Вопрос 21. Утверждение документа. Порядок оформления. Реквизит 16 – гриф утверждения документа
Гриф утверждения документа – реквизит официального документа, придающий нормативный или правовой характер его содержанию.1
Документ утверждается должностным лицом (должностными лицами) или специально издаваемым документом.2
При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения.3
Например:
|
УТВЕРЖДАЮ Генеральный директор ЗАО "Термика" Личная подпись А.Г. Цицин 15.04.2009 |
Допускается в реквизите "Гриф утверждения документа" центрировать элементы относительно самой длинной строки.4
Например:
|
УТВЕРЖДАЮ Генеральный директор ЗАО "Термика" Личная подпись А.Г. Цицин 15.04.2009
|
Рис. 1. Пример оформления реквизита "Гриф утверждения документа"
При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне. 5
УТВЕРЖДАЮ |
УТВЕРЖДАЮ |
Коммерческий директор ЗАО "Термика" Личная подпись Е.Н. Ярославцева 15.04.2009 |
Технический директор ЗАО "Термика" Личная подпись К.В. Воробьев 15.04.2009 |
При утверждении документа постановлением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты, номера.6
Например:
|
УТВЕРЖДЕН решением общего собрания акционеров от 10.05.2009 № 5 |
Слова УТВЕРЖДЕН, УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ, УТВЕРЖДЕНО согласуются с видом документа, например: инструкция УТВЕРЖДЕНА, положение УТВЕРЖДЕНО.
Перечень документов организации, подлежащих утверждению, определяется в Табеле унифицированных форм документов или в Инструкции по делопроизводству. Основанием для составления перечня являются законодательные и ведомственные нормативные акты, устанавливающие обязательную процедуру утверждения тех или иных документов.7
Примерный перечень документов, подлежащих утверждению:
акты (проверок и ревизий; оборудования; списания; экспертизы; передачи дел; ликвидации организаций, учреждений, предприятий и др.);
задания (на проектирование объектов, технических сооружений, капитальное строительство, на проведение научно-исследовательских работ, проектно-конструкторских и технологических работ, технические и т.д.);
инструкции (правила) - должностные, технологические, по технике безопасности, внутреннего трудового распорядка;
номенклатура дел организации;
нормативы (расхода сырья и материалов, электроэнергии, технологического проектирования, численности работников и др.);
отчеты (о производственной деятельности, командировках, научно-исследовательских работах и др.);
перечни (должностей, предприятий, документов и др.);
планы (работы коллегиальных органов, советов, производственные, строительно-монтажных, проектно-конструкторских, научно-исследовательских работ, внедрения новой техники, по капитальному ремонту, и т.д.);
положения (о структурных подразделениях, премировании, аттестации и др.);
программы (проведения работ, командировок и т.д.);
расценки на производство работ;
регламенты (коллегиальных и совещательных органов, должностные и др.);
сметы расходов (на содержание аппарата управления, на капитальное строительство, на развитие и др.);
структура и штатная численность;
тарифные ставки;
формы унифицированных документов;
штатное расписание.8
Гриф утверждения документа располагают в правом верхнем углу документа.9
Примечание: в ГОСТ Р 6.30-2003, скорее всего, допущена ошибка при указании места реквизита "Гриф утверждения документа" в схемах размещения реквизитов. Данный реквизит вынесен в зону верхнего поля, хотя он должен располагаться на уровне реквизита "Адресат" (реквизит 15).
Схема расположения реквизита "Гриф утверждения документа" приведена на рисунках 2 и 3.
Рис. 2. Расположение реквизита "Гриф утверждения документа" на формате А4 углового бланка 01 - Государственный герб Российской Федерации; 02 - герб субъекта Российской Федерации; 03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания); 04 - код организации; 05 - основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица; 06 - идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП); 07 - код формы документа; 08 - наименование организации; 09 - справочные данные об организации; 10 - наименование вида документа; 11 - дата документа; 12 - регистрационный номер документа; 13 - ссылка на регистрационный номер и дату документа; 14 - место составления или издания документа; 15 - адресат; 16 - гриф утверждения документа; 17 - резолюция; 18 - заголовок к тексту; 19 - отметка о контроле; 20 - текст документа
Рис. 3. Расположение реквизита "Гриф утверждения документа" на формате А4 продольного бланка 01 - Государственный герб Российской Федерации; 02 - герб субъекта Российской Федерации; 03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания); 04 - код организации; 05 - основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица; 06 - идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП); 07 - код формы документа; 08 - наименование организации; 09 - справочные данные об организации; 10 - наименование вида документа; 11 - дата документа; 12 - регистрационный номер документа; 13 - ссылка на регистрационный номер и дату документа; 14 - место составления или издания документа; 15 - адресат; 16 - гриф утверждения документа; 17 - резолюция; 18 - заголовок к тексту; 19 - отметка о контроле; 20 - текст документа
Вопрос . Этические нормы подготовки деловых писем.
Не рекомендуется начинать послание с констатации отказа.
Не рекомендуется навязывать адресату ожидаемый исход решения вопроса. Например, просим рассмотреть и решить положительно.
Не рекомендуется побуждать адресата к спешке при вынесении решения. Например, срочно, незамедлительно. Здесь только просьба, но не требование.
Не рекомендуется намекать адресату на его, якобы имеющую место, невнимательность, некомпетентность. Например, просим более внимательно изучить, просим дать поручение компетентным работникам.
Уважительное отношение. Рекомендуется начинать с «Уважаемый». Не набирать на компьютере перед подписью руководителя слова «С уважением». Это писать от руки. С т.з. русского языка, вообще второе уважение излишне.
Перед подписью руководителя рукописно можно писать: с уважением, с благодарностью, с признательностью, с надеждой на дальнейшее сотрудничество, с пожеланием успехов, заранее благодарим (благодарю).