4.3 Законы организации второго уровня

4.3.1. Закон информированности-упорядоченности

Все коммуникации в организации основаны на получении, обработке, передаче и хранении данных. Данные – это сообщения, результаты мыслительной деятельности, сведения любого происхождения, вида и назначения. Управленческая информация – это данные, несущие в себе новизну и полезность для работника, принимающего решение. Информация здесь рассматривается как часть данных.

Обычно информацию разделяют на два больших класса: объективную (овеществленную в товаре) и субъективную (отраженную, организованную людьми). Категория «информация» имеет смысл лишь тогда, когда есть источник (информатор) и ее получатель (информант).

Информация обладает такими характеристиками как полнота, достоверность и ценность, упорядоченность и открытость.

Полпота информации определяется возможностями дос­тупа к ресурсам информационного пространства, в котором действует организация, а также состоянием внешних и внут­ренних коммуникационных связей. В современных условиях любой организации доступны очень большие объемы инфор­мации. Практически по любому вопросу менеджер может по­лучить исчерпывающую информацию. Информационный «го­лод» может возникнуть не из-за отсутствия информации, а из-за необходимости затрачивать на ее отбор и обработку боль­шое количество времени и средств (имеются в виду матери­альные и людские ресурсы).

Несмотря на разветвленную сеть и высокое быстродейст­вие современных информационных систем, процесс поиска нужной информации требует значительных усилий. Кроме то­го, в условиях рынка и острой конкурентной борьбы часть информации о деятельности организаций переводится в раз­ряд строго конфиденциальной, становясь при этом недоступ­ной не только для членов других организаций, но и для боль­шинства членов своей организации.

Достоверность информации — необходимое условие ис­пользования полученных данных в деятельности предприятия. Источники информации должны быть надежными и не вызы­вать сомнений. В ряде случаев в информационные базы дан­ных вводится заведомо ложная информация, чтобы дезинфор­мировать конкурентов или подорвать к ним доверие со сторо­ны клиентов. Поэтому следует перепроверять и уточнять полученную информацию, прежде чем использовать ее для работы.

Упорядоченность информации подразумевает структури­рование или распределение информации но степени ее важно­сти для решения задач управления организацией. Своевременное перераспределение информации в органи­зации, как правило, значительно повышает эффективность работы организации.

Выделяют различные виды ин­формации: открытая, для служебного пользования, секретная, совершенно секретная и особой важности. Наиболее сложной и ответственной задачей в формирова­нии внутренней информационной системы является сбор и систематизация информации, полученной из различных под­разделений организации.

Это должно осуществляться на основе единой системы информационных запросов, которая обеспечила бы своевременную и оперативную передачу информации, нако­пившейся в подразделениях, в центральную базу данных. Ос­новным потребителем информации является система управле­ния организацией.

Из общего потока система управления воспринимает и отбирает только ту информацию, которая соответствует поставленным целям и может быть использована в процедурах управления. Поэтому в первую очередь вся доступная информация должна быть упорядочена по целевому признаку. На рис. 13 показана процедура сбора и обработки информации, получаемой из различных источников.

Первым этапом структурирования информации является определение цели отбора информации из общего потока. Вы­явив цель, производят сбор необходимой информации.

Рисунок 13 - Порядок сбора обработки и структурирования информации

На втором этапе производят обработку и распределение информации по степени ее важности. Наиболее ценная ин­формация анализируется системой в первую очередь и дово­дится до сведения всех заинтересованных лиц. Третий этап упорядочения или структурирования инфор­мации должен обеспечить ее хранение. Этот этап предусмат­ривает также разработку системы признаков, по которым нужная информация может быть найдена.

Информатизация управления вносит коррективы в существующие формы управленческого труда и расширяет их состав. Она способствует усилению позитивного действия законов и принципов управления, в первую очередь законов, свойственных управлению в целом. К таким законам относятся: закон единства систем управления, закон соотносительности управляющей и управляемой систем, закон пропорциональности производства и управления, закон экономии времени, закон экономии интеллектуальной энергии, закон перехода от административных к организационным методам управления.

Информационная среда, ввиду ее важности, является объектом управления, наряду с персоналом, финансами и т п. Информационная среда управления подчиняется закону информированности-упорядоченности.

Закон информированности-упорядоченности состоит в том, что чем большей информацией располагает организация о внутренней и внешней среде, тем она имеет большую вероятность устойчивого функционирования (самосохранения).

Следствие этого закона проявляется в том, что информированность работника после достижения ею критического уровня переходит в его компетентность. Поэтому, руководитель должен создать работникам условия для получения информации.

4.3.2. Закон единства анализа и синтеза

Изучение организаций как социально-экономических объ­ектов предусматривает обязательное использование операций анализа и синтеза. Анализ и синтез при исследовании процес­сов функционирования организации настолько переплетаются, что не могут существовать друг без друга. Анализ и синтез в своем единении состав­ляют основу системного подхода к изучению деятельности организации.

Анализ или декомпозиция — это разделение целого на части или представление сложного объекта в виде простых составляющих. Анализ причинно-следственных свя­зей между выделенными частями сводится к нахождению не­обходимых и достаточных условий для поддержания требуе­мого взаимодействия между этими частями целого. Суть син­теза состоит в объединении простых составляющих объекта в единое целое. Объединение в рамках синтеза осуществляется на основе взаимной необходимости и взаимосвязи.

Суть закона состоит в следующем: каждая организация стремится настроится на наиболее экономный режим функционирования в результате постоянного изменения своей структуры или функций. Эти изменения идут в следующем цикле:

Рисунок 14 - Схема изменений в организации

Скорость и результат преобразования зависят от диапазона изменения внешней и внутренней среды.

Описанию факторов внутренней и внешней среды должен предшест­вовать анализ самой организации, в отношении которой при­нимается решение, т.е. этап мысленного или реального рас­членения организации на отдельные подсистемы, элементы или звенья и изучения взаимосвязей между ними. Для дейст­вующей организации такое расчленение несложно выполнить, поскольку оно полностью определяется сформированной ра­нее организационной структурой. На рис. 15 показаны осо­бенности анализируемых структур с выделением различных признаков и видов структур.

Рисунок 15 - Особенности анализируемых структур

Надо отметить, что рисунок 15 не претендует на полную информацию обо всех признаках и видах анализируемых структур, которые в каждом конкретном случае они могут видо­изменяться и дополняться.

Практический подход к анализу и синтезу организаций может быть реализован с помощью метода постепенного приближения, который включает четыре уровня:

первый - предварит анализ с позиций стороннего наблюдателя;

второй - проведение «мозговой атаки» на совещании основных специалистов организации;

третий - создание группы развития организации и формирование ее стратегии развития;

четвертый - постоянная работа группы развития в рамках нового структурного подразделения организации.

Итак, закон единства анализа и син­теза организационных систем предусматривает использование исследовательского метода, состоящего в том, что объект ис­следования, рассматриваемый как система разбивается на составные элементы (подсистемы), что обеспечивает возможность изучения каждого элемента в от­дельности с целью выявления их роли и места в системе.

В дальнейшем элементы, изученные в процессе анализа, подвергаются синтезу, что позволяет на новом уровне знания продолжить и углубить исследование системы путем анализа ее нового состояния. Таким образом, в рамках закона единства анализа и синтеза реализуется непрерывный цикл совершен­ствования системы управления организацией и корректировка ее организационной структуры.