Вопрос 1. Понятие письменный коммуникаций.

Коммуникация - имеет латинское происхождение, что означает «делаю общим, связываю, общаюсь». Слово употребляется в 2 смыслах:

• Пути сообщения транспорта, связи, сети подземного и наземного коммунального хозяйства.

• Передача информации в процессе деятельности человека.

В век электронных чудес, в котором мы живем, выражения «деловое письмо», «служебная записка», «должностная инструкция», на первый взгляд, могут показаться несколько устаревшими. Широкое внедрение мобильной телефонной и факсимильной связи, доступность электронной почты действительно снизили потребности в письменных документах. Тем не менее, имея в своем распоряжении эти альтернативы, мы продолжаем посылать сотни миллионов писем в год, фиксировать на бумаге свои договоренности с партнерами, вести внутрифирменное делопроизводство и т.д. Значит, все-таки письменные коммуникации сегодня также важны как двадцать, тридцать и даже сорок лет назад. Они хранят записи сообщений, формулируют условия деловых взаимоотношений, организуют, информируют, служат напоминанием и побуждают к конкретным действиям. Более того, грамотно составленные письменные сообщения создают наиболее благоприятные впечатления о тех компаниях и организациях, которые их рассылают. Такое благоприятное впечатление может в дальнейшем послужить прекрасным залогом коммерческого успеха Вашего бизнеса.

Когда рекомендуется прибегать к письменным коммуникациям?

К письменным коммуникациям обычно прибегают при необходимости:

• Сохранить запись сообщения;

• Обеспечить письменное основание для обсуждения или доказательства;

• Прояснить сложный вопрос;

• Передать важную или официальную информацию

• Отправить одно и то же сообщение нескольким людям.

Вопрос 2. Виды обмена информацией. Преимущества и недостатки письменных коммуникаций.

Обмен информацией осуществляется через:

• письменное слово,

• через устное слово,

• с опорой на диаграммы, схемы и таблицы,

• с помощью языков мимики и жестов,

• с помощью прикосновений.

Преимущество письменных коммуникаций:

• Обеспечивают постоянный информационный след, фиксируя информацию, на которую можно сослаться впоследствии.

• Одно и то же сообщение можно отправить одновременно нескольким адресатам. Адресат – тот, куму направляется, адресант – тот, кто отправляет. Если нескольким отправляет – это циркулярная рассылка (циркуляр).

• Письменные сообщения играют первостепенную роль в передаче официальной информации. 2 февраля того года были внесены изменения в 2006 года. Это официальное опубликование на официальном сайте.

• Письменные сообщения могут служить средством передачи конфиденциальной информации. Сложнее дело с секретной информацией: на ней гриф, определенные люди, которые могут иметь к ней доступ. Для ее передачи есть фельдегерская служба.

• Позволяют четко согласовать и определить договорные обязательства и служат средством для поддержания деловых и служебных отношений¹.

Недостатки письменных сообщений:

• Однонаправленность.

• Затраты времени и средств на подготовку сообщений.

• Задержка во времени между отправкой и получением документа.

• Легко можно обидеть, неправильно или неясно изложить мысль, а значит необходимо адаптировать информацию на адресата.