Настройка отчетов
Параметры настроек зависят от вида отчета и от раздела учета, по которому строится отчет.
Элементы на закладке "Настройки" диалогового окна отчета можно условно разделить на следующие группы: выбор раздела учета и периода формирования отчета, определение детализации и порядка вывода данных, выбор показателей для вывода, установка значений для отбора данных в отчетах.
Выбор раздела учета и периода формирования отчета
Выбор раздела учета имеет смысл только при построении универсальных отчетов. Для типовых отчетов конфигурации выбор раздела учета предопределен самим назначением отчета.
Выбранный раздел учета определяет список возможных аналитических разрезов (далее, группировки) и ресурсов (далее – показатели), по которым может быть сформирован отчет.
В отчетах устанавливается отбор по интервалу дат, за которые формируется отчет ("Период").
При задании периода отчета удобно пользоваться кнопкой выбора периода «…».
Эта кнопка при задании периода формирования отчета дает доступ к диалоговому окну "Настройка периода", где, кроме задания дней начала и конца периода, можно задать в качестве периода конкретный день, месяц, квартал, или задать период с начала года, квартала или месяца.
Установка группировок и показателей в отчете
Состав аналитических разрезов (группировок) и показателей, по которым строится отчет, зависит от вида отчета. Установка группировок производится на закладке "Основные параметры" в диалоговом окне "Настройки отчета".
В списке "Группировки строк" представлены аналитические разрезы, по которым необходимо детализировать и группировать данные отчета. Порядок вывода и группировки данных определяется порядком представления их в списке "Группировки строк".
Изменение порядка группировок в списке производится с помощью стрелок. Удаление и добавление строк в список группировок производится стандартным образом путем выбора соответствующих значений из списка группировок.
При использовании отчета типа "Кросс-таблица" в настройках отчета появляется дополнительная группировка "Группировка колонок". Группировку колонок рекомендуется делать по одному из реквизитов, иначе данные в отчете будут трудно анализировать.
В поле "Тип итога" устанавливается вариант подведения итогов в отчете. Если установлен тип итога "Иерархия", то значения реквизитов будут отображаться в виде иерархического списка, и итоги будут считаться по каждой группе указанного реквизита. В том случае, если тип итогов установлен "Только иерархия", то в отчете будут выводиться только группы с подведением для каждой группы итогов.
При установке флага "Использовать свойства и категории" в список доступных группировок добавляются группировки по свойствам и категориям справочников и документов.
Установка флага "Выводить детальные записи" меняет сущность представления данных в отчете.
Если этот флаг не установлен, то в списке "Дополнительные поля" указываются уточняющие записи по каждому из реквизитов, указанных в списке группировки. Например, в этих полях можно указать название базовой единицы измерения по номенклатурной позиции или валюту, в которой оформлен договор с контрагентом. Эти уточняющие записи будут выводиться рядом с реквизитом или в отдельной колонке, в зависимости от установленной настройки на закладке "Дополнительно". В том случае, если флаг "Выводить детальные записи" установлен, то в списке "Поля детальной записи" необходимо заполнить список полей, по которым необходимо вывести детальные данные. Эти данные выводятся в списке отчета и по ним детализируются итоги по тем показателям, которые выбраны в настройках отчета. Например – это может быть характеристика товаров или документ регистрации движения товаров (документ поставки, отгрузки или оплаты в зависимости от вида отчета).