документы подлежат обязательной проверке в подразделениях бухгалтерского учета по форме и по содержанию. Банки принимают к исполнению документы, не имеющие исправлений, помарок и подчисток. Банковские документы классифицируются в зависимости от места их формирования, а также по характеру отражаемых операций.

Информация, содержащаяся в принятых к учету документах, систематизируется в учетных регистрах.

После составления годового отчета банковские документы хранятся в архиве.

Существуют жесткие правила архивного хранения банковских документов. Коммерческие банки руководствуются сроками и порядком сохранения документов в соответствии с Письмом Банка России №169-Т «О размещении архивов и порядке уничтожения документов при ликвидации кредитных организаций» от 5 августа 1998 г., а также на основе правил хранения документов, изложенных в ч. 3 разделе 4 «Хранение документов» Положения №302-П Банка России.