Раздел 1 обеспечение сохранности докуметов архивного фонда рф

1.1. Обеспечение сохранности документов при их поступлении на хранение

Обеспечение сохранности документов в архивах предполагает систему мероприятий, включающую рациональное размещение документов, контроль за их движением, физико-химическим состоянием, копирование документов с целью создания страхового фонда и фонда пользования, восстановление первоначальных или близких к первоначальным свойств и внешних признаков документов, подвергшихся повреждению или разрушению, создание условий, исключающих их утрату [9, с. 87].

Для обеспечения сохранности документов Архивного фонда РФ в архивах должен проводиться следующий комплекс взаимосвязанных работ:

– создание оптимальных условий хранения документов;

– размещение документов в хранилищах, топографирование;

– соблюдение порядка выдачи дел из хранилищ;

– проверка наличия и состояния дел;

– создание страхового фонда особо ценных документов и фонда пользования;

– обеспечение физико-химической сохранности документов.

Создание оптимальных условий хранения документов обеспечиваются:

– строительством, реконструкцией и ремонтом зданий архивов;

– оборудованием хранилищ средствами пожаротушения, охранной и противопожарной сигнализации;

– применением технических средств для создания оптимального температурно-влажного режима хранения, проведения санитарно-гигиенических мероприятий в помещениях хранилищ [4, с. 44].

Способом, обеспечивающим сохранность документов, является поддерживание специального режима хранения, под которым понимают совокупность температурно-влажностных и санитарно-гигиенических условий создаваемых в архивохранилищах [10, с. 62].

Поступившие в архив документы освобождают от транспортной тары, размещают в помещении приема и временного хранения, раскладывают на стеллажах или столах. Не допускается складировать документы в транспортной таре или в не разобранном виде. Транспортную тару из архива удаляют.

Запрещается размещать поступившие документы без их осмотра в основные хранилища.

Поступившие документы должны пройти контрольно-профилактический осмотр, в ходе которого оценивают их состояние.

При осмотре выявляют: документы, пораженные биологическими вредителями; влажные документы; степень запыленности и разрушения документов.

Документы, пораженные биологическими вредителями (плесневыми грибами, насекомыми) направляются на санитарно-биологическую обработку. Эти мероприятия проводят оперативно с выполнением мер изоляции пораженных материалов.

Влажные или намокшие материалы высушивают. Ориентировочные режимы сушки следующие:

1 группа: документы намокшие, подвергавшиеся прямому действию воды, должны сушиться в режиме обдувания сухим воздухом (20-30°; 30-40%) от 5 до 10 суток в развернутом или в развешенном виде; иногда до сушки удаляют избыток влаги пористой бумагой;

2 группа: документы умеренно-увлажненные, подвергавшиеся прямому кратковременному действию осадков или длительно хранившиеся в сырых неотапливаемых помещениях, сушат в развернутом виде в течение 3-5 суток при обдувании (вентиляции) обычным комнатным воздухом, т.е. в режиме принудительной акклиматизации;

3 группа: документы с низкой степенью увлажнения, подвергавшиеся действию влажного воздуха (перевозки закрытым транспортом в дождь, туман длительностью не более суток), сушат в режиме обычной комнатной акклиматизации не менее 1-2 суток (в развернутом виде) или 3-4 суток (в стопе);

4 группа: охлажденные в зимнее время документы после длительной их перевозки (более 1 суток) сушат в условиях, нормированных для второй группы, а перевозившиеся не более 2-5 часов – в режиме, нормированном для третьей группы.

Физическое состояние (т.е. состояние бумаги, текстов, их дефекты) поступивших документов оценивают ориентировочно, выборочным способом. Обязательному обеспыливанию подлежат обложки и корешки дел, папки, коробки. Полистное обеспыливание проводят при сильном запылении материалов. Обеспыливают документы в специальном помещении в вытяжных шкафах.

На постоянное хранение передаются только сухие, обеспыленные материалы с нормальным санитарно-биологическим состоянием [7, с. 37 – 44].

В помещениях хранилищ должен поддерживать оптимальный для документов температурно-влажный режим, учитывающий их специфику. Так, для бумажных документов температура должна равняться 17– 19°С, а относительная влажность воздуха составляет 50 – 55%; для черно-белых пленочных материалов — температура 15°С, а влажность40 – 55%; для документов на магнитных лентах и дисковых носителях – температура 15 – 20 °С, влажность воздуха 50 – 65%.

Для поддержания санитарно-гигиенического режима, исключающего появление плесени, пыли и, особенно насекомых и грызунов, в помещениях систематически должна проводиться влажная уборка и, не реже одного раза в год, обработка растворами антисептиков. Кроме того, два раза в год документы выборочно подвергаются обследованию для обнаружения насекомых и плесневых грибков

[1, с. 117].

Собственники документов, отнесенных к составу Архивного фонда РФ, обязаны обеспечить их сохранность. На особо ценные и уникальные документы создаются копии [9, с. 37].