8. Дайте определение, раскройте формуляр, опишите особенности оформления докладных записок.

Докладная записка – это информационный документ, адресуемый вышестоящему руководителю в порядке прямого подчинения и содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя.

Докладные записки составляются по самым разным вопросам. Они могут касаться вопросов основной деятельности (о выполнении плановых заданий, об автоматизации производства и т.п.), личного состава (о переводе работника на другую работу, наложении дисциплинарного взыскания и т.п.), административно-хозяйственных вопросов (о проведении ремонта, об утрате пропусков и удостоверений, об организации складского хозяйства и т.п.).

В зависимости от содержания и целевого назначения докладные записки могут быть инициативными (внесение предложений, изложение просьбы, фактов, явлений) или отчетными (о ходе, состоянии, завершении каких-либо работ, поручений, планов, о результатах командировок, проверки и т.п.).

Кроме того, докладные записки делятся на внутренние и внешние.

Внутренняя докладная записка адресуется руководителю организации в порядке прямого подчинения и подписывается составителем. Внутреннюю докладную записку на имя директора может дать, например, руководитель структурного подразделения (отдела, управления, сектора, цеха и т.д.): заведующий канцелярией – «О состоянии работы с документами в структурных подразделениях»; начальник отдела кадров – «Об организации курсов повышения квалификации работников» и т.п. Внутренние докладные записки оформляются на чистом листе бумаги формата А4 или А5.

Внешняя докладная записка адресуется руководителю вышестоящего органа и подписывается руководителем организации, являющейся автором документа. Например, директор Национального исторического архива Беларуси может направить докладную записку в Департамент по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь «О необходимости разработки Положения о порядке оказания платных услуг и выполнения платных работ государственными архивами», «О необходимости создания издательского центра в системе государственной архивной службы» и т.п. Оформляется внешняя докладная записка на общем бланке.

Следует отметить, что в практике учреждений, организаций и предприятий внешние докладные записки используются относительно мало. Часто их заменяют письмами, которые, как и докладные записки, могут быть инициативными и ответными. Тем не менее, внешняя докладная записка как документ имеет право на существование.

Докладная записка имеет следующие реквизиты:

• Реквизиты бланка или наименование структурного подразделения, в котором подготовлена докладная записка.

• Название вида документа (докладная записка).

• Дата.

• Регистрационный индекс.

• Место составления.

• Адресат.

• Заголовок к тексту.

• Текст.

• Отметка о наличии приложения.

• Подпись.

Текст докладной записки состоит из вводной и основной части.

В вводной части излагается состояние вопроса, факты, послужившие причиной для составления документа, проводится их анализ.

В основной части докладной записки излагаются выводы, предложения, просьбы.

Датой докладной записки является дата ее подписания.