6. Раскройте формуляр служебного письма, охарактеризуйте различные виды писем.

Служебное письмо – обобщенное наименование различных по содержанию документов, служащих средством общения между учреждениями, организациями в процессе осуществления их деятельности, а также между учреждениями, организациями и частными лицами.

Официальные письма готовятся на бланках для писем.

На бланке для писем наносятся следующие постоянные реквизиты и ограничительные линии:

Госгерб РБ (товарный знак или эмблема организации);

наименование вышестоящей организации (если имеется);

полное и сокращенное наименование организации;

почтовый адрес;

коммуникационные и коммерческие данные;

ограничительные отметки для реквизитов «дата» и «индекс документа», а также «Ссылка на дату и индекс входящего документа».

Допускается наносить также на бланк ограничительные отметки для реквизитов «заголовок», «адресат».

Кроме реквизитов бланка, при подготовке писем используются следующие реквизиты:

• адресат;

• заголовок;

• текст;

• отметка о наличии приложения (если оно имеется);

• подпись (подписи);

• отметка об исполнении и направлении документа в дело.

Применяются деловые письма для решения многочисленных оперативных вопросов, возникающих в процессе деятельности организации, поэтому содержание писем разнообразно.

Письмо-запрос – это документ, представляющий собой обращение с просьбой дать подробную информацию. Обычно оно состоит из двух частей: введения, в котором излагается существо вопроса, и заключения, в котором ставятся те вопросы, на который ожидается ответ адресата.

Используются выражения «Просим Вас сообщить..

Письмо-ответ – это чаще всего реакция адресата на полученное им письмо-запрос, поэтому содержание такого документа уже предопределено. Автору письма-ответа остается лишь изложить характер решения поставленного в инициативном письме вопроса: принятие или отказ от предложения, выполнения просьбы. Ответ всегда должен быть конкретным и четким, не следует использовать расплывчатые формулировки, которые могут вызвать новые письма.

Письма-ответы, содержащие отказ должны быть хорошо аргументированы. Не рекомендуется начинать текст с формулировки отказа, сначала следует изложить его причины. В подобных письмах можно использовать следующие формулировки: «Наша организация не предполагает (не планирует, не считает возможным)...». Если отказ вызван временными причинами, то можно упомянуть в письме об этом и предложить адресату вернуться к данному вопросу позднее. В случае, когда решение не принято из-за недостаточной информации, вполне уместна просьба сообщить дополнительные данные, основываясь на которых можно будет еще раз рассмотреть вопрос.

В письмах-ответах обязательно должен быть оформлен реквизит «Ссылка на дату и номер входящего документа».

Гарантийное письмо составляется с целью подтверждения данных обещаний или оговоренных условий и всегда имеет конкретного адресата. Гарантироваться могут качество работ, сроки выполнения заказа, оплата товаров, арендуемых помещений, прием на работу. Иногда такие письма начинаются с обращения по имени отчеству к лицу, которому они адресованы.

Так как эти документы имеют правовую силу и зачастую служат для разрешения хозяйственных споров, изложение их текста должно быть предельно четким и ясным. Используется выражение «Оплату гарантируем.».

Кроме того, отличительной чертой гарантийных писем является обязательное наличие двух подписей (руководителя и главного бухгалтера) и оттиска печати организации.

Письмо-напоминание – это документ, содержащий указание на приближение или истечение срока исполнения какого-либо обязательства. Оно направляется адресату для того, чтобы побудить его совершить определенные действия. Как правило, такие письма состоят из двух логически связанных частей: в первой содержится напоминание о необходимости выполнения договорных обязательств, принятых решений или договоренностей, а во второй указываются меры, которые будут приняты в случае их невыполнения. С другой стороны, подобное письмо может быть совсем лаконичным и содержать только заключительную часть.

Кроме того, письма-напоминания направляются для повторного сообщения о проведении какого-либо мероприятия.

Иногда на подобном письме ставится пометка «Вторично», которая сама по себе уже является напоминанием. Такая пометка ставится в тех случаях, когда отправитель допускает возможность, что адресат просто не получил или неправильно интерпретировал письмо, адресованное ранее. В данном случае дословно повторяется текст первого письма.

Используется выражения «Напоминаем Вам о...».

Письмо-подтверждение. Высылается для подтверждения получения какого-либо отправления (письма, телеграммы, перевода, бандероли, товаров, ценностей) или о том, что ранее составленный документ остается в силе (например, договор, инструкции). Этот вид письма также может подтверждать какой-либо факт, действие, телефонный разговор. Чаще всего этот вид писем начинается словами, образованными от глагола «подтверждать».

Иногда в них приводят краткое изложение, содержание полученных документов или перечень материальных ценностей. Кроме того, письмо-подтверждение может заканчиваться просьбой или справочной информацией.

Используются выражения «Подтверждаем ...», «Ваше письмо от ........мы получили» и т.д.