15. Дайте определение понятию «регистрация». Раскройте основные принципы, охарактеризуйте формы регистрации.

Регистрация документов – запись учетных данных о документе в регистрационной форме, фиксирующая факт его создания, получения или отправки.

Основой принцип регистрации – однократность.

Журнальная форма регистрации документов допускается только в организациях с незначительным объемом документооборота (до 600 документов в год) и для определенных категорий документов, когда учет документов выступает на первое место, предотвращает претензии со стороны граждан, конфликтные ситуации и т.п. Например, при выдачи документов об образовании, трудовых книжек, пропусков.

Недостатки:

Журнальная форма регистрации не может обеспечить проведение эффективного контроля исполнения документов и создание быстродействующей справочной системы по документам, не всегда обеспечивает и проведение однократной регистрации.

Достоинства

Простота в использовании.

Карточная форма регистрации состоит в переносе реквизитов документа на регистрационно-контрольную карточку (РКК).

Обязательный состав реквизитов РКК установлен Примерной инструкцией по делопроизводству. При необходимости эти реквизиты могут быть дополнены (количество листов, расписки в получении).

РКК обычно изготавливаются на формате А5 или А6.

Преимущества регистрации на РКК:

позволяет выполнить все цели регистрации при ее рациональной организации;

позволяет соблюдать принцип однократности регистрации;

построение эффективной ИПС по документам организации;

обеспечение контроля исполнения документов;

обеспечение учета документов;

возможность использования в организациях с любым объемом документооборота.

Недостатки:

трудоемкость проведения регистрации и оформления карточек,

высокая стоимость оборудования для картотек.

Избавиться от громоздких картотек и организовать трудоемкую информационно-справочную работу практически в любом учреждении позволило внедрение компьютерных технологий.

Решение о форме регистрации в организации оформляется приказом руководителя.

Преподаватель Е.А.Евдокимович

О.В.Прокопец

О.В.Симогостицкая

Перечень рассмотрен и рекомендован к утверждению на заседании цикловой комиссии специальности 2-26 02 31.

Протокол № ___ от __________2013

Председатель комиссии Е.В.Кузьменок