3. Склад реквізитів

Після визначення складу реквізитів конкретної форми проектованого документа їх розміщують на бланку, який розбивається на окремі зони з обліком їх групування, логічної залежності та узгодження з шаблоном розміщення на машинному носії. Зони документа можуть мати лінійну, анкетну або табличну форму. У лінійній формі для кожного реквізиту відводяться дві клітинки: для його назви і для значення (наприклад, виробіток 100 %).

Анкетна форма передбачає розміщення реквізитів (їх назв і значень) у вертикальній послідовності. Основна зона документа, як правило, являє собою таблицю зі стовпцями по вертикалі і рядками по горизонталі. Найчастіше в одному документі використовується поєднання різних форм побудови його зон. Для зменшення кількості документів і скорочення витрат на їх заповнення та підготовку машинних носіїв доцільно застосовувати багаторядкові форми. При цьому реквізити розміщуються в певній послідовності, яка спочатку відображується у ескізній формі документа.

Реквізити, які переносяться на машинний носій, по змозі розміщуються в одній частині документа і виділяються потовщеною лінією. Із них відбираються довідково-групувальні ознаки, сталі для даного документа, і розміщуються у правому верхньому куті бланка, у загальній частині документа. У первинні документи часто вводяться спеціальні стовпці і рядки для запису контрольних чисел, призначених для контролю заповнення документів, переносу даних на машинні носії і вводу до ЕОМ. У них також передбачаються підписи осіб, які відповідають за зміст даних, записаних у документі.

За ескізом документа проектується схема розміщення даних на машинному носії, проводиться їх узгодження і уточнення змісту документа з урахуванням інших форм взаємопов’язаних первинних документів, після чого визначається формат бланка уточненої форми проектованого документа згідно з вимогами стандартів.

Якщо первинний документ формується за допомогою технічних засобів, обов’язково враховуються їхні особливості. Певні особливості притаманні, зокрема, документам, дані з яких передаються факсом, телеграфом (у них вводяться службові позначки).

Проводяться розрахунки розмірів бланка документа і вибір стандартного формату. Ширина бланка (у мм) визначається за формулою:

Ш =Пл + Пп + Ш(з + г) + 0,5Вт + 2,2Вс,

де Пл, Пп — ширина чистого відповідно лівого і правого поля бланка; ш — ширина одного символа; з — максимальна або найбільш імовірна кількість символів у рядку; г — кількість стовпців у документі; Вт і Вп — кількість вертикальних ліній відповідно тонких і потовщених.

Аналогічно обчислюється довжина бланка:

Д = Пв + Пн + Поф + вс + 0,5 Гт + 2,2 Гп,

де Пв, Пн — висота чистого відповідно верхнього і нижнього поля бланка; в — висота одного рядка документа (з урахуванням висоти символів); с — кількість рядків; Гт, Гп — кількість горизонтальних ліній відповідно тонких і потовщених. За знайденими значеннями ширини та довжини (Ш і Д) добирають придатний формат за стандартом з можливим коригуванням ширини та довжини окремих стовпців і рядків документа. Найчастіше використовуються такі стандартні формати, мм: 420х297; 297x210 210x148. За уточненим ескізом підготовлюється зразок документа для затвердження його форми і передачі до друку.