3. Друк результатів запиту
Результати запиту можна не тільки проглядати на екрані, але і надрукувати. Зробити це можна декількома способами:
1. Відкрити запит в режимі таблиці і натиснути кнопку Друк (Print) на панелі інструментів. При цьому таблиця виводиться на принтер, встановлений за замовчуванням, і використовуються параметри друку, задані за замовчуванням.
2. Відкрити запит в режимі таблиці і виконати команду Файл, Друк (File, Print). В цьому випадку перед друком таблиці на екран виводиться стандартне вікно Друк (Print), в якому можна змінити параметри друку.
Можна надрукувати результат запиту і прямо з вікна бази даних, не відкриваючи його. Для цього необхідно:
1. Виділити потрібний запит в списку запитів вікна бази даних.
2. Клацнути правою кнопкою миші по назві запиту.
3. Вибрати з контекстного меню команду Друк (Print).
4. Передача результатів запиту в інші додатки
У Microsoft Access є можливості передачі результатів запитів в інші додатки Microsoft Office. Розглянемо ці можливості.
Існують чотири способи використання даних Microsoft Access в Microsoft Word:
– При роботі з Word версії 7.0/95 або вище можна (за допомогою майстра по створенню складених документів) створювати документи Word, пов'язані з даними Access. Після встановлення зв'язку документ може бути у будь-який час відкритий в Word і використаний для друку нових стандартних листів або поштових наклейок, в яких використовуються поточні дані з Access.
– При роботі з будь-якою версією Word допускається експорт даних з Access у файл даних складеного документа, який застосовується при створенні складених документів Word.
– Допускається збереження запиту Access у файлі формату RTF. У файлі RTF зберігаються такі атрибути форматування, як шрифти і стилі. Цей файл може бути відкритий в Microsoft Word, в інших текстових процесорах на платформі Windows або у видавничих програмах.
– Допускається збереження об'єкту Access в режимі таблиці, форми або звіту у файлі формату RTF з автоматичним завантаженням цього файлу в Microsoft Word.
Щоб створити складений документ Microsoft Word за допомогою майстра, необхідно:
1. У вікні бази даних вибрати ім'я запиту, що експортується, вибрати в меню Сервіс (Tools) команду Зв'язку з Office (Office Links) і підкомандою Злиття з MS Word (Merge It with MS Word).
2. У вікні Злиття з документами Microsoft Word (Microsoft Word Mail Merge Wizard) вибрати подальші дії: Встановити зв'язок з готовим документом MS Word (Link your data with existing MS Word document) або Створити новий документ і встановити зв'язок з ним (Create new document and then link data to it), а потім нажинати кнопку OK (рис.4).
У першому випадку необхідно вибрати потрібний файл у вікні відкриття файлу і натиснути кнопку Відкрити (Open).
3. Щоб вставити в документ потрібні поля, необхідно у вікні Microsoft Word натиснути кнопку Додати поле злиття.
Щоб здійснити експорт запиту у файл даних складеного документа Microsoft Word, необхідно:
1. У вікні бази даних вибрати ім'я запиту, що експортується, а потім виконати команду Експорт (Export) з меню Файл (File).
2. У вікні Експорт об'єкту (Export Object) вибрати тип файлу Злиття з MS Word (Microsoft Word Merge) в полі Тип файлу (File Type), а в полі Ім'я файлу (File name) ввести ім'я файлу і натиснути кнопку Зберегти (Save).
Рис.4. Вікно злиття з документами Word
Microsoft Access автоматично створює файл даних, що містить імена полів і всі дані з таблиці. Щоб зберегти запит у файлі формату RTF, необхідно:
1. У вікні бази даних вибрати ім'я запиту, що зберігається. Для того, щоб зберегти виділений фрагмент об'єкту в режимі таблиці, необхідно відкрити запит і виділити необхідну частину.
2. Виконати команду Експорт (Export) з меню Файл (File).
3. У полі Тип файлу вікна Експорт об'єкту (Export Object) вибрати тип файлу Формат RTF (Rich Text Format), а в полі Ім'я файлу (File name) ввести ім'я файлу і натиснути кнопку Зберегти (Save).
Щоб зберегти запит у файлі формату RTF з автоматичним відкриттям цього файлу в Microsoft Word, необхідно:
1. У вікні бази даних вибрати ім'я запиту, який потрібно зберегти і завантажити в Microsoft Word.
2. Вибрати в меню Сервіс (Tools) команду Зв'язок з Office (Office Links) і підкоманду Публікація в MS Word (Publish It With MS Word).
Вихідні дані зберігаються у файлі формату RTF в папці, в яку встановлений Access. Word завантажується автоматично, і в ньому відкривається збережений файл.
Щоб проаналізувати дані запиту в Microsoft Excel, необхідно:
1. У вікні бази даних вибрати ім'я запиту, який слід зберегти і завантажити в Microsoft Excel. Для того, щоб зберегти виділений фрагмент запиту в режимі таблиці, потрібно відкрити запит і виділити необхідну частину.
2. Вибрати команду Зв'язок з Office (Office Links) в меню Сервіс (Tools), а потім виконати команду Аналіз в MS Excel (Analize It With MS Excel).
Вміст об'єкту зберігається у файлі Microsoft Excel з розширенням .XLS у папці, в яку встановлений Access. Excel запускається автоматично і відкриває цей файл.
Запит можна приєднати до повідомлення електронної пошти у форматі Microsoft Excel (.XLS), RTF (.RTF), текстового файлу (.ТХТ) MS-DOS або файлу HTML (.HTML). Для цього необхідно:
1. У вікні бази даних вибрати ім'я запиту. Для того, щоб відправити фрагмент запиту, потрібно відкрити запит в режимі таблиці і виділити потрібну частину.
2. Вибрати в меню Файл (File) команду Відправити (Send To).
3. У діалоговому вікні Відправка поштою вибрати формат, в якому файл приєднується до повідомлення, і нажинати кнопку ОК.
Microsoft Access відкриває нове поштове повідомлення і приєднує до нього об'єкт у вказаному форматі.