Змістовий модуль 3

Писемна професійна і наукова комунікація

як складова фахової діяльності

Лекція 7

Тема. Ділові папери як засіб писемної професійної комунікації

5. Поняття про документи. Класифікація документів.

6. Національний стандарт України.

7. Реквізитів документів. Вимоги до змісту та розташування реквізитів.

8. Вимоги до бланків документів.

9. Оформлювання сторінки.

10. Вимоги до тексту документа.

Література

6. Глущик С. В., Дияк О. В., Шевчук С. В. Сучасні ділові папери. – К. : А.С.К., 2003. – С. 26-64.

7. Зубков М. Г. Сучасна українська ділова мова. – Х. : Торсінг, 2003. – С. 32-61.

8. Мозговий В. І. Українська мова у професійному спілкуванні. Модульний курс. – К. : Центр учбової літератури, 2010. – С. 45-48.

9. Погиба Л. Г., Грибіниченко Т. О., Голіченко Л. М. Українська мова фахового спрямування. – К. : Кондор, 2011. – С. 208-249.

10. Шевчук С. В., Клименко І. В. Українська мова за професійним спрямуванням : Підручник. – К. : Алерта, 2010. – С. 265-490.

11. Янковська Г. В. Українська мова для юристів: навч. посібник. – К. : КНТ, 2011. – С. 298-303.

1. Поняття про документи. Класифікації документів.

Документ – це засіб закріплення різними способами на спеціальному матеріалі інформації про факти, події, явища об’єктивної дійсності і розумової діяльності людини. Сукупність документів, оформлених відповідно до певних правил і які використовуються в управлінській діяльності, називаються управлінською документацією.

Документи поділяються на види за різними ознаками, наприклад:

1) за найменуванням: заява, автобіографія, доручення, протокол та ін.;

2) за походженням: службові (офіційні) та особисті. Службові документи створюються офіційними особами, що представляють організації та установи. До службових документів належать наказ, протокол, інструкція, акт та ін. Офіційним є документ, створений організацією або посадовою особою і оформлений у встановленому порядку. Під посадовою особою розуміють особу, яка здійснює функції представника влади або займає посаду, яка вимагає виконання організаційно-розпорядчих чи адміністративно-господарських обов'язків. Особистий – це офіційний документ, що засвідчує особу та її права, обов'язки, службове або громадське становище, ньому можуть бути також інші відомості біографічного характеру. Особистого походження є документ, який створює особа поза сферою її службової діяльності або виконання громадянських обов'язків. Особисті документи створюються окремими особами поза сферою їх службової діяльності, наприклад: заява, розписка, автобіографія;

3) за місцем виникнення: внутрішні й зовнішні. Внутрішні документи мають чинність лише в межах організації, установи чи підприємства, де їх складено Зовнішні документи є результатом спілкування установи з іншими організаціями;

4) за призначенням: особові офіційні, кадрові, довідково-інформаційні, обліково-фінансові, господарсько-договірні, організаційні, розпорядчі;

5) за напрямом: вхідні і вихідні;

6) за формою (інша назва за способом викладу матеріалу або за структурними ознаками): документи з високим рівнем стандартизації (стандартні, регламентовані) і документи з низьким рівнем стандартизації (нестандартні, нерегламентовані). Стандартні документи мають типову форму, оформлюються за обов’язковими правилами, наприклад: відомості, адміністративні акти. Нестандартні документи створюються в кожному конкретному випадку для розв’язання окремих ситуацій, наприклад: заяви, накази, доручення, розписки. Документи з ВРС складаються за затвердженою формою. Уніфікація як один з напрямків раціоналізації документів втілюється в розробці і застосуванні на практиці типізованих і трафаретних текстів;

7) за терміном виконання: звичайні безстрокові (які виконуються в порядку загальної черги), термінові (які мають термін виконання) і дуже термінові (які мають позначку «дуже терміново»);

8) за стадіями творення: оригінали і копії. Оригінал – перший або єдиний примірник документа; дублікат – повторний примірник, що має склад інформації оригіналу; копія – відтворений з оригіналу документ, зовнішні ознаки якого або частина їх повністю відображають його; витяг – копія, оформлена з документа, яка відтворює тільки його частину і завірена юридичною особою у встановленому порядку. Різновидами копії є відпуск, витяг і дублікат;

9) за терміном зберігання: тимчасово (до 10 років), тривалого (понад 10 років)і постійного зберігання;

10) за ступенем гласності: для загального користування, для службового користування, таємні, цілком таємні.

Документозна́вство – 1) наука про документ та документно-комунікаційну діяльність; 2) наукова дисципліна, яка досліджує процеси створення й функціонування документів та розробляє принципи побудови документно-комунікаційних систем та методи їхньої діяльності.

Документознавство досліджує документ як джерело інформації та засіб соціальної комунікації. Це комплексна наука про документ та документно-комунікаційну діяльність, що вивчає в історичному, сучасному та прогностичному планах процеси створення, розповсюдження та використання документів у суспільстві.

Загальне документознавство – це наука, що вивчає історію і теорію документа і розробляє методику роботи з документами. Складовою частиною загального документознавства є спеціальне документознавство, яке вивчає історію, теорію і методику спеціальних документів.

Юридичне документознавство є частиною загального документознавства. Документознавство взаємозалежне із правознавством, насамперед з такими його галузями як конституційне, цивільне, адміністративне, трудове, підприємницьке право. У юридичному документознавстві широко використовуються досягнення правової науки: додання юридичної чинності документам, правові способи їхнього введення в дію, класифікація правових актів й ін.

Система документації – це сукупність взаємопов’язаних документів, які використовують у певній діяльності чи галузі.

Документообіг – рух документів в установі, організації від часу їх створення чи одержання до закінчення терміну чинності або надсилання. Обсяг документообігу – це сумарна кількість документів.