Организация архивного дела на современном этапе

Серьезные изменения в архивном деле начинаются еще в 1990. В это время было принято решение о формировании комитета по делам архивов при Совмине СССР. Это связано с «парадом суверенитетов». Республики получают независимость, и 5 ноября 1990 появился Роскомархив. Функции его следующие:

1. Это орган, контролирующий все государственные архивы в России.

2. Это орган, управляющий архивным делом в СССР

Но затем ситуация резко меняется в августе 1991. После провала путча запрещена деятельность КПСС, 22 августа 1991 Ельцин издает указ о передаче архивов КПСС и КГБ в ведение Роскомархива. Появляется два архива –

1. Российский центр хранения и документации новейшей истории. В настоящее время он преобразован в другой архив – Российский государственный архив социально-политической истории – РГАСПИ. Эти изменения произошли в марте 1999, когда РЦХИДНИ слили с Комсомольским архивом.

2. Центр хранения современных документов – бывший текущий архив ЦК КПСС. Этот центр в марте 1999 также был объединен с отдельными ведомственными архивами и преобразован в Российской государственный архив новейшей истории – РГАНИ.

Большая часть документов КГБ оказалась по ведомственным архивам. Сейчас все службы ФСБ имеют свои закрытые архивы. Уже в январе 1992 Роскомархив получает в ведение бывшие союзные центральные государственные архивы, которые ранее подчинялись Главархиву. Кроме того, он получил в ведение все союзные учреждения и НИИ, находящиеся в РФ.

Начиная с ноября 1991, формируется архив Президента РФ. Он был сформирован на базе текущего архива Политбюро ЦК КПСС. Этот архив практически полностью закрыт от исследователей.

8 декабря 1991 СССР распался, 26 декабря Верховный совет признает Беловежские соглашения, и начинается формирование органов управления России. Во-первых, принимается решение о реорганизации Роскомархива и формировании архивов федерального уровня.

24 июня 1992 принимается постановление правительства РФ, что Роскомархив является федеральным органом государственного управления, который осуществляет всю власть в области архивного дела. По этому постановлению формируется часть архивов федерального уровня. Некоторые архивы получают значение центров, которые должны оказывать методическую помощь регионам.

В это же время встает вопрос о переименовании архивной службы. С 30 сентября 1992 Роскомархив переименован в Росархив – Государственную архивную службу России. Права и обязанности Росархива были закреплены в «Основах законодательства РФ об архивном фонде» и утверждены постановлением лета 1993.

Положение о государственной архивной службе появляется в марте 1994. По нему, государственная архивная служба должна разработать новые правила для использования документов из федеральных хранилищ и поменять доступы к архивам, условия их работы. Сеть федеральных архивов в 2000 году включала 14. Из них 13 в Москве и СПб. Единственный нестоличный – Российский Государственный архив ДВ во Владивостоке.

Большинство нормативных актов было принято еще в период СССР. И порядок работы изменился, во-первых, потому что появились две части архивного фонда. С конца 1991 появляется и негосударственный архивный фонд. Это меняет принципы формирования архивного фонда РФ. Государственная часть архивного фонда – это документы, хранящиеся в государственных и ведомственных архивах РФ. Они могут находится в разной собственности: федеральной, муниципальной, региональной. Негосударственная часть – архивы, находящиеся в собственности негосударственных структур, религиозных организаций и частных лиц и представляющие ценность. В отношении негосударственной части Росархив может только давать справки и время от времени проводить проверки содержания документов.

Государственная архивная служба должна обеспечивать методическую помощь архивам, контролировать сохранение и использование архивного фонда. В систему государственной архивной службы входят органы управления архивным делом и НИО, разрабатывающие теорию и методику архивного дела. Это чиновники федерального уровня.

Контроль над управлением архивным делом осуществляют президент и правительство РФ. Управляющим субъектам в регионах являются территориальные субъекты управления. В компетенцию органов государственной власти входит соблюдение законодательства об архивном фонде и в архивах. Если в субъектах разногласия между федеральным и региональным законодательством, то предпочтение делается федеральным законам. Контроль осуществляет также и прокуратура.

Росархив, являясь центральным органом исполнительной власти, ведет всю архивную службу в России. В систему Росархива входят государственные органы управления архивным делом, архивные учреждения (и федеральные архивы, и центры хранения документации, центры хранения документации республик, архивы областей, городов и районов), а также НИИ.

В настоящее время хранение документов осуществляется сетью госархивов, библиотеками, отдельными ведомствами. Государственное хранение осуществляется временно – до передачи в госархив на постоянное хранение различными районными и городскими архивами. Муниципальные, районные и городские архивы хранят документы 10-15 лет, а потом передают на постоянное хранение в госархив. Он проводит экспертизу ценности и ненужные документы уничтожает.

Все преобразования в федеральных архивах идут через правительство РФ. Преобразования в региональных архивах идут на региональные деньги. По закону «О государственной архивной службе», принятому 22 декабря 1992, государственная архивная служба должна заниматься комплектованием, учетом, хранением и организацией использования документов архивного фонда. Кроме того, она должна контролировать выполнение архивами возложенных на них задач и заниматься попечением о негосударственных архивах с согласия собственника.

Также Росархив занимается координацией деятельности центральных и местных архивов, налаживанием делопроизводства и созданием унифицированных систем документации. Росархив контролирует соблюдение законодательства и определяет стратегию развития архивного дела. Для реализации этих целей Росархив занимается комплектованием государственной части архивного фонда. Он проводит экспертизу ценности документов, а основные эксперты служат в федеральных архивах. Задача Росархива – разработка перечней документов со сроком их хранения.

А 75 лет закрываются дела с персональной информацией, на 35 лет – дела, связанные с гостайной. Допуск к таким делам может быть только у родственников или у фондообразователя. Также росархив должен заниматься разработкой принципов хранения, обеспечения безопасности документов, проектировать новые архивные хранилища с использованием новейших технологий и создавать страховой фонд для архивного фонда РФ.

Кроме того, к основным функциям относится еще и учет документов. Здесь разрабатываются методики, системы учета, нормы проверок сохранности архивного фонда. Такие проверки проводятся раз в 5 лет выборочно и раз в 15 лет по всем архивам. Также нужно отметить выработку нормативных документов. Росархив разрабатывает принципы текущего делопроизводства, а также основы хранения текущих материалов.

Нужно говорить, что в настоящее время одна из важнейших задач Росархива – использование документов архивного фонда РФ. Для этого разрабатываются принципы издательской деятельности. Они убивают двух зайцев: популяризируют архив и отсекают исследователей от опубликованных документов.

Кроме того архивы участвуют в издательской деятельности других НИИ. Из крупнейших ведомственных проектов – архив внешней политики РФ и МИД 15 лет издают документы НКИД с 1917 до середины 1960-х по различным отделам. Кроме того, издаются в рамках данного содружества документы секретариатов НКИД.

Подобные проекты ведет и военный архив РФ. Они издают документы по локальным конфликтам с конца 1920-х гг. до 1988. Для таких публикаций разработаны единые правила. Работая с данными изданиями, можно получить всю нужную информацию.

Кроме того, идет использование документов в рамках совместных проектов с музеями. Увеличивается число выставок документов. Архивы расширяют возможности доступа для исследователей. В первой половине 1990-х доступ к архивам предоставлялся почти неограниченно. Но тогда нужно было заново формировать научно-справочный аппарат, делать его доступным. Тогда было приятно решение делать электронные каталоги к архивам и предоставлять доступ не только к описям, но и к конкретным делам.

Еще один интересный момент – вывоз документов архивов с территории РФ. Разработаны правила вывоза. Сейчас вывоз уникальных и особо ценных документов негосударственной части запрещен, но Росархив может разрешить временное пребывание документов (до 3 месяцев) заграницей. Купля-продажа и дарение архивов разрешены только в копиях. Оригиналы – нет.

Меняются основные принципы организации документов. Актуальны вопросы о регулировании негосударственной части архивного фонда.