6. Инструкция по организации работы с документами в автоматизированной системе.

                                                                                                      УТВЕРЖДАЮ

                                                                                                 Генеральный директор

                                                                                                   _________________

                                                                                           «___» _____________ 2008 г.

ИНСТРУКЦИЯ

__________ № ______

по делопроизводству

__________________

1.           Общие положения 

1.1. определяется сфера распространения настоящей Инструкции (документы, способы их подготовки);

1.2. перечисляются нормативно-методические документы, на основании которых разработана настоящая Инструкция;

1.3. закрепляется правило единого порядка документирования и организации работы с документами, единой технологии работы с документами как традиционным способом, так и при использовании информационных технологий («Автоматизированные технологии обработки документной информации должны отвечать требованиям настоящей Инструкции»);

1.4. возлагается ответственность за организацию делопроизводства в структурных подразделениях на руководителей этих подразделений, которые имеют право назначить ответственное лицо за документационное обеспечение в данном  подразделении (секретаря подразделения);

1.5. закрепляются (перечисляются) функции ответственного лица по ведению делопроизводства в структурном подразделении;

1.6. организационно-методическое руководство по организации и совершенствованию ДОУ возлагается на службу ДОУ; здесь же определяется административная и методическая подчиненность делопроизводственного персонала службы ДОУ;

1.7. устанавливается ответственность за несоблюдение работниками требований и правил инструкции по делопроизводству, в т.ч. по сохранности служебных документов и неразглашении содержащейся в них информации.

2. Документирование управленческой деятельности

2.1. перечисляется состав создаваемых документов (виды);

2.2. излагаются правила подготовки и оформления документов в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 (оформление реквизитов, текстов, стиль изложения служебных документов);

2.3. излагаются правила подготовки и оформления отдельных видов документов (организационно-распорядительных, информационно-справочных и др.), в т.ч. порядок согласования, визирования, подписания и утверждения этих документов;

2.4. излагаются правила составления Табеля и Альбома форм документов;

2.5. описывается порядок оформления и заверения копий;

2.6. описывается порядок использования и хранения бланков, печатей, штампов.

3. Организация документооборота 

3.1. закрепляется форма организации работы с документами (централизованная, децентрализованная,  смешанная);

3.2. описывается порядок приема, обработки, распределения, предварительного рассмотрения и передачи  поступающей корреспонденции на рассмотрение руководства,  а также на исполнение в структурные подразделения;

3.3. излагается порядок обработки и отправки исходящих документов (по каналам почтовой, курьерской и электронной связи);

3.4. устанавливается порядок подготовки и прохождения внутренних документов;

3.5. закрепляется порядок передачи документов между структурными подразделениями (через лиц, ответственных за документационное обеспечение, или службу ДОУ – в зависимости от принятой формы организации делопроизводства) с обязательной отметкой в учетно-регистрационных формах;

3.6. устанавливаются порядок учета объема документооборота и форма представления.

Схемы прохождения документов, разработанные к этому разделу, включаются в приложения к данной Инструкции.

4. Регистрация документов

4.1. описывается порядок регистрации входящих, исходящих, внутренних документов (место, формы, технология и сроки регистрации);

4.2. закрепляется порядок номерообразования (индексации) документов (приводятся примеры регистрационных номеров);

4.3. перечисляется состав документов, регистрируемых только в службе ДОУ.

5. Организация информационно-справочной работы

5.1. формулируются принципы построения информационно-справочной работы;

5.2. описывается порядок систематизации и классификации справочной информации;

5.3. определяются правила доступа и пользования служебной информацией;

5.4. раскрывается технология информационно-поисковой работы. 

6. Контроль исполнения документов

6.1. в разделе приводится конкретный перечень документов, подлежащих обязательному контролю исполнения;

6.2. устанавливаются конкретные сроки исполнения документов;

6.3. определяются ответственные лица (или подразделение) за ведение контроля исполнения документов;

6.4. указываются параметры (реквизиты) регистрационно-контрольных форм (баз данных);

6.5. описывается порядок постановки на контроль и технология ведения контроля (включая уведомительную систему оповещения);

6.6. перечисляются обязанности исполнителей по работе с контрольными документами;

6.7. излагается порядок регулирования и обобщения данных по исполнению документов; порядок подготовки отчетности (указывается периодичность и форма представления); порядок снятия документа с контроля и списания его в дело.

7. Организация делопроизводства по обращениям граждан

7.1. определяются ответственные лица (или подразделение) за ведение делопроизводства по обращениям граждан;

7.2. описывается порядок приема, обработки и передачи на рассмотрение и исполнение письменных обращений граждан;

7.3. описывается порядок регистрации обращений, указываются параметры (реквизиты) учетно-регистрационных форм (баз данных), порядок номерообразования документа, в т.ч. при повторной регистрации;

7.4. описывается порядок организации контроля сроков рассмотрения и исполнения обращений граждан;

7.5. описывается порядок оформления и отправки ответов на обращения граждан;

7.6. описывается порядок формирования, хранения и передачи дел по обращениям граждан в архив организации.  

8. Организация оперативного хранения документов

8.1. формулируются правила составления номенклатуры дел, порядок систематизации и индексации дел;

8.2. описываются правила формирования и оформления дел;

8.3. описываются правила хранения документов в структурных подразделениях;

8.4. описывается порядок выдачи документов и дел во временное пользование;

8.5. определяется ответственность за сохранность документов текущего делопроизводства.

9. Подготовка документов к сдаче в архив

9.1. определяется порядок проведения экспертизы ценности документов, в т.ч. порядок создания и работы экспертной комиссии (состав, функции, полномочия, регламент работы определяется Положением об экспертной комиссии);

9.2. закрепляются правила подготовки дел к архивному хранению и уничтожению; определяются ответственные лица за выполнение этих функций (как правило, ответственные за делопроизводство в подразделении);

9.3. описываются правила составления описей дел, требования к составлению акта о выделении документов и дел к уничтожению;

9.4. описывается порядок передачи дел в архив организации.

Руководитель службы ДОУ                  Подпись                        Расшифровка подписи

Приложения к Инструкции включают: 

1) образцы бланков, табеля и форм документов;

2 примеры оформления отдельных видов документов (приказ, распоряжение, письмо, протокол, служебная записка и др.);

3) образцы формы учета и регистрации документов (формы журналов или регистрационных карточек);

4) схемы (маршруты) документопотоков (видов документов);

5) перечни нерегистрируемых документов;

6) перечни контролируемых документов;

7) перечни документов, подлежащих утверждению;

8) перечни документов, на которых ставится печать организации;

9) перечни по составу согласующих лиц определенных видов документов;

10) формы номенклатуры дел (подразделения и сводная);

11) формы описей дел и акта на уничтожение;

12) оттиски используемых в компании печатей и штампов и др.[2]