3. Легкость разворачивания и настройки

Зачастую для внедрения и впоследствии для постоянного сопровождения системы требуется целый штат сотрудников-программистов. Этот факт должен учитываться при приобретении ПО, так как это может привести к большим финансовым затратам на протяжении всего периода эксплуатации системы.

В рассматриваемой компании нет программиста, который смог бы выполнить полноценную настройку новой системы или дописать к ней какие-либо дополнения.

4. Функциональность системы

Функциональность – это другая область, которая должна рассматриваться при решении вопроса о приобретении. Системы могут обладать очень большим набором выполняемых функций. Однако при анализе имеет смысл решить, будет ли вся предлагаемая функциональность использоваться в организации.

Компания не согласна платить 100% цену ради ПО, и получить при этом 50-80% функциональности.

5. Список дел (ToDo List)

Важно, чтоб для каждого работника система готовила список дел. Причем список может включать дела из разных проектов. Также необходимо, чтобы система выделяла перечень задач, которые необходимо выполнить сегодня. Желательно, чтоб такой список имел возможность различной сортировки и фильтрации, например сортировка по срочности, по важности, и т.п.

6. Новые события

Должно быть реализовано информирование пользователя о новых событиях, к которым он имеет отношение. Например, появился новый комментарий к задаче, в которой сотрудник отмечен, как контакт. Или сотруднику кто-то поручает новую задачу. А необходимо наличие оповещения о том, что необходимо выполнить отложенную по какой-либо причине задачу.

7. Иерархическая структура задач

Поскольку внутри проектов компании количество задач может быть достаточно большим, необходима возможность выстраивания задач внутри проекта в иерархическую структуру. При этом необходимо, чтобы степень вложенности задач не ограничивалась.

8. Хранение файлов.

Часто требуется, чтобы к задаче или другому объекту можно было бы прикрепить любое количество файлов (картинок, описаний и др.). При этом необходимы функции дальнейшего управления файлами

9. Привязка тегов

Часто требуется, чтобы к задаче или другому объекту можно было бы прикрепить любое количество тегов. При этом необходимы функции дальнейшего управления тегами, и возможность быстро найти все задачи и объекты, относящиеся к тегу или набору тегов.

10. Поиск

Поскольку в системе может быть большое количество задач, то поиск будет часто используемым инструментом, и он должен быть эффективным и многокритериальным.

11. Контакты

СУП обязательно должна поддерживать возможность ведения контактов по задачам. Должны поддерживаться как внутренние контакты (пользователи системы, которым поручаются задачи), так и внешние контакты (подрядчики, поставщики, заказчики, и др., связанные с задачами проекта). Еще одним требованием является возможность прикрепить к задаче несколько человек из разных списков контактов (например, менеджер, исполнитель и внешний контакт). Еще одной из часто требующихся функций системы является необходимость быстро найти все активные задачи, связанные с указанным контактом (например, перед звонком подрядчику следует просмотреть все данные, связанные с ним, по текущему проекту, а также все остальные связи по другим проектам, чтобы сразу задать вопросы по другим проектам).

12. Контроль доступа

Нужна возможность разрешать или блокировать для определенных пользователей доступ к некоторым объектам системы.

13. История действий

Все действия пользователей должны фиксироваться и должна быть возможность просмотреть все внесенные изменения.

14. Резервное копирование

Необходимо иметь возможность делать резервную копию всех проектов. А также быстрого восстановления системы из архива, в том числе и на другом сервере.

15. Уровень пользователя для использования системы

Для пользователя имеют большое значение простота изучения и использования системы, а также качество и объем дополнительной консультационной поддержки данной системы на рынке. Большинство СУП обладают дружественным интерфейсом и позволяют работать с ними даже пользователям с начальным уровнем подготовки в ИТ-технологиях. Однако для применения некоторых систем требуется большая переподготовка кадров, обучение работе с системой большого количества человек.

В рассматриваемой компании работаю люди, владеющие современными информационными технологиями в полном объеме пользователя. Поэтому данный фактор является не критичным при выборе ПО.