§2. Учет электронных документов в архиве

Учет архивных документов - это установление количества и состава архивных документов в единицах учета и фиксация принадлежности каждой единицы к определенному комплексу и общему их количеству в учетных документах. Учет архивных документов является средством обеспечения сохранности и контроля за их наличием и состоянием, он закрепляет организацию документов по определенным классификационным комплексам, обеспечивает организационную упорядоченность и возможность их адресного поиска.

В соответствии с Федеральным Законом Российской Федерации от 22 октября 2004 г. № 125 - ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" документы Архивного фонда Российской Федерации независимо от места их хранения подлежат государственному учету. Государственный учет архивных документов является средством обеспечения сохранности и контроля за их наличием и должен строиться в полном соответствии с нормативными требованиями, определяемыми уполномоченным федеральным органом исполнительной власти в области архивного дела.

Система учетных документов архива и требования к их оформлению определяются в соответствии с Регламентом государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации, требованиями раздела III «Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях, библиотеках, организациях Российской академии наук» (М., 2007).

К основным (обязательным) учетным документам относятся:

- книга учета поступлений документов;

- список фондов;

- листы фондов;

- лист учета аудиовизуальных документов;

- опись дел, документов;

- реестр описей дел, документов;

- лист учета и описания уникального документа;

- внутренняя опись документов дела (для дел, в состав которых входят уникальные документы);

- список фондов, содержащих особо ценные документы;

- опись особо ценных дел, документов или перечень номеров особо ценных дел;

- реестр описей особо ценных дел, документов;

- дело фонда;

- лист-заверитель дела;

- паспорт архивохранилища.

Книга учета поступлений документов

Книга учета поступлений документов предназначена для учета всех поступивших документов в архив:

- из архивов организаций;

- от физических лиц;

- из других архивных учреждений, а также количества, состава и состояния документов, поступивших на хранение за год.

Все поступающие в архив документы вносятся в книги учета поступлений документов на основании акта приема-передачи документов на хранение, отдельно за период до 1917 г. и период после 1917 года в хронологической последовательности. В пределах года каждое поступление получает один порядковый номер независимо от того, состоит ли оно из одного или нескольких фондов. В то же время, если в течение года документы одного и того же фонда поступают несколько раз, то каждое поступление будет самостоятельным под своим порядковым номером.

Если фонд поступает впервые, ему присваивается очередной порядковый номер по списку фондов.

Если поступившие документы являются частью фонда, уже находящегося на хранении, то в графе 9 книги учета поступлений указывается номер, присвоенный этому фонду ранее, а в графе «Примечание» делается отметка «Дополнительный прием».

В графе 3 «Наименование организации, от которой поступили документы», указывается наименование учреждения - сдатчика, под которым она существует на момент передачи документов, в отличие от графы 5, где указывается название организации -фондообразователя на последний год сдаваемых дел.

При сдаче документов личного происхождения в графе 3 указывается фамилия и инициалы лица, сдавшего на хранение документы, а в графе 5 официальное название фонда личного происхождения.

В графе 8 «Краткая характеристика состояния документов» указывается состав поступившей документации: управленческая (упр.), научно-техническая документация (нтд), по личному составу (л/с), личного происхождения (л/п).

На 1 января каждого года подводится итог о количестве поступивших за год документов. Единицы и формы учета электронных документов определяются задачами и сроками хранения документов. Требования к учету в делопроизводстве и архиве организации могут быть существенно менее жесткими, чем в государственном архиве при постановке электронных документов на государственный учет.

В проекте «Порядок государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации» разработаном взамен Регламента государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации, утвержденного приказом Росархива от 11 марта 1997 г. № 11 (опубликован проект на сайте Росархива) под единицей хранения документов Архивного фонда Российской Федерации – физически обособленный документ или архивные документы;

под архивным фондом – совокупность архивных документов исторически или логически связанных между собой. К архивному фонду приравнивается архивная коллекция;

под документом государственного учета – документ установленной настоящим Порядком формы, отражающий объем, состав и/или содержание, а также физическое состояние или условия хранения документов Архивного фонда Российской Федерации;

под сводным документом государственного учета – документ, содержащий суммарные данные документов государственного учета;

под учетной базой данных – электронная база данных, созданная на программном обеспечении, предоставленном Федеральным архивным агентством (Росархивом), и содержащая описания архивных фондов в соответствии с перечнем элементов описания, определенным настоящим Порядком;

под сводной учетной базой данных – электронная база данных, содержащая суммарную информацию учетных баз данных;

под государственным учетом – система учета документов Архивного фонда Российской Федерации, основанная на сосредоточении в уполномоченных органах исполнительной власти в области архивного дела документов государственного учета, учетных баз данных, составлении сводных документов государственного учета, сводных учетных баз данных и предоставление информации, содержащейся в них в сети Интернет.

Государственный учет документов организуется на основе трех принципов: централизации, преемственности учетных документов на всех стадиях работы (в делопроизводстве, в ведомственном ар­хиве, в государственном или муниципальном архиве), динамичности.

Приоритетное направление в области внедрения автоматизированных архивных технологий, в том числе при работе с документами на новейших носителях – развитие общеотраслевой системы автоматизированного централизованного государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации.

Автоматизация системы централизованного государственного учёта документов Архивного фонда Российской Федерации, проводится на базе ПК «Архивный фонд» . При разработке его первых версий еще в начале 1990-х гг. в качестве стратегических целей были определены: полный охват архивов всех уровней и органов управления архивным делом; учёт всех видов документации; полный учёт архивных документов на уровнях фонда и описи; автоматизированное формирование архивных учётных документов.

Из всех нормативных и методических документов наибольшее внимание учету электронных документов уделено в "Основных правилах работы организаций" (2002). Но эти правила имеют существенные недостатки.

Например, Правила предлагают рассматривать в качестве "единицы учета электронных документов" – "единицу хранения или их комплект с записью файла(ов), составляющих единый программно-информационный объект (текст, гипертекст, мультимедиа, база данных и т.п.), а также сопроводительную документацию". Но что такое "программно-информационный объект" определить достаточно сложно, однозначного ответа здесь быть не может. К тому же подобное определение и предлагаемая в Правилах форма учета электронных документов (лишь на очень высоком уровне агрегирования) не способствуют выполнению задач по проверке наличия документов. Недостаточно учитывать только лишь единицы хранения и даже "программно-информационные объекты". При копировании электронных документов на другой носитель "программно-информационный объект" может быть скопирован не полностью, что приведет к некорректному прочтению документа. Предлагаемая Правилами форма описи электронных документов не позволит выявить эту "пропажу".

Необходим учет и опись более мелких объектов: файлов и директорий (папок) файловой структуры, т.е. визуально обособленных объектов файловой структуры компьютера. Именно их следует рассматривать единицами учета электронных документов для архивов всех уровней. в оперативном управлении (в делопроизводстве) электронных документов могут размещаться на сервере или винчестере компьютера. В этом случае отпадает необходимость внесения в опись электронных документов идентификации носителя. Но и при переносе электронных документов на внешние носители необходимость внесения идентификации носителя в описательные статьи описи является излишней. Какими бы надежными носители ни были, существует определенная вероятность их утраты. При этом файлы с электронными документами будут записаны на другой носитель (с другой идентификацией), а опись придется пересоставлять или исправлять.

В последние годы в рамках государственных программ развития архивной отрасли проведена значительная работа по созданию, продвижению и развитию этой системы. Определена и создана модель системы баз данных, необходимых как архиву, так и отрасли в целом, определено взаимодействие баз данных в самом архиве и по иерархии – с базами данных органов управлений архивным делом и БД Росархива; обозначены основные требования к программному обеспечению, выполняющему функции автоматизированного госучета:

• оно должно быть унифицированным по отрасли;

• должна быть преемственность по отношению к традиционным методикам, а также к предшествующему программному обеспечению;

• для облегчения работы с программным обеспечением, оно должно иметь дружественный интерфейс;

• работать как в автономном, так и в сетевом режимах.

ПК «Архивный фонд» создает возможность учёта кино-, фоно-, видео- и электронных документов. Можно будет распечатывать опись и, заверив её надлежащим образом, получать полноценный традиционный документ госучёта.

Более полную автоматизацию учёта архивных документов обеспечивает функция пересчёта объёмных показателей при движении документов. Программой автоматически создаются паспорт архива и практически все учётные формы, являющиеся приложениями к Правилам организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук.

Рис. Диалоговое окно Паспорт архива

Обеспечивается возможность в автоматизированном режиме конвертировать в 4-ю версию сведения, накопленные в формате 3-й версии ПК «Архивный фонд».

Рис. Диалоговое окно ПК «Архивный фонд»

Учету подлежат все хранящиеся в государственном и муниципальном архиве в составе соответствующего фонда электронные дела, электронные документы (файлы) в составе электронного дела, описи электронных дел. Каждое электронное дело является единицей хранения, размещаемой на обособленном электронном носителе (диске).

Рис. Диалоговое окно ПК «Архивный фонд». Состав и объем архивных документов

Приложение АФ 4.3. (М., 2011) позволяет автоматизировать следующие виды деятельности архива:

- ведение учета и НСА архивных документов, каталогизацию и топографирование документов, формирование отчетов по составу фондов и документов;

- поиск объектов учета (фондов, описей, единиц учета и хранения, документов) по различным реквизитам;

- ведение списков возможных значений реквизитов объектов учета, паспортов архива и архивохранилищ, формирование отчетов, ведение списка пользователей и управление их правами;

- импорт базы данных архива предыдущих версий;

- резервное копирование базы данных архива.

Учет производится путем присвоения единицам хранения учетных номеров.

Каждой единице хранения электронных документов в целях ее идентификации присваивается архивный шифр – условное обозначение, включающее:

- официальное сокращенное наименование государственного (муниципального архива);

- номер архивного фонда;

- номер описи электронных дел;

- номер единицы хранения электронных документов по описи электронных дел;

- вид носителя (например: CD-R, DVD-R);

- указание в скобках статуса экземпляра носителя: (осн.) – основной, (раб.) – рабочий.

Архивный шифр – обозначение, присваиваемое каждой единице учета с целью обеспечения ее идентификации при использовании. Архивный шифр состоит из номеров: архивного фонда (архивной коллекции), описи (информационного ресурса), единицы учета, которые указываются вслед за сокращенным названием архива (его официальной аббревиатурой).

Хранение учетных документов для государственных и муниципальных архивов осуществляется в установленном Правилами (М., 2007) порядке, для архивов организаций Основными правилами работы архивов организаций (М., 2002).

Основной единицей учета электронных документов является единица хранения электронных документов (электронное дело).

Учетными единицами электронных документов являются:

– архивный фонд, архивная коллекция;

– единицы хранения электронных документов;

– информационный ресурс;

– единицы учета электронных документов. При наличии соответствующей информационной системы архива может быть организован учет каждого электронного документа, включенного в электронное дело в виде файла.

Управление правами пользователей АФ 4.3 осуществляется с помощью ролей. Каждой роли могут назначаться определённые права доступа к документам и функциям приложения. Роли назначаются всем пользователям приложения. Приложение поддерживает четыре стандартных (предустановленных) роли:

Пользователи

- Читатели (могут осуществлять поиск и просмотр информации, формирование отчётов)

- Архивисты (имеют все права читателей, а также возможность добавлять и редактировать информацию)

Технологи (могут осуществлять настройку справочников АФ 4.3, ведение списка пользователей и назначение прав, общий контроль содержания базы данных

Администраторы (обеспечивают работоспособность всех подсистем приложения АФ 4.3)

Приложение АФ 4.3 предназначено для автоматизации следующих функций:

- ведение учета и НСА на уровне архивного фонда;

- ведение учета и НСА на уровне описи;

- ведение учета и НСА на уровне единиц хранения/ единиц учета:

- учет движения документов;

- формирование паспорта архива;

- формирование паспорта архивохранилища;

- каталогизация по ЕКДИ;

- топография;

- формирование отчетов;

- поиск информации;

- ведение списка пользователей и назначение прав пользователей;

- протоколирование действий пользователей в программном комплексе;

- импорт баз данных предыдущих версий;

- резервное копирование базы данных

При использовании ПК «Архивный фонд» требуется определенное техническое обеспечение сервера базы данных:

- Процессор: Intel® Pentium™ 1Ghz и выше;

- Оперативная память сервера: 1 GB;

- Дисковое пространство для СУБД MSSQL 2005: 4 GB.

Программное обеспечение сервера базы данных:

а) Операционная система: Win 2003 Srv, Win 2008 Srv, Win 2008 R2 Srv;

б) СУБД: MS SQL Server 2005, MS SQL Server 2008, MS SQL Server 2008 R2;

Программное обеспечение сервера приложений:

а) Операционная система: Win 2003 Srv, Win 2008 Srv, Win 2008 R2 Srv;

б) IIS (Internet Information Services) 6.0;

в) .NET Framework 3.5 SP1

Программное обеспечение клиента:

а) Операционная система MS Windows XP (SP3) / Vista / Seven;

б) Интернет-браузер MS Inernet Explorer 6.0, либо альтернативный (Mozilla Firefox 3.5, Google Chrome 5.0, Opera 9.0);

в) Офисный пакет Microsoft Office 2003.

Новая версия имеет особенности интерфейса

Рис. Главная страница АФ 4.3

Приложение АФ использует веб-интерфейс, поэтому навигация по страницам АФ осуществляется с помощью гиперссылок, а также дополнительных элементов управления.

Кнопочное меню (Рисунок) содержит основные кнопки для работы с карточками и списками. Состав и количество кнопок зависят от вида текущей карточки (списка) и прав доступа пользователя.

Рис. Кнопочное меню

Панель с вкладками позволяет сгруппировать элементы управления по какому-либо признаку. Панель состоит из двух областей: области элементов управления и области кнопок перехода между вкладками. На каждой кнопке перехода написано название соответствующей вкладки. Переход на вкладку осуществляется нажатием соответствующей кнопки. Нажатая кнопка (кнопка текущей вкладки) выделена цветом.

В карточках фонда и описи существует возможность использования «горячих клавиш» для перехода между вкладками. Для перехода к нужной вкладке нажмите клавиши Ctrl + 0..9. При этом комбинация Ctrl + 0 – открывает десятую вкладку, Ctrl + 1 – первую, Ctrl + 2 – вторую и т.д.

Рис. Панель с вкладками

При учете электронных архивных документов под единицами измерения объема информации принимаются байты и мегабайты.

Для указания единицы учета, в которую входит текущая единица хранения в ПК Архивный фонд 4.3. Доступно для типов документации «Видеодокументы» (тип носителя – традиционный), «Кинодокументы» (тип носителя – традиционный или электронный) «НТД» (тип носителя – электронный), «Фонодокументы» (тип носителя – традиционный или электронный). Программа как видим адаптирована для учета кино,- фоно- и НТД документов, но пока не рассчитана на поступление управленческой документации в электронной форме.

Электронные фотодокументы обладают специфическими свойствами, присущими разным видам документации. Если рассматривать характеристики, отражающие их функциональный аспект, то, безусловно, можно говорить об электронных фотографиях как разновидности «традиционных» фотодокументов. Если же акцентировать внимание на технических параметрах, то сразу бросаются в глаза их кардинальные различия.

Специфика электронного фотодокумента как подвида электронных документов заключается, прежде всего, в том, что человек не может воспринимать его в том физическом виде, в каком он зафиксирован на носителе. Фотодокументы, созданные посредством новых информационных технологий, не привязаны жёстко к определенному носителю информации, как это было ранее с фотобумагой, фотопленкой или стеклом. Они могут быть зафиксированы на носителях разных типов. Физическая и логическая структура таких фотографий не только не совпадает с прежними представлениями о фотодокументе, но и зависит от способа размещения данных на машинных носителях и от используемых программных и технических средств. Еще одна их особенность заключается в том, что электронные фотографии находятся в прямой зависимости от информационных технологий, которые имеют необратимую тенденцию устаревать. В этой связи велика опасность утраты доступа к ним, спустя определенный период времени, когда при наличии физического носителя информации из-за отсутствия соответствующей техники или программного обеспечения электронную запись невозможно будет прочесть.

В целом, выявляя специфику электронных фотодокументов, можно сделать вывод, что они обладают как характеристиками, присущими аудиовизуальной и электронной документации, так и своими собственными уникальными характеристиками. Это, на мой взгляд, даёт основания выделять их в самостоятельную категорию документов, требующую специального нормативного регулирования. Тем не менее, ни на уровне законодательном, ни на уровне подзаконных актов мы сегодня не встретим терминов типа «электронные фотодокументы» или «электронная аудиовизуальная документация». Соответственно, практически отсутствуют и нормативно-методические разработки, определяющие правила и рекомендации по работе с ними. Такая ситуация порождает определённые трудности в практической работе по комплектованию архивов электронными фотодокументами и их учете.

Прежде всего, возникает вопрос, что можно считать единицей хранения и единицей учёта электронных фотодокументов. Если считать электронные фотографии разновидностью традиционных фотодокументов, то, согласно «Правил…», (М., 2007), единицей хранения и единицей учёта должен быть фотоотпечаток, сделанный с помощью выводящего устройства. При этом сам файл, содержащий электронный фотодокумент, становится непонятным довеском, информации о котором нет места в стандартной форме № 37описи фотодокументов, утверждённой приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций РФ от 10 сентября 2007 года № 1273.

Если же считать электронные фотографии разновидностью электронных документов, то в соответствии с теми же Правилами единицей учёта является сам файл, а единицей хранения становится тот носитель, на котором этот файл записан (например, дискета, компакт-диск, винчестер, или флэш-память). В этом случае распечатка на бумаге изображения, содержащегося в файле, необходима лишь для создания обычного контрольного отпечатка. Вместе с тем, и в данном случае стандартная форма № 42 описи электронных документов, утверждённая приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций РФ от 10 сентября 2007 года № 1273, мало подходит для описания электронных фотодокументов, поскольку в ней нет граф, необходимых при описании любого аудиовизуального документа.

Отсутствие нормативно-методических основ, регулирующих работу с электронными фотодокументами, порождает неопределённость и в ряде других вопросов. Например, нет чёткого представления о существенных технических параметрах, которым должен соответствовать электронный фотодокумент, передаваемый на хранение. Это касается как определения допустимых (или рекомендуемых) графических форматов файлов, так и установления пограничных значений параметров, непосредственно определяющих качество изображения (разрешение фотоснимка, его размер и т. д.).

Учет документов на электронных носителях осуществляется централизованно специальным подразделением архива или возлагается на специально выделенного работника. Кроме централизованного учета ведется учет документов в каждом хранилище. В хранилище назначается работник, ответственный за учет документов хранилища.

Записи в учетные документы вносятся только работниками, ответственными за учет.

Вот как выглядит эта процедура в программе «Архивный Фонд»

1. Создание акта

Создание акта возможно только в карточке фонда. Созданный акт автоматически связывается с данным фондом и становится доступен для прикрепления к нему объектов учёта, содержащихся в фонде.

1. Откройте (или создайте и сохраните) карточку фонда, в котором нужно создать новый акт.

2. Нажмите в кнопочном меню кнопку . Откроется карточка нового акта (Рисунок 1).

Рисунок 1

3. Заполните обязательные поля: номер акта и дата акта.

4. Выберите значение Тип акта, нажав ссылку выбрать и выбрав значение из справочника.

5. Выберите из списка тип движения в поле Движение.

6. В поле Объект выберите из списка тип объектов учёта, которые будут прикрепляться к данному акту. Обратите внимание, что по типу движения «поступление» могут проходить только объекты описи и россыпи.

7. Заполните остальные необходимые поля.

8. Сохраните акт.

Прикрепление объектов учёта к актам

Объекты учёта можно прикреплять к актам или в карточке объекта учёта, или из списка объектов учёта (функция Движение).

Прикрепление объекта учёта к акту в карточке.

1. Откройте (или создайте и сохраните) карточку объекта учёта (описи, россыпи, единицы хранения, единицы учёта).

2. Откройте вкладку «Акты и топографирование» (для описи или единицы хранения/учёта).

3. В секции Акты добавьте новую строку.

4. Нажмите ссылку Выбрать. Откроется список актов для данного типа объекта.

5. Выберите акт из списка.

6. Сохраните карточку объекта учёта. Поля акта в добавленной строке обновятся.

7. При необходимости добавить ещё акты повторите действия 3-5(6).

Прикрепление объектов учёта к акту из списка

1. Откройте карточку фонда.

2. Перейдите в список необходимых объектов учёта данного фонда.

3. Нажмите кнопку Движение в кнопочном меню. В списке появится столбец селекторов.

4. Отметьте необходимые селекторы для выбора прикрепляемых объектов учёта.

5. Нажмите кнопку Прикрепить. Откроется окно со списком актов.

6. Выберите необходимые акты.

7. Нажмите кнопку Прикрепить.

Порядок и схема учета документов на электронных носителях в архиве утверждаются распоряжением директора архива. Порядок учета документов в архиве определяет состав учетных документов и учетных баз данных, ведущихся централизованно и в каждом хранилище; закрепляет последовательность выполнения работ по учету при приеме и выбытии документов, проведении других видов архивных работ с указанием, в каком структурном подразделении какие учетные документы, учетные базы данных, когда и кем заполняются; отражает взаимосвязь учета, ведущегося в хранилищах, с учетом по архиву в целом, в том числе определяет периодичность сверки учетных документов хранилищ с учет-ными документами архива.

Схема учета электронных документов в графической форме фиксирует порядок учета.

Учетные документы, кроме электронного реестра описей единиц учета электронных документов, предназначены для служебного пользования и пользователям не выдаются. В отдельных случаях по решению руководства архива могут быть выданы дела фондов.

Единицами учета электронных документов электронного архива являются:

– папка (директория) – совокупность компьютерных файлов и вложенных папок (под-директорий), логически и структурно обособленных в составе информационного ресурса («папка–раздел/подраздел», «папка–дело», «папка–документ»);

– компьютерный файл;

– таблица файла реляционной базы данных;

– лист файла электронной таблицы.

Под единицей хранения электронных документов понимается физически обособленный электронный носитель с записью документов: оптический диск, магнитооптический диск, магнитная дискета. После выбытия из архива единицы хранения ее учетный номер другим электронным носителям не присваивается.

Система учетных документов архива – это комплекс взаимосвязанных учетных документов и баз данных, отражающих количество и состав документов архива и их изменение, являющаяся составной частью системы государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации.

Архив может ввести дополнительно вспомогательные учетные документы для учета электронных архивных документов. В их состав могут входить:

- книга учета дополнительных экземпляров электронных документов;

- лист учета электронных документов фонда;

- карточка единицы хранения электронных документов.

Учетные документы могут вестись в электронном виде в информационной системе архива.

Основные учетные документы архива это:

- книга учета поступлений документов на электронных носителях применятся для учета каждого поступления документов в архив, а также количества и состава электронных документов и сопроводительной технической документации к ним, поступивших на хранение за определенный период времени; состояния их описания;

- книга учета единиц хранения электронных документов – для регистрации, учета поступления на хранение и наличия электронных носителей с записью документов за определенный период времени и их характеристики;

- список фондов – для регистрации принятых на хранение архивных фондов и архивных коллекций, присвоения им номеров, идентификации смежных комплексов документов в других архивах, учета количества архивных фондов и архивных коллекций, находящихся на хранении и выбывших;

- список фондов, содержащих особо ценные документы на электронных носителях – для учета фондов, содержащих особо ценные электронные документы;

- лист фонда – для учета в рамках архивного фонда, архивной кол-лекции количества и состава единиц хранения, количества и состава информационных ресурсов (описей), их нумерации, количества, состава и совокупного объема единиц учета электронных документов, состояния их описания, динамики изменений по каждой описи и фонду (коллекции) в целом, фиксации изменений в названии фонда, учета количества и со-става поступившей вместе с электронными документами сопроводительной технической документации на бумажном носителе;

- лист выбытия единиц хранения – для учета выбытия из архива единиц хранения;

- лист учета копий документов на электронных носителях в страховых и пользовательских форматах – для учета в рамках архивного фонда количества и состава описей копий электронных документов в страховых и пользовательских форматах, их нумерации, количества и совокупного объема единиц учета электронных документов в страховых и пользовательских форматах;

- опись единиц учета электронных документов – для поединичного и суммарного учета единиц учета электронных документов, закрепления порядка их систематизации, учета изменений в составе и объеме единиц учета электронных документов, включенных в данную опись, их записи на носители и миграции в страховые и пользовательские форматы;

- опись единиц учета особо ценных документов на электронных носителях – для поединичного и суммарного учета единиц учета особо ценных электронных документов;

- реестр описей единиц учета электронных документов – для регистрации описей (томов описей) единиц учета электронных документов, учета их количества и состава;

- реестр описей единиц учета особо ценных электронных документов – для учета количества описей единиц учета особо ценных электронных документов;

- карточка единицы хранения электронных документов – для учета и описания единиц хранения электронных документов (электронных носителей), учета записей электронных документов и НСА на носитель и сведений, необходимых для проверки аутентичности электронных документов;

- дело фонда — комплекс документов по истории фондообразователя и фонда, ведется на каждый архивный фонд и архивную коллекцию.

В архиве составляются документы централизованного государственного учета:

– паспорт архива;

– карточка фонда;

– сведения об изменениях в составе и объеме фондов на 01.01.00 следующего за отчетным годом.

Учет документов в архиве ведется общий вне зависимости от вида хранимой документации (управленческая документация, НТД, документы личного происхождения, коллекции интернет-документов и т.п.). Книга учета поступлений документов, список и листы фондов ведутся с общей порядковой нумерацией фондов.

Рассмотрим процесс учета поступления и выбытия электронных архивных документов.

Учет поступления электронных архивных документов в архив осуществляется на основании:

- акта приема–передачи электронных документов на хранение;

- акта приема на хранение электронных документов личного происхождения.

Все принятые в архив электронные документы, вносятся в книгу учета поступлений документов.

Учет выбытия электронных архивных документов из архива осуществляется в соответствии с Правилами и на основании:

- акта о выделении к уничтожению единиц хранения электронных документов, не подлежащих хранению;

- акта о неисправимых повреждениях единиц хранения электронных документов;

- акта приема–передачи электронных документов на хранение (в другой государственный архив);

- акта о не обнаружении электронных документов, пути розыска которых исчерпаны;

- акта возврата электронных документов собственнику.

Электронные документы снимаются с учета также в результате проведения отдельных видов архивных работ.

При выбытии отдельных единиц учета электронных документов в соответствующей описи делается новая итоговая запись, где указываются выбывшие единицы учета.

В архиве организации ведется централизованный учет электронных документов, осуществляемый раздельно по основным и рабочим экземплярам электронных документов.

Для фиксации учетных данных об электронных документах в архиве организации используются следующие учетные документы:

- книга учета поступления электронных носителей (инвентарная книга в пределах архивохранилища);

- книга учета единиц хранения электронных документов (электронных дел);

- список фондов;

- лист фонда;

- лист учета электронных документов фонда;

- описи электронных дел;

- реестр описей.

При приеме электронных документов в архив организации в Книге учета поступления электронных носителей (инвентарной книге) указывается наименование обособленных материальных носителей, статус экземпляра обособленных материальных носителей (основной, рабочий), объем информации (в байтах), общее количество единиц хранения электронных документов (по описям), количество включенных в них электронных документов (по внутренним описям). На 1 января каждого года подводится итог количества поступивших и выбывших за год носителей электронных документов.

Книга учета единиц хранения электронных документов предназначена для регистрации, учета поступления в архив и выбытия единиц хранения электронных документов (электронных дел) и присвоения единицам хранения учетных номеров. Учетный номер единицы хранения электронных может содержать указание статуса экземпляра обособленных материальных носителей (основной, рабочий), номер основного экземпляра носителя или номер рабочего экземпляра носителя, а также номера описей электронных документов. На 1 января каждого года подводится итог количества поступивших и выбывших за год единиц хранения и общее количество единиц хранения, находящихся на хранении.

При первом поступлении электронных документов в архив организации составляется лист учета электронных документов фонда.

Опись электронных дел является основным первичным учетным документом, применяемым для учета электронных дел постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, а также описанных электронных документов Архивного фонда Российской Федерации, предназначенных для передачи в государственный или муниципальный архив.

В описи ведется поединичный учет единиц хранения электронных документов (электронных дел) путем закрепления за каждым самостоятельного номера. Единицы хранения электронных документов учитываются в описи в соответствии с их систематизацией и сквозной нумерацией за порядковыми учетными номерами.

Вот как выглядит процедура в программе «Архивный фонд»:

Пересчёт реквизитов единиц хранения/учёта

При нажатии кнопки открывается окно выбора пересчитываемых реквизитов, сгруппированных по вкладкам (Рисунок 1)

Рисунок 1

Выберите пересчитываемые реквизиты и нажмите кнопку Пересчитать. Если пересчёт занимает заметное время, то появится индикатор процесса. Расчёт реквизитов единиц хранения/учёта осуществляется по значениям в полях документов, содержащихся в данных единицах хранения/учёта. Чтобы вывести результаты расчёта на экран, необходимо загрузить данные в карточку, нажав F5. Рассчитанные значения потом можно изменить вручную. Результаты расчёта сохраняются в базе данных и не могут быть отменены.

Чтобы выбрать реквизиты для пересчёта списка единиц хранения/учёта, необходимо нажать кнопку в списке единиц хранения/учёта.

Подлинник описи электронных дел оформляется на бумажном носителе.

В конце описи оформляется итоговая запись, в которой указывается количество единиц учета, т.е. электронных дел (цифрами и в круглых скобках – прописью), объем единиц учета электронных документов в байтах, общее количество единиц хранения (основных и рабочих), форматы файлов и иные количественные характеристики электронных дел. Итоговая запись подписывается ее составителем с указанием должности и даты составления.

Структурные подразделения организации при подготовке электронных документов к сдаче в архив оформляют сдаточные описи электронных дел, которые служат учетными документами и основой для составления в архиве соответствующего годового раздела сводной описи единиц хранения электронных документов постоянного срока хранения и представления его для утверждения в установленном порядке. Сдаточные описи структурных подразделений подлежат хранению в деле фонда до передачи электронных документов за эти годы на постоянное хранение.

Реестр описей ведется в архиве организации в общем порядке, установленном для ведения реестров описей.

Сведения о единицах хранения электронных документов отражаются в деле фонда. В схеме систематизации фонда должна быть отражена систематизация электронных дел; в состав дела фонда могут быть включены рабочие инструкции по работе с электронными документами фонда, а также акты передачи электронных документов на государственное или муниципальное хранение; акты, отражающие текущую организацию хранения электронных документов (проверки наличия и состояния документов на электронных носителях, проверки физического и технического состояния электронных документов); акты, фиксирующие изменения в составе и объеме электронных документов (о выделении к уничтожению электронных документов, не подлежащих хранению; о неисправимых повреждениях электронных документов; о технических ошибках в учетных документах; о создании рабочего экземпляра электронных документов; о копировании электронных документов; проведении конвертирования или миграции электронных документов; акт описания документов, переработки описей единиц хранения электронных документов); акты выявления вредоносных компьютерных программ в электронных документах.

Все документы в деле фонда располагаются в хронологической последовательности. На документы дела фонда составляется внутренняя опись, листы дела нумеруются; к делу фонда составляется заверительная надпись. По мере пополнения фонда заверительная надпись и внутренняя опись пересоставляются.

Сдаточная опись электронных документов, подготовленная в структурном подразделении организации, является первичным учетным документом для единиц хранения электронных документов постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе для составления описи электронных дел, передаваемых на постоянное хранение в государственный (муниципальный) архив.

Описи электронных дел составляются не позднее чем через один год после завершения формирования электронного дела в делопроизводстве.

При составлении сдаточной описи электронных дел в структурном подразделении соблюдаются следующие требования:

- заголовки электронных дел вносятся в опись в соответствии с принятой схемой систематизации на основе номенклатуры дел;

- каждое электронное дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером;

- если электронное дело состоит из нескольких томов или частей, то каждый том или часть вносятся в опись под самостоятельным номером;

- графа описи «Примечание» используется для отметок о приеме электронных дел, особенностях их физического состояния, передаче другим структурным подразделением со ссылкой на акт, наличии копий и т.п.

Порядок присвоения номеров сдаточным описям структурных подразделений устанавливается архивом организации.

Объектом описания в сдаточной описи являются единицы хранения электронных документов. Описательная статья единицы хранения (электронного дела) включает в себя следующие элементы:

- номер по порядку в пределах описи;

- индекс единицы хранения электронных документов по описи;

- заголовок электронного дела;

- крайние даты;

- срок хранения;

- тип носителя (основного экземпляра, рабочего экземпляра);

- объем (в байтах).

На основной и рабочий экземпляры электронных документов составляются отдельные сдаточные описи.

В конце описи оформляется итоговая запись, в которой указывается количество единиц хранения электронных документов (цифрами и в круглых скобках – прописью); первый и последний номера единиц учета по описи, пропущенные номера.

К сдаточной описи может составляться предисловие с указанием программного обеспечения, его версии и других технологических характеристик информационных систем.

Электронные дела постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения передаются в архив организации ежегодно не позднее чем через 3 года после завершения работы с документами.

Передача электронных дел в архив организации производится в упорядоченном состоянии на основании сдаточных описей.

Документы на обособленных электронных носителях физически перемещаются из структурных подразделений в архив организации.

Информационная система архива организации должна поддерживать требования к организации архивного хранения и использования электронных документов и иметь:

- программные средства для преобразования компьютерных форматов (конверторы);

- программные средства для просмотра электронных документов в разнообразных форматах;

- возможность проводить копирование, конвертирование и миграцию электронных документов;

- специализированное программное обеспечение для поиска электронных документов, хранящихся в архиве.

При приеме единиц хранения электронных документов в архив:

- проверяется соответствие единиц хранения сдаточным описям;

- проводится проверка физического и технического состояния обособленных электронных носителей, в первую очередь проверка на наличие вредоносных компьютерных программ;

- проводится проверка наличия и технического состояния электронных документов (проверка воспроизводимости каждого файла каждого экземпляра – основного и рабочего).

Прием электронных документов в архив оформляется составлением итоговой записи в конце каждого экземпляра сдаточной описи, в которой цифрами и прописью указывается количество фактически принятых в архив электронных носителей, их объем в байтах, номера отсутствующих электронных носителей, дата приема–передачи, подтверждаемой подписями сотрудника архива и сотрудника структурного подразделения, передавшего электронные документы.

Обособленные материальные носители единиц хранения должны иметь футляры, каждый футляр должен быть снабжен фронтальным вкладышем.

После приема электронных дел в архив вкладыши, помещенные в футляр единицы хранения в структурном подразделении, заменяются на фронтальные вкладыши, оформляемые в архиве.

На фронтальном вкладыше, оформляемом в архиве, указывается:

- сокращенное название организации;

- учетный номер единицы хранения;

- статус экземпляра электронных документов: «Осн.» (основной) или «Раб.» (рабочий);

- номер фонда;

- номер описи электронных дел;

-крайние даты электронных документов;

- при необходимости делаются дополнительные отметки об ограничении доступа и т.п.

Фронтальный вкладыш помещается в футляр единицы хранения (диска) таким образом, чтобы надписи на нем были видны при закрытом футляре.

Надписи исполняются каким-либо печатным способом или специальными черными водостойкими чернилами, для них возможно использование штампов и других аналогичных средств.

На обособленный материальный носитель электронных документов несмываемым водостойким маркером наносится учетный номер единицы хранения электронных документов (электронного дела) с указанием типа экземпляра: «Осн.» (основной) или «Раб.» (рабочий).

Документы при передаче в архив конвертируются на носители архива - магнитооптические диски, на которых и будет осуществляться их последующее хранение. Действующая система предполагает раздельное хранение самих документов (помещенных в хранилище) и справочной информации о них, которая находится в базе данных на основе системы управления базами данных (СУБД) MS SQL-Server. Система предусматривает автоматизацию всех функций архива, начиная от учета организаций - источников комплектования и кончая учетом выдачи документов пользователям. Единственным исключением является поиск и доставка из хранилища дисков (автоматизация этой функции на первом этапе, при малом объеме хранимых документов, признана нецелесообразной). Диск с документом, затребованным пользователем, будет вручную доставляться из хранилища. Затем он поступит на автоматизированное рабочее место (АРМ) воспроизведения, который должен преобразовать информацию в человеко-читаемый вид.

Вместе с документами в архив поступает сопроводительная информация, включающая удостоверяющий документ (на бумаге), ведомости машинных носителей и фиксированный набор обязательных реквизитов (информационно-поисковую характеристику, ИПХ) на каждый документ. Перечень реквизитов ИПХ определяется "Правилами учета и передачи электронных (машиночитаемых) документов на государственное хранение", утвержденными приказом председателя Госкомархива 3.04.1997 г., а также СТБ 1221 "Документы электронные. Правила выполнения, обращения и хранения". Обязательными реквизитами являются:

• обозначение и наименование документа;

• даты создания, утверждения и последнего изменения;

• сведения о создателях;

• сведения о защите документа;

• сведения о средствах электронной цифровой подписи или средствах хэширования, необходимых для проверки подписи или контрольной характеристики данного документа;

• сведения о технических и программных средствах, необходимых для воспроизведения документа;

• сведения о составе документа.

Дальнейшая обработка документов, принятых на хранение, осуществляется на АРМ учета. Документу присваивается архивный шифр, в базу данных заносятся сведения об архивном носителе, на который он записывается, об условиях доступа к нему и т.п. Условия доступа к содержанию документов определяются в соответствии с законодательством и с учетом интересов фондообразователей. При необходимости АРМ учета позволяет актуализировать учетные сведения (например, если документ перезаписан на новый носитель или истек срок ограничений на доступ к нему).

Доступ пользователей к описаниям документов в базе данных возможен как в локальной вычислительной сети архива, так и удаленно - через Интернет. И в том, и в другом случае для этого служит АРМ читального зала, разработанный в форме интернет-браузера. С его помощью пользователь может найти нужный документ и, при наличии у него требуемых прав доступа, заказать его копию. Программы сопровождения процессов могут обеспечивать доступ к информации различными способами - путем предоставления электронных копий документов в читальном зале архива, выдачи их твердых копий на бумажных носителях, передачи по каналам телекоммуникаций и в виде публикаций на компакт-дисках.

Единицы учета и единицы хранения электронных документов выбывают из архива на основании:

– акта о выделении к уничтожению единиц учета и единиц хранения электронных документов, не подлежащих хранению;

– акта о неисправимых повреждениях единиц хранения электронных документов ;

– акта о неисправимых повреждениях единиц учета электронных документов ;

– акта приема–передачи электронных документов на хранение (в другой государственный архив) ;

– акта о необнаружении документов на электронных носителях, пути розыска которых исчерпаны ;

– акта возврата электронных документов собственнику .

Документы могут быть сняты с учета также в результате проведения отдельных видов архивных работ.

При выбытии отдельных единиц учета описанных электронных документов в удостоверяющем листе соответствующей описи делается новая итоговая запись, где указываются выбывшие единицы учета. При выделении к уничтожению всех электронных документов фонда лист фонда помещаются в дело фонда. Выбытие электронных документов из архивохранилища фиксируется в книге учета движения фондов, единиц хранения и единиц учета электронных документов.

На 1 января каждого года в книге подводится итог выбывших за год информационных ресурсов, единиц учета и единиц хранения электронных документов.

В рамках развития архивного дела в РФ и сохранения преемственности системы учета документов все архивы страны пользуются программой «Архивный фонд».

Рассмотрим основные возможности программы в плане учета документов:

В списке карточек единиц хранения/учёта по-умолчанию отображаются карточки обоих типов. Чтобы отобразить в списке только один тип карточек, выберите в поле со списком Тип нужный тип карточек (Рисунок ).

Рисунок

Тип карточки (единица хранения или единица учёта) выбирается при её создании в поле со списком «Тип», расположенном на строке уровней (Error: Reference source not found). В сохранённой карточке поле редактированию не подлежит.

В таблице 1. представлены поля с необходимыми значениями в соответствии с особенностями документа, данные позиции заполняет работник ответственный за ведение учета документов.

Таблица 1

Название реквизита	Особенности заполнения
Номер	Номер описи состоит из 2х частей: - цифровая часть (8 символов) - буквенная часть (2 символа).
Том	Поле активно для ввода, если тип документации – «Управленческая», «Документы по личному составу», «Документы личного происхождения» или НТД (где тип носителя – традиционный) Комбинация номера (двух частей) и тома должна быть уникальна в рамках описи.
Листов	Количество листов. Может вводиться вручную и рассчитываться автоматически. Поле активно для ввода только для единиц хранения следующих типов: «Управленческая документация», «Документы личного происхождения», «Документы по личному составу» и НТД (если тип носителя – традиционный). Автоматический расчет реализован посредством функции «Пересчет реквизитов единицы учета/единицы хранения».
Заголовок	Заголовок единицы хранения. Вводится вручную
Тип документов	По умолчанию значение реквизита соответствует значению реквизита Тип описи, которой принадлежит данная единица учета/хранения. Реквизит может принимать одно из значений типов документации описи, которой принадлежит данная единица учета/хранения.
Входит в	Для указания единицы учета, в которую входит текущая единица хранения. Доступно для типов документации «Видеодокументы» (тип носителя – традиционный), «Кинодокументы» (тип носителя – традиционный или электронный) «НТД» (тип носителя – электронный), «Фонодокументы» (тип носителя – традиционный или электронный).
Тип носителя	Может принимать одно из двух значений: - «традиционный» - «электронный» Поле доступно для изменения для следующих типов документации: кино, фото, фоно, НТД. По умолчанию значение реквизита соответствует 1) значению одноименного реквизита описи, в которую входит единица хранения/учета, или 2) значению одноименного реквизита единицы учета/хранения, где создается данная единица хранения/учета
Носитель	Выбирается из справочника Носители документов. Значение поля Носитель автоматически дублируется на закладки кино-единицы хранения, фото-единицы хранения, фоно-единицы хранения, видео-единицы хранения, НТД-единицы хранения, МЧД.
Доступ	Выбирается из раскрывающегося списка, содержащего следующие значения: -откр (по умолчанию), -огр.
Хар-ка секретности	Характеристика секретности описи – выбирается из секретности раскрывающегося списка, содержащего следующие значения: -откр; -чс; -с. По умолчанию значение реквизита соответствует значению одноименного реквизита описи, в которую входит единица хранения.
Причина ограничения доступа	Причина ограничения доступа к описи выбирается из справочника «Причины ограничения доступа».
Производственный номер
Делопроизводственный индекс
Топографический указатель	Выбирается из справочника Топографический указатель Поле активно только для единиц хранения.
Категория	Категория единицы хранения. Может принимать одно из трех значений: - «уникальная» - «ценная» - «ОЦД»
Раздел описи	Заполняется автоматически, когда единица учета/хранения создается в рубрике структуры описи. Если структура описи содержит только корневую вершину «Структура описи», то реквизит остается пустым
Язык	Заполняется множественным выбором из справочника Языки.
Точные даты	Вводятся с клавиатуры в текстовом формате.
Начальная дата	Начальный год документов. Может вводиться вручную или рассчитываться автоматически. Автоматический расчет реализован посредством функции "Пересчет реквизитов единицы учета/единицы хранения". Рассчитывается как год самой ранней начальной даты документов данной единицы хранения или самый ранний год единиц учета/хранения, входящих в состав данной единицы хранения/учета.
Неточная	Установленный флажок – признак неточной начальной даты. Может вводиться вручную и рассчитываться автоматически Автоматический расчет реализован посредством функции "Пересчет реквизитов единицы учета/единицы хранения".
Конечная дата	Конечный год документов. Может вводиться вручную или рассчитываться автоматически. Автоматический расчет реализован посредством функции "Пересчет реквизитов единицы учета/единицы хранения". Рассчитывается как год самой поздней конечной даты документов данной единицы хранения или самый поздний год единиц учета/хранения, входящих в состав данной единицы хранения/учета.
Неточная	Установленный флажок –признак неточной конечной даты Может устанавливаться вручную или автоматически Автоматический расчет реализован посредством функции "Пересчет реквизитов единицы учета/единицы хранения".
Особенности	Заполняется множественным выбором из справочника Особенности
В розыске	Установленный флажок – признак того, что единица учета/хранения находится в розыске. Если единица учета находится в розыске, то в розыске находятся все единицы хранения, входящие в единицу учета. Если единица хранения находится в розыске, то в розыске находятся все единицы учета, входящие в единицу хранения.
Неточная	Установленный флажок – признак неточной конечной даты. Может вводиться вручную и рассчитываться автоматически посредством функции «Пересчет реквизитов описи».
Выбыла	Установленный флажок – признак того, что единица учета/ хранения выбыла. Если в описи, в которую входит единица хранения, реквизит Движение имеет значение «Выбыл», то в единице хранения признак «Выбыла» устанавливается автоматически и корректировке не подлежит. Если на единице учета устанавливается признак «Выбыла», то на все единицы хранения, входящие в единицу учета, автоматически устанавливается признак «Выбыла». Если на единице хранения устанавливается признак «Выбыла», то на все единицы учета, входящие в единицу хранения, автоматически устанавливается признак «Выбыла».
Имеет СФ	Установленный флажок – признак того, что единица учета/ хранения имеет страховой фонд. Если единица учета имеет СФ, то все единицы хранения, входящие в единицу учета, имеют СФ. Значение реквизита Кол-во страховых копий устанавливается равным количеству единиц хранения, входящих в единицу учета. Если единица хранения имеет страховой фонд, считается, что все единицы учета, входящие в единицу хранения, имеют страховой фонд.
Имеет ФП	Установленный флажок – признак того, что единица учета/хранения имеет фонд пользования. Если единица учета имеет ФП, то все единицы хранения, входящие в единицу учета, имеют ФП. Если единица хранения имеет ФП, все единицы учета, входящие в единицу хранения, имеют ФП.
Наличие дефектов	Установленный флажок – признак того, что единица учета/хранения имеет дефекты.
Закаталогизирована	Установленный флажок – признак того, что единица учета/хранения закаталогизирована.
Закартонирована	Установленный флажок – признак того, что единица на учета/хранения закартонирована. Поле активно для ввода только для следующих типов документации: управленческая документация, документы личного происхождения, документы по личному составу и НТД (если тип носителя – традиционный).
Имеет в оформлении драг. камни	Установленный флажок – признак того, что единица учета/хранения имеет в оформлении драгоценные камни. Поле активно для ввода только для следующих типов документации: управленческая документация, документы личного происхождения, документы по личному составу и НТД (если тип носителя – тип традиционный).
Является музейным предметом	Установленный флажок – признак того, что единица учета/хранения является музейным предметом. Поле активно для ввода только для следующих типов документации: управленческая документация, документы личного происхождения, документы по личному составу и НТД (если тип носителя – традиционный).
Примечание

А так выглядит окно для внесения данных по фотодокументам. Закладка присутствует в карточке описания, если тип документации - «фотодокументы», а тип носителя – «традиционный» (для единицы хранения) или «электронный» (для единицы учета). Поле со списком «Цветность» может принимать одно из двух значений: - «ч/б» - «цветной» (по умолчанию). Поле со списком «Видовой состав» выбирает значения из справочника «Видовой состав». Поле внешние особенности вводится вручную. Указывается размер, емкость носителя. Поле «Размер» вводится вручную.

Вкладка Электронные документы доступна, если тип носителя – электронный, а тип документации – фотодокументы, кинодокументы, фонодокументы, НТД.

Поле «Количество ед. учета» может заполняться вручную или рассчитываться автоматически. Автоматический расчет осуществляется посредством функции «Пересчет реквизитов единицы учета/единицы хранения».

Несомненно, что нормативная база будет меняться и дальше, что потребует дальнейших доработок системы учета электронных документов. Рано или поздно встанет вопрос совместимости программных средств архива с будущими поколениями операционных систем.

В эпоху электронных документов, для которых можно получить любое количество равнозначных копий, роль архивов неизбежно претерпит изменения. Появляется возможность хранить рабочие экземпляры документов рассредоточенно - там, где в них возникает потребность. Каждый пользователь может с помощью удаленного доступа получить собственную копию, с точки зрения информационной ценности совершенно равнозначную исходному документу. Тем не менее, обеспечение сохранности эталонов электронных документов останется прерогативой архивистов независимо от того, сколько равноценных экземпляров будет находиться в обращении. Более того, централизованное архивохранилище сегодня представляется единственным местом, где такая сохранность может быть гарантирована, ибо только для архивистов забота о документах, вышедших из активного обращения, всегда была и будет важнейшей задачей.