1.2. Обеспечение сохранности документов при их использовании и обработке

Документы должны использоваться с учетом их физического состояния. Дела с ветхими и разрушенными документами, а также дела, выделенные на специальную обработку, использованию не подлежат. При выдаче дел в читальных залах должен осуществляться контроль за их использованием, полистная проверка наличия и состояния документов в делах.

Помещения для использования документов должны иметь нормированные световые, климатические, санитарно-гигиенические условия.

При экспонировании документов на выставках рекомендуется использовать режим искусственного освещения с применением ламп накаливания и размещением документов в застекленных витринах. Оборудование витрин внутренними источниками света запрещается. В свободное от посетителей время хранение экспонируемых материалов необходимо проводить в затемненном режиме, уменьшая освещенность помещения (выключение света; закрывание штор днем) и закрывая витрины шторками. Не допускается экспонировать доку­менты на выставке более 2-3 месяцев в году при наличии указанных выше нормированных условий в помещении выставки.

При использовании документов запрещается:

– подвергать документы действию прямого или отраженного солнечного света;

– оставлять документы на рабочих местах в раскрытом виде и без присмотра длительное время; снимать копии с документов без разрешения архива;

– деформировать документы, делать на них пометки, вставки и исправления, вставлять закладки; изымать документы и составные части документов, принимать пищу в местах использования документов. Читатели должны обязательно информироваться о правилах использования документов и санкциях за их нарушение.

1.3. Обеспечение сохранности документов при их перемещении и транспортировании

Перемещение и транспортирование документов должны производиться с соблюдением требований, обеспечивающих их охрану, физическую сохранность, защиту от механических повреждений, действия света, осадков, высокой влажности.

Транспортные средства и тара для перевозки документов должны быть чистыми. Использование тары и упаковочных средств, бывших в употреблении, не допускается.

При внутриархивном перемещении в пределах здания или комплекса зданий следует предусматривать рациональные пути и средства транспортирования, исключая многократное перекладывание документов.

Транспортирование при внутригородских перевозках должно производиться в закрытых автомашинах при плотной укладке материалов или в режиме, исключающем их подвижки и смещения. Внутригородские перевозки целесообразно проводить в теплое время года в сухую погоду при относительной влажности наружного воздуха 30 – 70%.

При перевозках в теплое время года при высокой относительной влажности (выше 70%) пребывание документов на открытом воздухе следует ограничивать до минимума, применять при необходимости защитные влагонепроницаемые упаковочные средства (полимерные мешки, ящики с пленкой и т.п.)- При погрузке материалов в транспорт и при выгрузке на новом месте должна быть обеспечена их защита от прямого попадания влаги. Такого рода работы в дождь не производят.

В холодное время года, при минусовой температуре перевозки нежелательны. Если же они вынужденно проводятся, время перевозки ограничивают до минимума, влагонепроницаемые герметичные упаковки не применяют.

Транспортирование документов на дальние расстояния автомобильным, железнодорожным, водным, воздушным транспортом должно производиться в упакованном виде в крытых транспортных средствах в соответствии с правилами перевозки ценных грузов, установленными для данного вида транспорта.

Документы плотно пакуют в жесткие ящики. Ящики выстилаются слоем водонепроницаемого материала и слоем оберточной бумаги с массой не менее 100 г/м. При перевозках контейнерными отправлениями без перегрузок в пути допускается применение мягких упаковок документов. Упаковка должна защищать документы от непосредственного действия влаги. Транспортный пакет собирают из нескольких кип мягкой упаковки, укладывают его в жесткие щиты и затягивают упаковочной проволокой или полимерной лентой.

При перевозках в герметичных упаковках, контейнерах, специальных чемоданах и т.п. всегда учитывают вероятность повышения влажности внутри емкости при снижении температуры окружающей среды. В этих случаях целесообразно применять специальную внутреннюю «буферную» защиту, размещая в емкости гигроскопичное вещество (силикагель) из расчета 1/10 к весу бумаги. Поступающие после перевозок в архив документы должны проходить контроль в установленном порядке [7, с. 37-44].

Вывод к 1 разделу

Следовательно, полученная информация подтверждает что, в современном архиве разработан четкий режим обеспечения сохранности документов.

На этапе поступления документов в архиве предусмотрен просмотр поступивших документов и выявления их поражающих факторов.

На этапе хранения документов персонал должен осуществлять установленные хранилищем требовании по хранению документов.

При использовании документов и обработке также необходимо обеспечить их сохранность. Она предусматривает определенный уровень освещенности, и состояние окружающей среды, а также обеспечение сохранности документов от кражи и фальсификации.

При перемещении и транспортирование документов должен производиться с соблюдением требований, обеспечивающих их охрану, физическую сохранность, защиту от механических повреждений, действия света и т.п.

Итак, в пределах каждого архива должен предусматриваться определенный комплекс мер, способный обеспечить сохранность документной информации в зависимости от архива и его размера, способы закрепления хранимой информации зависит его защита.

Необходимо учитывать, что архивное хранение также требует компетентного персонала. От знания правильности обращения с хранимой информации документов зависит ее состояние.

Обеспечение сохранности документов АФ РФ при чрезвычайных ситуациях, при хранении документов уникальных, страхового фонда и фонда пользователя, а также документов, временно вывозимых за пределы РФ, осуществляется в порядке, установленном основными правилами работы госархивов и методические рекомендациями отрасли. Эти нормативные и методические материалы определяют порядок проведения, технологические режимы специальной биологической, физико-химической, технической обработки документов разных видов, осуществляемые с целью сохранения оригиналов и информации АФ РФ.