Вопрос 14. Электронные письма.

• Электронные. Электронная подпись должна содержать не более 5 строк и включает в себя Фамилию, имя (требование к отчеству диспозитивно), адрес электронной почты, желательно телефон, если вы представитель организации, то электронная почта организации.

Электронная почта – совершенно особый вид коммуникаций, позволяющий при желании общаться в диалоговом режиме, в режиме телеконференций и т.п. и представляющий как огромные возможности, так и большие трудности из-за специфики ведения электронной переписки. С одной стороны, электронные письма почти ничем не отличаются от своих обычных предшественников – бумажных писем. У электронного письма есть адрес получателя и адрес отправителя, в системных сообщениях "зашиты" дата и время отправления и получения сообщения, текст письма и подпись отправителя, сохраняется строка "Subject" или тема сообщения, есть возможность послать копию, приложенный файл выполняет функции команды Приложение.

Вопрос 15. Классификация деловых писем.

По функциональному признаку:

• Письма, требующие ответа. Важны сроки. Это может быть представление (в случае реакции на нарушение действующего законодательства, в нем обычно просит устранить причины нарушения, а сейчас указывают, что еще и наказывать, а некоторые вообще меру назначают; ответ на представление – 1 месяц, срок пресекательный), требование (мера прокурорского реагирования, сейчас они вторгаются в сферу ОРД, выдача прокурору документов в случае, если он находится в отделе по надзору за органами предварительного следствия, дознания + оформление второй формы допуска; он должен быть допущен, вопрос, могут ли зональные следователи давать указания по уголовным делам: пишет указания, но пишет указания от имени РСО).

• Письма, не требующие ответа.

По структурным признакам:

• Стандартные письма. Здесь структура: введение 15%, основная часть 70%, заключение 15%.

• Нерегламентированные письма, авторский текст. Комментарий к УПК под ред. Томина В.Т., Полякова М.П.. Там своеобразный подход, своеобразный слог, много практики.

По тематическому признаку:

• Корреспонденция по общим вопросам

• Коммерческая переписка

По адресатам:

• Обычные не более 4 адресатов.

• Циркулярные письма (отправляем один и тот же текст 20 адресатам).

По композиционным особенностям:

• Одноаспектные письма (1 аспект, 1 вопрос, 1 проблема)

• Многоаспектные письма

Вопрос 16. Требования к содержанию делового письма.            Для языка деловой переписки характерна нейтральность тона изложения. При этом используются средства логической, а не эмоциональной оценки фактов, отсутствуют просторечные и диалектные слова и выражения, а также междометия, модальные слова и имена с суффиксами субъективной оценки.             Задача языка такой переписки - обеспечить объективное отношение к излагаемым фактам, лишить эмоциональности и субъективности взгляда на вещи, а также отразить строго логическую последовательность изложения.               Смысловая точность деловой речи - одно из главных условий, обеспечивающих практическую, а нередко и правовую ценность делового письма. Действительно, неправильно выбранное слово может существенно исказить смысл такого письма, дать возможность двоякого толкования той или иной фразы или придать всему тексту нежелательную тональность.               Любое деловое письмо должно быть убедительным. Основным условием придания деловому письму убедительности является его доказательность. Правильно отобранные точные факты и убедительная аргументация, основанная на правилах формальной логики, - вот что необходимо любому деловому письму, не говоря уже о рекламационных и претензионных письмах, а также о письмах, направляемых в арбитраж.                  Деловые письма представляют собой официальную корреспонденцию и применяются для решения многочисленных оперативных вопросов, возникающих в управленческой и коммерческой деятельности. Деловое письмо - всегда официальное сообщение. Информация, содержащаяся в деловом письме, носит протокольный характер. Вот почему письма регистрируются, и факт устного сообщения не исключает необходимости почтового отправления. Письмо составляется обычно по схеме: вступление, основная часть, заключение. Вступительная часть содержит: ссылку на документ, его отдельные пункты, послужившие основанием составления письма; констатацию факта, в ней указываются цель (причина) составления письма. При ссылке на документ указываются его данные в следующей последовательности: наименование вида документа, автор, дата, регистрационный номер документа, заголовок. В основной части излагается описание события, сложившейся ситуации, их анализ и приводимые доказательства. Именно в этой части необходимо убедить, доказать, что в проводимом совещании (конференции, круглом столе) необходимо участвовать, что производимая продукция или выполняемые услуги лучшие, что просьбу необходимо выполнить и т.д. Заключение письма представляет собой выводы в виде просьб, предложений, мнений, отказов, напоминаний и т.д. Письмо может содержать только одну заключительную часть. Основные вопросы письма надо четко сформулировать и расположить в последовательности, наиболее оптимальной для восприятия. После составления и написания служебное письмо необходимо отредактировать. Деловое письмо практически всегда начинается с обращения. Эта небольшая по объему часть текста исключительно значима для целей общения. Правильно выбранное обращение не только привлекает внимание адресата, но и задает переписке нужную тональность, способствует налаживанию и поддержанию деловых отношений. Важность обращения определяется автором письма, обращение позволяет обеспечить себе слушателя. Особого внимания заслуживает знак препинания, следующий за обращением. Запятая после обращения придает письму будничный характер, знак восклицания подчеркивает значимость и официальный стиль. Составитель текста должен принять во внимание следующие факторы: 1.     Общественную позицию адресата в соотношении с собственной; 2. Степень знакомства, характер отношений;  3. Официальность/неофициальность ситуации общения;  4. Этикетные разрешения, действующие в данном речевом коллективе.

Существуют единые требования и правила оформления писем в организациях, на предприятиях (независимо от форм собственности и вида деятельности) и ведется делопроизводство традиционным способом или на основе современной информационной технологии. Порядок оформления реквизитов письма определен Типовой инструкцией по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (М., 2001) и государственным стандартом ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

3 «К»: короткие слова, короткие фразы, короткие абзацы.