Ведомственный архив. Основные цели, понятия и задачи функционирования

Ведомственный архив – это архив, находящийся в непосредственном подчинении соответствующей организации или являющийся структурным подразделением организации. Ведомственный архив осуществляет хранение документов до передачи их на государственное хранение. Ведомственные архивы хранят документы 3-10 лет. Ведомственные архивы принадлежат отраслевым министерствам, организациям и предприятиям. В 1986 были разработаны основные правила работы ведомственных архивов. Они совпадают с идеями единой государственной системы делопроизводства.

Основные задачи ведомственного архива – комплектование и хранение материалов по профилю данного ведомства. В ведомственный архив передаются дела постоянного и временного хранения. Для дел временного хранения срок 10 лет. Как правило, это дела по личному составу. В ведомственный архив дела передаются только по описям. При экспертизе ценности эти описи играют большую роль. Хранятся огни централизованно, и по истечении 10 лет происходит экспертиза документов ведомственного архива. Архив имеет право самостоятельно принимать решение о ликвидации дел. Если он принимает решение о передаче дел на постоянное хранение, то экспертизу ценности проводит государственный архив.

Из канцелярий дела передаются через год после окончания делопроизводства. Если дело закончено в 2013 году, то в архив его передадут только в 2015. Хотя архивная служба настаивает, чтобы дела передавались в архив сразу же. Такого не происходит в связи с загруженностью канцелярий.

Есть еще принцип передачи дел в архив в зависимости от оперативной значимости дел. Если производство дела завершено, но оно имеет значение для других структур, то оно не передается в архив 3 года. Но вся документация для передачи готовится через год. При передаче заполняется специальная учетная документация, лист приемки, который будет наиболее важным при экспертизе ценности. Отбор для передачи материалов из ведомственного архива в госархив ведет государственная архивная служба. Ее интересует ценность материала, а также наличие других аналогичных материалов в других фондах.

Составляется специальная карточка фонда, в нее заносятся материалы¸ формируется список фондов, и все это должно быть описано. Как правило, документы из одного ведомственного архива формирует один фонд, внутри которого материалы делятся по описям. Но иногда допускается формирование и более одного фонда в составе архива.

При использовании документов ведомственного архива есть некоторые задачи.

1. По материалам архива составляются информационные бюллетени для различных учреждений;

2. Исполнение запросов конкретных организаций. Кроме того, задача архива – культурно-просветительская работа. Сотрудники архивов готовят материалы для публикации в газетах, передач на телевидение.

3. Исполнение запросов социально-правового характера. Тут справки, связанные со стажем, при определении размера пенсии, или же нахождением на работе.

4. Предоставление документов для изучения в читальном зале архива.

Комплектование ведомственных архивов проходит под руководством государственной архивной службы, есть должностные инструкции по заполнению архивов. Ведомственные архивы мало приспособлены для хранения дел, и соответствующие службы не всегда следят за их состоянием. Большинство ведомственных архивов ютится в основных помещениях данного ведомства. Хотя ведомственные архивы регулируются законом об архивном фонде РФ.

В ведомственных архивах много проблем. Они слабо контролируются государственной архивной службой. Настоящая работа начинается только тогда, когда они передаются в государственный архив.

Два специфических принципа хранения: отраслевые государственные архивные фонды и депозитарные ведомственные архивы. Если речь идет об отраслевых архивных фондах, то как правило они формируются в рамках отраслевых министерств для хранения крупного комплекса документов вместе с текущим делопроизводством. Депозитарные ведомственные архивы являются архивами с закрытым хранением. Как правило, они закрыты для исследователей и принимают документы на определенный период хранения. Либо срок действия ограничен, либо в договоре прописывается депозит, пока хозяин документа его не затребует. Чаще всего, на депозит передаются частные документы.

Когда дела принимаются на депозитарное хранение, формируется вся документация: фонд, описи, примечания к ним (где указывается собственник документа и номер договора). Причем здесь есть интересное условие. Иногда на депозитарное хранение поступает только часть фонда, документы которого уже хранятся в государственных архивах. Как правило, по истечении срока в 10 лет документы, лежащие на депозите, уничтожаются.

Часто в рамках ведомственных архивах хранится негосударственная часть архивного фонда РФ. Это архивные фонды и документы, находящиеся в собственности общественных объединений и организаций, а также в собственности религиозных объединений. Кроме того, это документы в ЧС, но представляющие собой некую ценность. Ведомственные архивы часто организуют хранение этой части фонда. Но часто документы могут перейти в государственную часть: к примеру, если собственник хочет подарить архивы государству и после его смерти.