4.5. Презентация

Эта форма выдачи информации может быть также названа «пресс-конференцией плюс», поскольку соот­ветствующая часть (сбор журналистов и ознакомле­ние их с некоторыми сведениями) присутствует на лю­бой презентации [9, с. 103]. Пресс-конференция мо­жет перейти в презентацию и наоборот без всяких дополнительных действий.

Что же является отличительным признаком презен­тации? На презентациях информация «материализо­вана» в виде нового предмета или явления: продукта, услуги, достижения, книги, закона и т. д. Презентуется то, что можно увидеть, потрогать или даже опробовать. Презентации чаще всего устраивают не только для СМИ, но и для потенциальных потребителей, покупа­телей, инвесторов, партнеров, влиятельных госслужа­щих и т. п., которые должны воспринимать презентуе­мое не только через СМИ, но и непосредственно. Полномасштабная презентация сложнее пресс-кон­ференции и требует больших интеллектуальных, орга­низационных и материальных затрат. Кроме того, в презентации обычно большее место отводится нео­фициальной части: банкету, музыкальной программе, шоу и т. д.

В арсенале методов и средств связей с обществен­ностью презентацию молено рассматривать как само­стоятельное мероприятие или акцию, сочетающуюся с выставкой, ярмаркой, деловой встречей, приемом де­легации, проведением Дня открытых дверей и др.

В зависимости от характера и целей проведения все презентации можно условно разделить на следующие виды [9, 11]:

• презентация нового товара или услуги;

• презентация новой технологии;

• презентация предприятия в целом или его отдель­ного структурного подразделения (бюро, службы, отдела, филиала, регионального представительства и др.);

• презентация (представление) группы новых со­трудников фирмы;

• презентация нового проекта или идеи (по созданию продукта, освоению рынка, в социальной, природо­охранной, гуманитарной и других сферах);

• презентация фирменного стиля (нового логотипа, названия);

• презентация достигнутых результатов предприя­тия (промежуточных или конечных), его структур­ного подразделения или отдельных работников в какой-либо сфере деятельности.

Главной целью любого из перечисленных видов презентаций являются эффективная передача инфор­мации об объекте презентации и обеспечение всесто­ронней поддержки со стороны контактной аудитории.

Схема проведения презентации предполагает цепь накладывающихся друг на друга событий, а именно [12, с. 235]:

• приглашение и встреча;

• пресс-конференционная часть;

• презентационная часть;

• неформальное общение;

• сопровождение (дополнение) общения;

• прощание и «одаривание».

На пресс-конференционную часть можно пригла­шать всех, но скорее всего 80 – 90% из числа нежурна­листов эту часть проигнорируют [11, с. 104]. Пресс-конференционный блок стоит разделять с презентаци­онным, поскольку органично перейти от одной части к другой достаточно трудно, а само разделение может выглядеть искусственным.

Неформальное общение – это либо коктейль (с на­питками и минимумом закусок), либо фуршет («уси­ленный коктейль», который может включать горячие блюда, десерт, кофе и т. д.), либо обед (с выбором блюд из меню либо без такового). Общение обычно сопровождается негромкой фоновой музыкой, лучше «живой» (фортепьяно, джаз, камерный оркестр); возмож­ны ненавязчивые и недлинные вокальные вставки.

Выделение специального этапа – «прощания» – продиктовано тем, что неплохо, если человек уйдет с презентации с подарком (книгой, бутылкой вина, компакт-диском и проч.). Если раздавать подарки в на­чале, они превратятся в некоторую обузу, которую не­куда деть, а когда человек уходит – подарок окажется в самый раз.

И еще один важный момент: любая презентация – это фактически несколько презентаций одновремен­но, поскольку те, кто хвалит «именинника», изо всех сил презентуют себя, а организаторы действия актив­нейшим образом демонстрируют свои возможности. Журналисты становятся инструментом для первых, вторых и третьих.

Технология подготовки и проведения презентации: практические рекомендации¹

1. Сформулировать цели презентации. Целью мо­жет быть создание информационных поводов для представителей СМИ в целях продвижения нового то­вара, идеи, проекта и пр.

2. Определить целевую группу или группы. Это могут быть журналисты и руководители местных (ре­гиональных, федеральных) печатных и электронных СМИ, представители административной и политичес­кой элиты, партнеры, лучшие клиенты, друзья компа­нии и пр.

3. Определить место проведения презентации. Мы предлагаем следующие требования к месту: изве­стное, привлекательное и комфортное место, до кото­рого удобно добираться. Как вариант: можно устро­ить сбор участников презентации рядом с известным местом, а затем автобусом отвезти участников к мес­ту презентации. Помещение должно позволять сво­бодно перемещаться всем участникам презентации, прежде всего — операторам телеканалов, а также иметь хорошее освещение и акустику. Место не должно вызывать негативных ассоциаций: связь с бандитами и т. п.