11. Дайте определение копии и охарактеризуйте виды копий.

Копия документа – это документ, полностью или частично воспроизводящий информацию другого документа и все его внешние признаки или часть их.

Для придания копии приказа юридической силы она должна быть заверена.

Соответствие копии документа подлиннику оформляется с помощью реквизита «Отметка о заверении копии» ниже реквизита «Подпись» и состоит из следующих элементов: слова «Верно», которое пишется от 0-го положения табулятора с прописной буквы, наименования должности и личной подписи лица, заверившего копию, расшифровки подписи, даты.

Верно

Секретарь подпись А.Н.Петров

15.05.2012

Указывать слово «Копия» («Копия верна») в заверительной отметке не следует, т.к. само слово «Верно» заключает в себе смысловую нагрузку, указывающую на копийность документа.

При пересылке копии документа в другие организации или передаче ее на руки физическому лицу заверительную надпись удостоверяют печатью организации.

Копии документов, остающиеся в организации, могут заверяться печатью, на которой воспроизводится название делопроизводственной службы («Общий отдел»,«Канцелярия» и др.) или надпись «Для документов». Эта печать проставляется на месте, отведенном для личной подписи, отметка о заверении копии при этом не оформляется.

Например:

печать

Директор предприятия В.Н.Хомуцкий

Развитие документации привело к дифференциации понятия «копия», в связи с чем оформление различных видов копий имеет свои особенности.

Прежде всего копии можно разделить на выписки и отпуски.

Выписка – это копия части документа (выписка из приказа, из протокола). Широко распространена практика подготовки выписок из приказов по личному составу для включения в личное дело работника.

Выписки оформляются на общем бланке, что позволяет сэкономить время на воспроизведение реквизитов бланка документа. В выписках из протоколов, приказов, распоряжений, оформляемых на общем бланке, слово «выписка» включается в название вида документа («ВЫПИСКА ИЗ ПРИКАЗА», «ВЫПИСКА ИЗ ПРОТОКОЛА»).

Выписка отличается от других видов копий тем, что в ней воспроизводится не весь текст документа, а его часть. Например, если текст приказа состоит из 4-х пунктов, то в текст выписки могут быть включены 1, 2 или 3 пункта. Нумерация этих пунктов сохраняется такой же, как она была в подлиннике при этом констатирующая часть в выписке воспроизводится, как правило, полностью.

Заверяется выписка по правилам заверениям копии, указанным выше.

Отпуск – это копия отосланного документа, которая остается в деле организации-автора. На копиях исходящих документов текст бланка не вопросизводится, проставляется дата подписания, регистрационный индекс и заверительная отметка.

В заверительной отметке, проставляемой на отпусках исходящих документов дату заверения, должность и расшифровку подписи сотрудника, заверившего копиию, можно не указывать.

Верно подпись

Новая техника, размножающая документы, привела к появлению копий, получаемых автоматически вместе с подлинником и идентичных с ним.

Автоматические (факсимильные) копии определяются как факсимильные подлинники в том случае, когда при размножении документа механическим путем его воспроизводят целиком, включая изображение подписи (факсимиле). Как правило, факсимильные подлинники не нуждаются ни в каком дополнительном удостоверении. К ним относятся документы, получаемые с использованием ксерокса и факса.

Особым видом автоматических (факсимильных) копий являются фото- и светокопии, отличительная черта которых – точное воспроизведение оригинала.

В некоторых случаях факсимильные копии требуют специального заверения, включая приложение печати (как правило, это копии личных документов – свидетельств о рождении, дипломов и т.д.). Слово «копия» на факсимильных копиях не указывается. Следует помнить также, что согласно Положению о порядке изготовления и использования бланков, документов с изображением Государственного герба Республики Беларусь, при тиражировании средствами оперативной полиграфии документов, изготовленных на гербовом бланке с целью рассылки каждая копия должна заверяться печатью.

Свободная копия документа может быть изготовлена рукописным или машинописным способом. Она может полностью воспроизводить текст документа, но не абсолютно точно воспроизводить внешние признаки документа. Свободная копия заверяется по всем правилам заверения копии.

С развитием техники передачи документов на расстоянии связано появление двукратных оригиналов и копий документов. Так, при телеграфной и телефонной связи создается два документа – предъявленный для передачи по телеграфу или телефону и полученный посредством этих средств связи. Эти документы характеризуются по-разному. Передаваемая телеграмма имеет личную подпись, заверяется печатью, т.е. ее можно охарактеризовать как подлинник, а получаемую адресатом – умноженным экземпляром.

Кроме копий, снятых непосредственно с подлинника или полученных автоматически, могут быть кратные копии: «копия с копии», «копия с копии копии» и т.п.

Копии различаются также в зависимости от того, каким образом они удостоверяются.

Нотариальные копии: соответствие подлиннику подтверждено официальным должностным лицом – нотариусом.

Официально заверенные копии: их соответствие оригиналу подтверждается другими должностными лицами и сопровождается формальностями (ставится печать и подпись должностного лица).

Простые заверенные копии (в том числе заверенные частными лицами) – удостоверенные без соблюдения необходимых формальностей (нет печати).

Незаверенные копии – не имеющие подтверждения в том или ином виде о своем соответствии подлиннику.

Особый вид копий – дубликат. Это копии, имеющие юридическую силу подлинника. Дубликат не характеризуются как второй экз. подлинника, т.к. это повторение документа, т.е. он обладает наиболее характерными признаками копии. Расценивать дубликат как умноженный оригинал неверно, поскольку дубликат иногда имеет отклонения от оригинала (например, дубликат паспорта может быть выдан другим отделением милиции и подписан другим лицом).

Таким образом, в зависимости от предъявляемых требований копия приобретает юридическую силу при соответствующем заверении (в одном случае для придания юридической силы копии достаточно официального заверения, в другом – нотариального и т.д.).

Еще один вид копий – дипломатические копии. Название этого вида копий происходит от слова «дипломатика», обозначающего специальную историческую дисциплину, изучающую древние акты. Такие копии воспроизводят документ со всеми особенностями (старое правописание, ошибки, особенности пунктуации и т.д.).

Копии электронного документа (ЭД) создаются путем удостоверения в установленном порядке формы внешнего представления электронного документа на бумажном носителе. Копии ЭД на бумажном носителе должны содержать соответствующее указание на то, что они являются копиями соответствующего ЭД.

Удостоверение формы внешнего представления ЭД на бумажном носителе может осуществляться:

• Нотариусом или иным лицом, имеющим право совершать нотариальные действия;

• Индивидуальным предпринимателем или юридическим лицом, имеющим лицензию на осуществление такой деятельности.