Практичне заняття Відбір і сортування записів за допомогою запитів

Мета заняття: Вивчення методів відбору та сортування записів в базі даних.

Одним з семи стандартних об'єктів Microsoft Access є запит. Запити використовуються для перегляду, аналізу і зміни даних з однієї або декількох таблиць. Наприклад, можна використовувати запит для відображення даних з однієї або декількох таблиць і відсортувати їх в певному порядку, виконати обчислення над групою записів, здійснити вибірку з таблиці за певними умовами. Запити можуть служити джерелом даних для форм і звітів Microsoft Access. Сам запит не містить даних, але дозволяє вибирати дані з таблиць і виконувати над ними ряд операцій. У Microsoft Access існує декілька видів запитів: запити до сервера, що дозволяють здійснювати вибірку даних з сервера; запити на автопідстановку, що дозволяють автоматично заповнювати поля для нового запису; запити на вибірку, що здійснюють вибірку даних з таблиць; запити на зміну, що дозволяють модифікувати дані в таблицях (зокрема видаляти, оновлювати і додавати записи); запити на створення таблиці, що дозволяють створити нову таблицю даних однієї або декількох існуючих таблиць, а також інші типи запитів. У даному розділі основна увага приділяється запитам на вибірку, як одному з найчастіше вживаних типів запитів. Нижче розглядаються питання створення простих запитів за допомогою Майстра і за допомогою Конструктора запитів, особливості виконання запитів і його зміни, виведення результатів запиту на друк, передача результатів запитів в інші додатки, а також використання виразів в запитах. Опис складніших типів запитів приводиться в гл. 8.

Запит на вибірку містить умови відбору даних і повертає вибірку, відповідну вказаним умовам, без зміни даних, що повертаються. У Microsoft Access існує також поняття фільтру, який у свою чергу є набором умов, що дозволяють відбирати підмножину записів або сортувати їх. Основна схожість між запитами на вибірку і фільтрами полягає в тому, що в них проводиться витягування підмножини записів з базової таблиці або запиту. Для здійснення вибору фільтру або запиту необхідно розуміти, як передбачається використовувати відібрані записи. Фільтр зазвичай використовується при роботі в режимі форми або в режимі таблиці для перегляду або зміни підмножини записів. Запит можна використовувати:

– Для проглядання підмножини записів таблиці без попереднього відкриття цієї таблиці або форми.

– Для того, щоб об'єднати у вигляді однієї таблиці на екрані дані з декількох таблиць.

– Для проглядання окремих полів таблиці.

– Для виконання обчислень над значеннями полів.

Основні відмінності запитів і фільтрів полягають в наступному:

– Фільтри не дозволяють додати ще декілька таблиць, записи яких включаються в набір записів, що повертається.

– Фільтри не дозволяють вказати поля, які повинні відображатися в результуючому наборі записів.

– Фільтри не можуть бути виведені як окремий об'єкт у вікні бази даних.

– Запити можуть використовуватися тільки із закритою таблицею, запитом або формою.

– Фільтри не дозволяють обчислювати суми, середні значення, підраховувати кількість записів і знаходити інші підсумкові значення.