Тема 3. Документация и документооборот. Виды и классификация банковских документов. Внутрибанковский контроль

При оформлении банковских операций используется специальная документация. Она разрабатывается и утверждается Центральным банком, перечень банковских документов приводится в Общероссийском классификаторе управленческой документации (ОКУД).

Документы подразделяются:

• на кассовые. Их назначение сводится к оформлению права приема и выдачи денежной наличности в рублях и в иностранной валюте. К ним относятся: объявления на взнос наличными, чеки, расходные и приходные (в рублях и иностранной валюте) кассовые ордера;

• на расчетные. Используются при взыскании поставщиком платежа за продукцию, выполненную работу, оказанные услуги с заказчика, покупателя или при погашении обязательств, задолженности перед бюджетом, фондами, прочими кредиторами. К ним относятся: платежные требования, платежные требования-поручения, платежные поручения, авизо о зачислении или списании средств со счетов клиентов, аккредитивы, расчетные чеки и другие.

Мемориальные документы выписываются банком при оформлении внутрибанковских операций: выдачи ссуд, погашении процентов, поступления и выбытия основных средств, начисления износа, заработной платы, учета произведенных расходов, получения доходов и расчета прибыли.

Все документы предназначены для регистрации операций, подлежащих отражению на балансовых счетах (рис. 3).

ДОКУМЕНТЫ

Внешние

Внутренние

Полученные от клиентов, ЦБ и банков-корреспондентов;

выписки из расчетных и текущих счетов для клиентов и другие.

Справки-расчеты о суммах начисленной амортизации, износа МБП, заработной платы, начислений на заработную плату, распоряжения и служебные записки о кредитах, процентах, акты о выполненных работах и т.д. Оформляются мемориальными ордерами.

Автоматизированная обработка – распечатка

Аналитического учета

Синтетического учета

Отчетность

Рис 3. Классификация документов

3.1.

Требования, предъявляемые к оформлению документов

Документация по операциям банка. Документооборот.

Бухгалтерский учет в банках организован по мемориально-ордерной автоматизи­рован­ной форме, то есть до группировки однородных операций по счетам они оформляются в мемориальных ордерах. В ордере указывается краткое содержание операции, сумма и корреспонденция счетов на уровне лицевых счетов (транзакция).

Мемориальный ордер может не составляться, если операция оформляется кассовыми или платежными документами, выписками из корреспондентских счетов, а также авансовыми отчетами и прочими первичными документами.

К мемориальным документам прикладываются первичные документы, которые послужили основанием для отражения информации о совершенных операциях.

Первичные документы, фиксирующие совершение операции, должны содержать достоверные данные и создаваться в момент совершения операции.

Первичные документы могут оформляться как на типовых бланках, так и на бланках специализированных форм.

К первичным документам относятся акты, справки, счета и другие документы, подтверждающие факт совершения операции.

Первичные документы должны иметь следующие обязательные реквизиты:

1. наименование документа;

2. код формы;

3. дату составления;

4. наименование организации, от имени которой составлен документ;

5. содержание операции;

6. измерители операции;

7. наименование должностных лиц, ответственных за содержание операции, правильность ее выполнения, личные подписи и их расшифровка.

Должностное лицо, подписавшее документ, несет ответственность за правильность совершаемой операции и ее законность. Все первичные документы, поступившие в подразделение бухгалтерского учета банка, подлежат проверке как по форме, так и по содержанию, включая проверку законности операции и логическую увязку показателей.

Документы, прошедшие обработку, должны иметь отметку банка, исключающую их повторное использование: оттиск штампа ответственного исполнителя, включающий дату и фамилию сотрудника.

Информация, содержащаяся в принятых к учету документах, систематизируется в учетных регистрах для отражения на счетах бухгалтерского учета и отчетности.

К регистрам бухгалтерского учета в банке относятся:

1. ведомость остатков по счетам;

2. ведомость остатков размещенных и привлеченных средств;

3. ежедневная оборотная ведомость;

4. ежедневный баланс.

Первичные учетные документы принимаются в банке к исполнению при отсутствии каких-либо подчисток, исправлений или использования корректирующей жидкости.

Ошибки, выявленные после составления баланса должны исправляться обратными записями по счетам, по которым сделаны ошибочные записи на основании составляемых исправительных ордеров.

Банки должны обеспечить строгую сохранность бухгалтерских документов. Ответственность за организацию и соблюдение порядка хранения документов возлагается на руководителя и главного бухгалтера банка.

Документооборот в банке представляет собой движение документа с момента его создания до отражения в бухгалтерском учете, и после сдачи бухгалтерской отчетности размещение в архиве. Документооборот в банке строится в зависимости от особенностей программного обеспечения, времени, установленного операционного дня, количества и территориального размещения отделений и филиалов.

В учетной политике банка отражаются правила документооборота, которые обеспечивают своевременную обработку банковских документов и достоверное отражение показателей в бухгалтерской отчетности.

Банк разрабатывает график документооборота, который содержит перечень работ по созданию, проверке и обработке документов каждым подразделением банка.

3.2.