1. Створення запитів

1.1 Створення простого запиту за допомогою Майстра

Найпростіше створюється запит за допомогою Майстра запитів. Щоб створити простий запит за допомогою Майстра запитів, необхідно:

1. У вікні бази даних на панелі об'єктів вибрати ярлик Запити (Queries.)

2. Вибрати значок Створення запиту за допомогою майстра (Create query by using wizard) і двічі клацнути на нім лівою кнопкою миші або натиснути на кнопку Створити (New) у вікні бази даних, і в діалоговому вікні, Новий запит (New Query) вибрати Простий запит (Simple Query Wizard) і натиснути на кнопку ОК.

3. У вікні, Створення простих запитів (Simple Query Wizard) (рис.1) в полі із списком Таблиці і запити (Tables/Queries) вибрати таблицю або запит, які служитимуть джерелом даних для створюваного запиту.

Рис.1. Перше діалогове вікно Майстра простих запитів

4. За допомогою стрілок вправо і вліво перемістити із списку Доступні поля (Available Fields) в список Вибрані поля (Selected Fields) ті поля, які необхідні в конструйованому запиті. При цьому порядок полів в запиті відповідатиме порядку полів в списку Вибрані поля (Selected Fields).

5. Натиснути кнопку Далі (Next).

6. У наступному діалоговому вікні Майстра ввести ім'я створюваного запиту.

7. Вибрати спосіб відкриття запиту: Відкрити запит для перегляду даних (Open the query to view information) або Змінити макет запиту (Modify the query design.)

8. Натиснути на кнопку Готово (Finish).

Після закінчення роботи Майстра простих запитів залежно від вибору способу подальшої роботи із запитом відкриється або вікно запиту в режимі перегляду (рис.2), або вікно Конструктора запитів, в якому можна модифікувати запит. Як приклад побудови простого запиту за допомогою Майстра простих запитів розглядається створення запиту, що містить імена, прізвища, адреси і телефони співробітників фірми "Борей" (Northwind). Цей запит будується на основі таблиці "Співробітники" (Employees). На першому кроці Майстра простих запитів була вибрана початкова таблиця "Співробітники" (Employees) в поле із списком Таблиці і запити (Tables/Queries) і в список Вибрані поля (Selected Fields) були перенесені наступні поля: "Ім'я" (First Name), "Прізвище" (Last Name), "Адреса" (Address), "Домашній телефон" (Home Phone). На другому кроці Майстра простих запитів в поле назви запиту було введено ім'я Співробітники і вибраний спосіб подальшого відображення запиту – проглядання інформації.

1.2 Створення запиту за допомогою Конструктора

Існує інший спосіб створення запитів – за допомогою Конструктора запитів. Конструктор запитів дозволяє створювати нові і змінювати існуючі запити. Щоб створити новий запит за допомогою Конструктора запитів, необхідно:

1. У вікні бази даних на панелі об'єктів вибрати ярлик Запити (Queries.)

2. Вибрати значок Створення запиту в режимі Конструктора (Create query in Design view) або натиснути кнопку Створити (New) та у вікні Новий запит (New Query) вибрати Конструктор (Design view) і натиснути на кнопку ОК.

3. У вікні Додавання таблиці (Show Table) вибрати одну або декілька таблиць або запитів для побудови нового запиту і натиснути кнопку Додати (Add). Для зручності вибору таблиць і запитів у вікні існують наступні вкладки: Таблиці (Tables), на якій відображається список таблиць; Запити (Queries), на якій відображається список запитів; Таблиці і запити (Both), на якій відображається список таблиць і запитів разом.

4. Після додавання всіх необхідних таблиць нажинати кнопку Закрити (Close) у вікні Додавання таблиці (Show Table).

5. Щоб додати поле в запит, необхідно в таблиці-джерелі у верхній частині вікна Конструктора запитів вибрати потрібне поле. Для додавання в запит всіх полів таблиці необхідно виділити поле, позначене зірочкою (*).

6. Двічі натиснути лівою кнопкою миші на виділеному полі. При цьому в нижній частині вікна Конструктора запитів в бланку запиту з'явиться стовпець, відповідний вибраному полю. Можна також додати поле у бланк запиту і іншим способом. Для цього потрібно натиснути на ліву кнопку миші на виділеному полі таблиці і перетягнути його в потрібне місце бланка запиту в нижній частині вікна Конструктора запитів і відпустити кнопку. Останній спосіб дозволяє розмістити поле в будь-яке місце бланка запиту. Приклад відбору полий для формування запиту в режимі Конструктора запитів приведений на рис. 2.

Рис.2. Приклад відбору полів для нового запиту в режимі Конструктора

Розглянемо призначення рядків в бланку запиту вікна Конструктора запитів.

У верхній частині бланка запиту знаходиться вузька область виділення. При установці курсора миші на область виділення він приймає форму стрілки вниз чорного кольору. Щоб виділити один стовпець поля запиту, потрібно клацнути лівою кнопкою миші на області виділення над відповідним полем. Для виділення декількох стовпців полів запиту потрібно нажинати на ліву кнопку миші на області виділення, потім, утримуючи кнопку миші, перемістити покажчик, виділивши таким чином потрібні стовпці і відпустити кнопку миші. Після виділення потрібних стовпців їх можна копіювати, переміщати або видаляти.

Рядок Поле (Field) призначено для вводу імені поля запиту і позначення поля-джерела даних або обчислюваного виразу. Звичайно ім'я поля запиту співпадає з ім'ям поля таблиці джерела даних, але поля запиту можна перейменувати, щоб точніше описати їх вміст. Це особливо корисно при визначенні нового обчислюваного поля або при розрахунках суми, кількості записів або інших підсумкових значень за даними існуючого поля. Для таких полів Microsoft Access сам вибирає імена, наприклад вираз (Expri). Вказати ім'я поля запиту можна перед ім'ям поля таблиці або перед виразом, розділивши їх двокрапкою (:). Зміна імені поля в бланку запиту приводить до зміни заголовка стовпця при перегляді запиту в режимі таблиці. Крім того, якщо на основі запиту створити новий об'єкт, такий як нова форма або звіт, в новому об'єкті буде використано нове ім'я поля. Ім'я поля базової таблиці при цьому не змінюється. Це ім'я також не змінюється у формах і звітах, які були створені на основі запиту до зміни імені поля. Імена полів в запитах повинні відповідати угодам про імена Microsoft Access.

Наступний рядок бланка запиту Ім'я таблиці (Tables) призначена для завдання імені таблиці – джерела даних. У кожному стовпці бланка запиту в цьому рядку розташовується поле із списком, в якому вказуються імена таблиць, включених в запит. Із списку для кожного поля запиту можна вибрати таблицю – джерело даних. Для обчислюваних полів указувати базову таблицю не обов'язково.

У рядку Сортування (Sort) можна вказати порядок сортування в даному полі. Вибрати порядок сортування можна за допомогою поля із списком, в якому містяться наступні значення: за збільшенням (Ascending), за зменшенням (Descending) і відсутній (Not sorted). За умовчанням у всіх полях запиту встановлюється значення (відсутній) (Not sorted). При вказівці порядку сортування в декількох полях Microsoft Access сортує записи в першу чергу по крайньому лівому стовпцю, а потім по кожному наступному зліва направо.

Щоб провести обчислення над значеннями полів, необхідно:

1. Натиснути на кнопку Групові операції (Totals) на панелі інструментів Конструктор запитів (Query Design). При цьому в бланку запиту над рядком Сортування (Sort) з'явиться рядок Групова операція (Total).

2. У рядку Групова операція (Total) для кожного поля запиту можна вибрати з поля із списком тип групової операції: Sum, Avg, Сount, Min, Max, StDev, Var, First, Last, Вираз (Expression), Умова (Where) або угрупування (Group by). Ці дії виконуються над значеннями зі всіх записів в запиті або для однієї або декількох груп записів. У рядок Умова відбору (Criteria) додаються умови відбору, що визначають дані, що беруть участь в розрахунках (рис.3).

У наступному рядку Вивід на екран (Show) бланка запиту відображається прапорець, який указує на те, чи виводитиметься відповідне поле запиту на екран при прогляданні запиту в режимі таблиці або при побудові на основі запиту форми або звіту. Прапорець виводу на екран зручно використовувати при необхідності включення в запит полів, за якими проводиться відбір записів або обчислення, але дані яких в підсумковому запиті не потрібні. В цьому випадку досить зняти прапорець в стовпці відповідного поля.

Рис.3. Приклад вибору групової операції в бланку запиту

У рядку Умова відбору (Criteria) і в рядку або (Or) вказуються умови відбору записів. Такими умовами можуть бути логічні вирази. Наприклад, (>30), (='Іванов'), (=10) і т.п. При необхідності вказівки декількох умов відбору, наступна умова вказується в рядку або (Or).

Після формування бланка запиту його можна зберегти, натиснувши на кнопку Зберегти (Save) на панелі інструментів, а потім ввівши ім'я нового запиту і натиснувши кнопку ОК. Запит можна зберегти і закривши його.

Результати виконання запиту можна побачити, перейшовши в режим Режим таблиці (Datasheet View) за допомогою кнопки Вигляд (View) на панелі інструментів або натиснувши кнопку Запуск (Run) на панелі інструментів.

У режимі Конструктора можна також задавати властивості полів запиту, а також перемикатися не тільки в режим перегляду, але і в режим Вікно SQL (SQL View), що дозволяє створювати SQL запити.