4. Організація документообігу

Організація документообігу, тобто проходження документів у процесі їх складання й обробки, має бути максимально простою відповідати таким основним принципам:

• своєчасної підготовки документів із широким використанням засобів автоматизації збору, реєстрації і передачі інформації;

• оптимізації шляхів їх проходження та раціональної обробки;

• взаємозв’язку документів і повноти охоплення всіх процесів виробничої діяльності конкретного об’єкта управління.

Для раціональної організації документообігу розробляються схеми потоків інформації по кожному підрозділу та об’єкту управління в цілому, аналізуються взаємозв’язки між різними потоками з використанням економіко-математичних методів. Наприклад, широке відомий метод аналізу та оптимізації внутрішніх документопотоків за допомогою транспортної моделі лінійного програмування. При цьому за критерій оптимальності беруть підсумкову кратність передач за маршрутами їхнього руху.

Уніфікована система первинної документації (УСД) представляє собою комплекс взаємопов’язаних форм документів і процесів документування даних і документообігу, які відповідають єдиним правилам та вимогам і є засобом реалізації інформаційних процесів для документованого обміну даними при управлінні народним господарством.

На даний час на Україні уніфікована система документації включає 16 уніфікованих підсистем з 4500 уніфікованих форм документів (планової, звітно-статистичної, первинно-облікової, організаційно-розпорядчої, розрахунково-грошової та ін.).

В наш час відбувається докорінна зміна самої технології документування і документообігу завдяки застосуванню нових компютерних технологій, що базуються на використанні спільної інформаційної бази, створенні АРМ, використанні мережевих технологій обміну даними.

Первинні документи заносять в память комп’ютера вручну (за допомогою клавіатури) або автоматично з деякого носія даних (жорсткий або гнучкий диск, флеш-память, комп’ютерна мережа) й одночасно можуть розміщувати в інформаційному фонді бази даних. Документ зберігається в базі даних в електронній формі й за необхідності може бути роздрукований.

Занесення первинних даних в електронний документ має здійснюватися з максимальним використанням даних, що зберігаються в інформаційному фонді. Бази даних автоматично підключаються в момент заповнення конкретної графи документа. Автоматизація документування практично знімає проблему можливої невідповідності даних первинних документів і введеної в ПК інформації. Кодування реквізитів-ознак здійснюється автоматизовано з використанням даних класифікаторів.

Сучасні інформаційні системи оперують даними двох видів - структурованими (з баз даних) і неструктурованими (електронні документи). Відсоткове співвідношення між цими видами інформації характеризує рівень автоматизації документообігу на підприємстві.

У Законі України «Про електронні документи та електронний документообіг» від 22.05.03 р. дано визначення поняттям електронного документу та регламентовано основні засади електронного документообігу.

Уніфікація забезпечує не тільки скорочення часу на складання документів, а й оптимізацію: ущільнення записів, можливість вибіркового опрацювання, організацію багатоаспектного пошуку інформації, пристосування документації до опрацювання у складі автоматизованої бази даних.

Оскільки документування є одним із основних засобів здійснення функцій, покладених на управління соціальними системами, то при уніфікації управлінських документів потрібно передусім установити чітку відповідність між управлінською функцією та змістом документа, в якому її відображено. У зв’язку з цим при проведенні уніфікації документів важливою передумовою є облік стану і при потребі уточнення організаційних аспектів управління, права видання тих чи інших видів документів, визначення постійного кола кореспондентів і адресатів.

Уніфікацію розглядають як один з головних методів стандартизації. Вона покликана забезпечити приведення об’єктів стандартизації до раціональної номенклатури за формою, нормами, розмірами згідно з їхнім функціональним призначенням. Особливості уніфікації та стандартизації документів, які використовуються в автоматизованих комп’ютерних інформаційних системах, полягають в тому, що їхній зміст повинен забезпечити розязання завдань автоматизації, а їхня форма - забезпечити найефективнішу підготовку даних за допомогою комп’ютерних технологій.