18. Аудит материально-производственных запасов

Аудит учёта материально-производственных запасов

Задачи аудита и источники информации по МПЗ.

Материальные затраты составляют около 2/3 с/с продукции, поэтому контроль за МПЗ важен для ресурсосбережения.

Основные задачи аудита МПЗ:

1 проверка соблюдения условий, обеспечивающих сохранность МПЗ

2 проверка правильности отражения операций по приобретению и отпуску материальных ценностей, по исчислению их фактической с/с, по определению потерь от естественной убыли, перерасхода и незаконного расходования

3 выявление фактов растрат, недостач и хищений

4 установить причины и должностных лиц, виновных в допущенных нарушениях

При полной документальной проверки:

1. проверить организацию складского хозяйства, организацию правильности хранения материальных ценностей

2. выявить полноту своевременность и правильность оприходования МЦ, поступающих по разным каналам

3. проверить полноту, своевременность и правильность отражения расходования МПЗ

4. выявление соблюдения нормативов обеспеченности предприятия ТМЦ, эффективность их использования на предприятии, соответствие данных БУ данным отчётности

Основные источники информации: первичные документы, накладные на отпуск ТМЦ, лимитно-заборные карты, журнал учёта доверенности, карточки складского учёта, отчёты о движении материалов и др. Далее данные синтетического и аналитического учёта по 10, 41, 43 и пр.

Аудит соблюдения условий, обеспечивающих сохранность МПЗ

К этим условиям относятся:

1. Правильный подход к расстановке кадров МОЛ и снабженцев

2. Организация складского хозяйства

3. Организация охраны складов, пропускной системы и внутрихозяйственного контроля за наличием материальной ценности.

При проверке деятельности МОЛ необходимо установить, не привлекались ли они ранее к уголовной ответственности за хищение материалов и денег. Проверяют, заключены ли с МОЛ индивидуальные договоры о материальной ответственности и где они хранятся. Согласованы ли с главным бухгалтером их приём, перемещение и увольнение этих лиц. Эти вопросы аудито проверяет по данным отдела кадров и путём собеседования. В отделе кадров должны быть в наличие договора о полной материальной ответственности. В бухгалтерии предприятия проверяется своевременность и правильность оформления материальной ответственности при смене МОЛ.

Далее необходимо проверит как соблюдатся правила складирвоания матераилов, имеются ли склады и ценности целевого назначения, проверяется нет ли потерь из-за нарушений этих правил. Проверяют, оснащены ли места хранения весами и мерной тарой. Аудитор устанавливает техническое состояние складских помещений.

При внутрихозяйственном контроле также проверка делается на складах семян, минеральных удобрений, ядохимикатов. Перед уборкой урожая следует проверить зернохранилища. Проверяются ёмкости для хранения, противопожарные средства.

Аудитор также изучает установленный в хозяйстве порядок сторожевой охраны, пропускной системы. Далее аудитор проверяет какой контроль за ввозом и вывозом МЦ, проверки можно организовывать внезапно, как бухгалтерия контролирует материально-ответственных лиц. Аудитор проверяет, как выполнялись сроки инвентаризации, не принимались ли необоснованные решения о списании недостач на затраты производства или на финансовые результаты, вместо с взыскания с виновных, правильно ли исчисляется размер естественной убыли, как на предприятии поступают с непригодными запчастями, как списывается порча материальных ценностей. Для изучения всех этих вопросов аудитор берёт данные со счетов 94, 26. обязательным элементом проверки – проверка складского учёта, у кладовщика проверяют ведение книг или карточек складского учёта, аккуратность их оформления.

Аудит операций по поступлению и отпуску МПЗ

Аудитор сверяет данные 2 раздела актива баланса с главной книгой. В контроле за оприходованием МПЗ важно проверить полноту и своевременность оприходования продукции собственного производства. Наряду с приёмами документального контроля широко используются приёмы фактического контроля. Поступление зерна, овощей, картофеля и другой продукции растениеводства, производится путём сверки реестра отправки зерна и другой продукции с поля, накладных на вывоз и других первичных документов по оприходованию продукции, документами по оплате труда.

Обращают внимание на подлинность и правильность составления этих документов. Проверяют баланс продукции. По продукции животноводства следует проверять по форме и по существу журнал учёта надоя молока, дневники поступления с/х продукции и другие учётные документы, сравнивают с документами на оплату труда. Эффективно применять такие процедуры, как контрольные надои молока, контрольный сбор яиц и т.д.

Далее аудитор проверяет правильность оприходования со стороны ТМЦ, проверяется наличие расчётов потребности покупных материалов, проверяется наличие договоров с поставщиками. Все операции по приобретению со стороны должны быть сверены со счетами расчётов, кассой, расчётным счётом и т.д. Если имеются факты неполного оприходования ТМЦ со стороны, аудитор выявляет причины и виновных. По фактам расхождений составляют промежуточные акты и принимают меры к взысканию недостач. Аудитор проверяет ведётся ли в хозяйстве журнал учёта выдачи доверенности, соблюдаются ли порядок выдачи доверенности только работникам данного предприятия, только при наличие наряда или счёта на получение материала с заполнением всех реквизитов на срок не более 15 дней или до месяца. При выявлении фактов недооприходованных покупных ценностей выписывают аудиторы в отдельную ведомость данные: дата их поступления, номера приходных документов, количество, стоимость, место хранения, виновное лицо. Эти данные включаются в акт проверки.

При оформлении выбытия ТМЦ наиболее часто встречаются следующие нарушения:

-по с/х продукции: её хищение во время уборки и порча при хранении, тщательно изучаются аудитором акты на списание семян, сравниваются фактические данные с нормами высева, изучаются ведомости коров, нормы кормления. Поверяются не ли случаев списания на затрат производства, недостач от порч, далее аудитор анализирует расходную часть с/х баланса продукции.

-по минеральным удобрениям часто бывает их порча от небрежного хранения в открытом виде, неправильно вносятся удобрения в почву

-по твёрдому топливу проверяется нет ли фактов неправильного отпуска по низким ценам

-по нефтепродуктам следует приглашать специалистов, далее делают проверки прямо в гаражах, как там поставлен учёт отпуска бензина, сверяют с документами о расходах горючего

-медикаменты, ядохимикаты проверяются тщательно, расход спирта, морфия, правильность их хранения

-нет ли случаев незаконного расходования материалов, запчастей. Проводится встречная сверка с другими счетами.

Все выявленные акты неправильного расходования определяются размеры ущерба, оформляются в актах проверки. Рассчитываются показатели: удельный вес в структуре с/с продукции. Рассчитывают состав и структуру производственных запасов.

Типичные ошибки в учёте МПЗ

Наиболее характерными ошибками являются: не заключение договоров о материальной ответственности, неправильно оформляются документы по приходу и расходу ТМЦ, не ведётся аналитический учёт движение ТМЦ в бухгалтерии, не регулярно производится сверка данных по движению ТМЦ в бухгалтерии и на складе, не проводиться инвентаризация, на складах храниться большое количество неиспользуемых/ ненужных ценностей, неправильно производится списание материалов по видам расходов. Также неверно ведётся учёт НДС по поступившим МЦ.