3. Обчислення даних у таблиці.
Excel дає можливість виконувати різноманітні обчислення в електронних таблицях над вмістом її комірок.
Обчислення виконуються згідно формул. У формулах використовуються різноманітні функції, числа, адреси комірок, дужки, а також знаки арифметичних операцій:
+ - додавання; / - ділення;
* - множення; % - обчислення відсотка;
– - віднімання; ^ - піднесення до степеня.
Для запису формул у комірку Excel надає такі можливості:
безпосередній запис у комірку;
використання рядка формул;
використання майстра функцій.
При безпосередньому запису у комірку користувач символ за символом записує формулу і її складові частини на власний розсуд і з своїми помилками.
При використанні рядка формул система допомагає користувачу вибрати потрібну функцію для формули, одержати її опис і дописати потрібні аргументи.
Використання майстра функцій дає відчутні переваги у безпомилковому наборі функцій і аргументів. Система знаходить помилки і допомагає їх виправити.
Встановлення числового формату
Щоб встановити числовий формат, необхідно виконати такі дії:
виконати команду „Формат” „Ячейки...”, відкриється вікно „Формат ячеек”, у якому вибрати вкладку „Число”
у списку „Числовые форматы” вибрати формат „Числовой”;
у вікні „Число десятичных знаков” встановити число знаків після десяткової коми, які треба буде виводити.
клацнути на кнопці „ОК”.
На панелі „Форматирование” є кнопки за допомогою яких встановлюються формати.
За допомогою цих кнопок встановлюються формати:
„Денежный формат” - приєднує до числа грн. (гривня);
„Процентный формат” - число збільшує в 100 разів і до нього приєднується знак %;
„Формат с разделитлями” - вставляє роздільник „пропуск” між кожними трьома цифрами (наприклад: 23 345 780).
„
Увеличить
разрядность”
- збільшує на одиницю розрядність;„Уменшить разрядность” - зменшує на одиницю розрядність.
Використання рядка формул
Я
кщо
клацнути на символі = в рядку формул,
з’явиться діалогове вікно для введення
формули.
Формула одночасно з’являється у поточній комірці і в рядку формул. Після натискання на кнопці „Enter” у виділеній комірці з’явиться результат, у рядку формул залишиться відповідна формула, за якою було виконано обчислення.
Н
априклад
потрібно обчислити вираз 723+45-12.
записуємо в окремі комірки числа;
у порожній комірці ставимо знак =, який автоматично з’являється і у рядку формул;
лівою клавішею миші натискаємо на комірку А1 (723);
з
клавіатури ставимо знак +;натискаємо на комірку В1 (45);
з клавіатури ставимо знак –;
натискаємо на комірку С1 (12);
після виконаних операцій натиснути на кнопку „Enter”.
У комірці з адресацією D1 з’явиться результат (756), а у рядку формул залишиться формула А1+В1-С1.
Копіювання формули
Щоб скопіювати формулу з однієї комірки в інші в одному стовпчику або рядку з відповідною заміною їх номерів, потрібно:
встановити курсор миші на маркер заповнення поточної комірки, щоб він набрав вигляду „худий плюс”;
натиснути ліву кнопку миші і не відпускаючи протягнути до останньої комірки стовпчика чи рядка;
відпустити кнопку миші, в усіх помічених комірках з’явиться результат обчислення за формулами, для яких шаблоном служить формула в комірці, що була першою.
В
икористання
функцій
Для введення необхідної функції у формулу необхідно:
зробити активною комірку куди буде вставлена функція;
у рядку формул клацнути на символі „=”;
ліворуч від рядка формул клацнути на кнопці, відкриється список функцій;
вибрати потрібну функцію;
якщо потрібна функція відсутня, слід відкрити додатковий список
„Другие функции...”;
після вибору функції клацнути на ній, відкриється діалогове вікно для встановлення аргументів (чисел і адрес комірок);
при встановленні аргументів показується результат обчислення;
якщо результат викликає довіру, клацнути на кнопці „ОК”, і він запишеться у активну комірку.
Абсолютна та відносна адресації комірок
При копіюванні формули в іншу комірку, за умовчанням, автоматично змінюється адреса комірок, що входять до неї.
Щоб значення комірки (наприклад В2) залишилося незмінним, необхідно адресацію комірки В2 у формулі записати як $B$2, що означатиме абсолютну адресацію комірки, яка не буде змінюватися при копіюванні формули у інші стовпчики чи рядки. При необхідності можна зробити абсолютним лише номер стовпчика $В2 або рядка В$2.
Щоб автоматично встановити абсолютну адресацію (наприклад $B$2), слід виділити комірку і натиснути клавішу F4.
Наприклад: необхідно підрахувати загальну суму коштів зібраних по групам.
Відносна адресація Абсолютна адресація
Функцій настільки багато і їх застосування настільки різноманітне, що без допомоги і пояснень, користування ними буде занадто складним. Щоб полегшити цю роботу, Excel надає засіб „Автосумма” і „Вставка функций”.
А
втосумма
Нехай є необхідність
автоматично підрахувати суму чисел, що
знаходиться в комірках від А1 до А6, і
помістити її в комірку А7. Для цього
необхідно зробити активною комірку А7
і клацнути на кнопці „Автосумма”
,
що на панелі інструментів. В комірці А7
з’явиться формула СУММ(А1:А6) з діапазоном
комірок. Комірки, для яких буде нарахована
сума, окресляться пунктирною рамкою.
Якщо натиснути клавішу Enter,
то сума комірок з’явиться в комірці
А7.
Майстер функцій
З використанням майстра функцій формула будується у два кроки:
1
-й
крок – вибір функції;2-й крок – внесення аргументів;
Щоб вибрати і вставити функцію, необхідно виконати такі дії:
зробити активною комірку, куди буде вставлена функція;
викликати „Майстер функцій”, зліва вибрати категорію;
у списку „Функція”, що справа, вибрати потрібну функцію;
нижче подивитися коротке пояснення про застосування вибраної функції;
клацнути на кнопці „ОК”, відкриється вікно добудовника формул для встановлення аргументів (чисел і адрес комірок).
Вибрана функція запишеться у верхньому віконці добудовника формул разом з необхідними розділовими знаками.
Добудовник формул
Після вибору функції з’являється діалогове вікно добудовника формул, який допоможе без помилок дописати у формулу потрібні аргументи.
У нижніх віконцях записати аргументи, які автоматично розмістяться у формулу з потрібними розділовими знаками.
При записі аргументів показуються результати проміжних і загальних обчислень, які можна відмітити і ввести нові, клацнувши на кнопці ”Отмена”.
Якщо результат викликає довіру, клацніть на кнопці „ОК”, і результат запишеться у активну комірку.
Логічні функції
У
розрахунках особливе місце займають
логічні функції, завдяки яким Excel
може виконувати ті чи інші дії в залежності
від умов.
Логічні умови використовують знаки > (більше), < (менше), = (дорівнює), <= (не більше), >= (не менше), <> (не дорівнює).
Логічна умова, яка виконується, має значення ИСТИНА (істина). Логічна умова, яка не виконується, має значення ЛОЖЬ (неправда).
ИСТИНА позначається цифрою 1, ЛОЖЬ – цифрою 0.
Логічні команди Excel
ЕСЛИ (логічна умова; Дія 1; Дія 2)
Дія 1 – виконується при значенні умови ИСТИНА;
Дія 2 – виконується при значенні умови ЛОЖЬ.
И (умова 1; умова 2;...)
має значення ИСТИНА, якщо всі умови виконуються і ЛОЖЬ, якщо одна з умов не виконується.
ИЛИ (умова 1; умова 2;...)
має значення ИСТИНА, якщо одна з умов виконується, і ЛОЖЬ, якщо ні одна з умов не виконується.
В
порядкування
даних
Впорядкування (сортування) – це зміна відносного положення даних у списку відповідно із значенням або типом даних. Дані переважно впорядковують за алфавітом, за числовим значенням, за датою. Впорядкування проводиться за зростанням або за зменшенням чисел, за алфавітом або проти алфавіту текстів.
Щоб впорядкувати таблицю, потрібно виконати такі дії:
виділити будь-яку непусту комірку в стовпчику, згідно показників якого проводиться сортування;
на панелі інструментів натиснути одну із кнопок: „за зростанням” або „за зменшенням”.
Впорядкування проводиться перестановкою рядків відповідно до значень вказаного стовпчика.