Административно- управленческая деятельность. Организация делопроизводства, работа с кадрами, принятие решений и контроль за их исполнением.

Вновь создаваемая аптечная организация для получения статуса юридического лица должна пройти регистрацию в регистрационных органах, при этом выдается регистрационный номер (заносится в единый Государственный Реестр юридических лиц). Аптека получает свидетельство о Государственной регистрации. Аккредитация - это процесс, определяющий соответствие места и условий фармацевтической деятельности, установленным требованиям к организации лекарственной помощи и услугам.

После аккредитации аптека и работающие в ней специалисты проходят сертификацию.

Сертификация - это процесс получения сертификата, подтверждающего соответствие условий деятельности (для организаций) или уровня подготовки (для специалистов) установленным стандартам.

Лицензирование - это мероприятие связанное с выдачей государственных разрешений, приостановлением их действия и аннулированием, а также надзором лицензирующих органов за соблюдением организациями лицензионных требований и условий. Основная цель лицензирования - оценка возможности оказания фармацевтической организации различных видов квалифицированной лекарственной помощи и выдача государственного разрешения на право заниматься фармацевтической деятельностью.

Лицензия - это официальный документ разрешающий осуществление указанного в нём вида деятельности в течении установленного срока и определяющим обязательное для исполнения требования и условия его осуществления. Бланк лицензии имеет степень защищённости на уровне ценной бумаги на предъявителя, учётную серию и номер. (Приложение)

Для получения лицензии аптечная организация представляет в лицензирующие органы следующий документ:

1) Заявление о выдаче лицензии, по установленной форме, подписанное руководителем с указанием:

2) Копии учредительных документов со всеми изменениями и дополнениями к ним.

3) Копию свидетельства о государственной регистрации.

4) Аккредитация, сертификат соответствия.

5) Сведения о профессиональном кадровом составе организации, форме справки по специалистам, их квалификация и специализация.

6) Копии дипломов, трудовых книжек, удостоверении о присвоении квалификационной категории и сертификатов специалиста.(Приложения) и т.д.

Управление аптекой осуществляет заведующий (директор), который принимается на работу и назначается на должность учредителем на контрактной основе. При приеме на работу со всеми сотрудниками заключается трудовой договор. Он является основой отношений между сотрудником и фирмой. Трудовой договор заключается в письменной форме, составляется в двух экземплярах, каждый из которых подписывается сторонами. Один экземпляр трудового договора передается работнику, другой хранится у работодателя. (Приложение)

- форма договора о материальной ответственности с указанием вида материальной ответственности (приложение к дневнику №2)

Помимо обязательных условий, в трудовой договор может быть включено положение о полной индивидуальной или коллективной (бригадной) материальной ответственности. Трудовым договором или заключаемыми в письменной форме соглашениями, прилагаемыми к нему, может конкретизироваться материальная ответственность сторон этого договора. При этом договорная ответственность работодателя перед работником не может быть ниже, а работника перед работодателем - выше, чем это предусмотрено настоящим Кодексом или иными федеральными законами.

Договор о возмещении работодателю причиненного ущерба в полном размере за недостачу вверенного работникам имущества заключаются с работниками, достигшими возраста восемнадцати лет и непосредственно обслуживающими или использующими денежные, товарные ценности или иное имущество. Материальная ответственность работника осуществляется в пределах его среднего месячного заработка. Взыскание ущерба с работника полностью или частично является правом работодателя, которым он может и не воспользоваться, учитывая конкретные обстоятельства дела.

В Трудовом кодексе РФ указаны случаи полной материальной ответственности работника, т.е. при возникновении которых работник обязан полностью возместить причиненный ущерб. Договор о материальной ответственности в полном размере заключается с руководителем организации, заместителями руководителя, главным бухгалтером. Таким образом, полностью возмещают причиненный ущерб только указанные категории работников.

В отношении аптечных организаций возможность заключения таких договоров установлена для работников, занимающих должности заведующих, иных руководителей аптечных и фармацевтических организаций, отделов, пунктов и иных подразделений, их заместителей, провизоров, технологов, фармацевтов. При возникновении определенных обстоятельств материальная ответственность работника исключается. Такими обстоятельствами могут быть: причинение ущерба вследствие непреодолимой силы, нормального хозяйственного риска, крайней необходимости и необходимой обороны, а также неисполнения работодателем обязанности по обеспечению надлежащих условий для хранения имущества вверенного работнику. (приложения)

Приказ - правовой акт, издаваемый руководителями министерств, ведомств, отделов, организаций, учреждений, объединений, предприятий, действующими на основе единоначалия.

Приказы подразделяются на две группы:

- приказы по основной (производственной) деятельности;

- приказы по личному составу (персоналу) организации.

Приказы служат единственным основанием внесения соответствующих записей в трудовые книжки, учетные и другие документы.

- приказ (распоряжение) о приеме работника на работу (форма № Т-1, индивидуальная);

- приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу (форма № Т-5);

- приказ (распоряжение) о прекращении действия трудового договора (контракта) с работником (форма № Т-8);

При принятие на работу на работников всех предприятий заводится трудовая книжка, независимо от формы собственности и организационно-правовой формы, в которых они проработали свыше 5 дней, в том числе на сезонных и временных работников, а со 2 октября 2006 года трудовые книжки обязаны вести также и работодатели - индивидуальные предприниматели (ч. 3 ст. 66 ТК РФ).Трудовая книжка – это документ, в котором содержится вся информация о трудовой деятельности ее владельца.   Для поступающего на работу впервые книжка оформляется не позднее 7 дней со дня приема на работу. Форма, порядок ведения и хранения трудовых книжек, а также порядок изготовления бланков трудовых книжек и обеспечения ими работодателей устанавливаются Правительством РФ.

Учет трудовых книжек осуществляется путем их регистрации в специальной учетной форме. Книга заполняется не в пределах календарного года, что характерно для большинства регистрационных книг и журналов, а до полного использования всех ее страниц, т.е. ведется на протяжении нескольких лет.

Информация о работниках и их трудовой деятельности содержится в приказах (распоряжениях) руководителя, трудовых книжках, документах, удостоверяющих личность, об образовании и др. Работник за время работы в организации может поменять несколько должностей, перейти из одного структурного подразделения в другое, многократно использовать трудовой и иные виды отпусков и т.д. Документом, который обобщает имеющиеся о работнике сведения, является личная карточка.

При приеме на работу, для каждого сотрудника разрабатывается должностные инструкции. (Приложение)Должностная инструкция — документ, регламентирующий производственные полномочия и обязанности работника. Должностные инструкции разрабатывает руководитель подразделения для своих непосредственных подчиненных. Должностные инструкции на должности, находящиеся непосредственно в его подчинении, утверждает руководитель организации. На другие должности инструкции утверждают соответствующие заместители по функции. Первый экземпляр должностной инструкции на каждого работника хранится в отделе кадров, второй — у руководителя подразделения, третий — у работника.

Разрабатывается график работы сотрудников, график отпусков.(Приложение)

При ведомственной проверке, инспектор проверявший аптечную организацию составляет акт фармацевтического обследования аптечного пункта (киоска) аптечной организации. Он толжен не только отражать недостатки данного учреждения, но и фиксировать все положительное, новое. Акт составляется в двух экземплярах: один отдается руководителю, другой в организацию, устроившую проверку.(Приложения)

Делопроизводство или документационное обеспечение управления - это отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами.

Документирование - это запись информации на различных носителях по установленным правилам. Результатом документирования является документ

- зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. Реквизит - обязательный элемент оформления официального документа.

Организация работы с документами - это организация документооборота, хранения и использования документов в текущей деятельности учреждения. Документооборот - движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления. Совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку, называется делом. Систематизированный перечень наименований дел, заводимых в

организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в

установленном порядке, называется номенклатурой дел.

С делопроизводством тесно связана другая отрасль деятельности - архивное

дело.

В соответствии с Федеральным законом РФ от 22.10.2004 №125 архивное

дело - это деятельность государственных органов, органов местного

самоуправления, организаций и граждан в сфере организации хранения,

комплектования, учета и использования документов Архивного Фонда РФ и

других архивных документов.

Архив - это учреждение или структурное подразделение организации,

осуществляющее хранение, комплектование, учет и использование архивных

документов.

Управление кадрами в рамках предприятия имеет стратегический и оперативный аспекты. Организация управления персоналом вырабатывается на основе концепции развития предприятия, состоящей из трех частей:

• производственный;

• финансово- экономический;

• социальный (кадровая политика).

Кадровая политика определяет цели, связанные с отношением предприятия к внешнему окружению (рынок труда, взаимоотношения с государственными органами), а также цели, связанные с отношением предприятия к своему персоналу. Кадровая политика осуществляется стратегическими и оперативными системами управления. Задачи кадровой стратегии включают:

• поднятие престижа предприятия;

• исследование атмосферы внутри предприятия;

• анализ перспективы развития потенциалов рабочей силы;

• обобщение и предупреждение причин увольнения с работы.

Повседневная реализация кадровой стратегии, а также одновременно оказание помощи руководству, при выполнении ими задач управления предприятием, лежат в оперативной области управления кадрами.

Кадровая политика предприятия - это целостная кадровая стратегия, объединяющая различные формы кадровой работы, стиль ее проведения в организации и планы по использованию рабочей силы.

Кадровая политика должна увеличивать возможности предприятия,

реагировать на изменяющиеся требования технологии и рынка в ближайшем будущем.

Кадровая политика является составной частью всей управленческой деятельности и производственной политики организации. Она имеет целью создать сплоченную, ответственную, высокоразвитую и высокопроизводительную рабочую силу.

Функции управления персоналом прежде всего предполагают конкретные виды деятельности, которые предусматривают процесс интеграции управления персоналом. Функции кадровых служб:

• организационное и методическое обеспечение развития самоуправления, демократических форм рассмотрения и выдвижения кандидатур на руководящие должности, проведение конкурсов на замещение вакантных должностей, изучение общественного мнения о деятельности руководителей;

• прогнозирование, определение текущей и перспективной потребности в кадрах и источников ее удовлетворения, уточнение потребности в подготовке специалистов по прямым связям с учебными заведениями, разработка и реализация мер по формированию трудового коллектива;

• планирование и регулирование профессионального, квалифицированного роста кадров, процессов их высвобождения и перераспределения;

• организационно-методическое обеспечение профессиональной, экономической учебы, подготовки и переподготовки кадров, планирования этой работы с учетом потребностей производства, направление работников в различные учебные заведения и на стажировку на передовых предприятиях и в организациях, обучение руководителей первичного звена передовым методам и формам работы с кадрами;

• изучение профессиональных, деловых и нравственных качеств работников на основе аттестации, широкого применения психологических и социальных исследований, разработка рекомендаций по рациональному использованию кадров в соответствии с их способностями и наклонностями;

• организация работы по профессиональной ориентации молодежи, адаптация молодых специалистов и рабочих на предприятиях, развитие наставничества, изучение причин текучести кадров, динамики изменений трудового коллектива, разработка мер по стабилизации и совершенствованию его социальной и демографической структуры;

  • обеспечение эффективного использования всех форм материального и морального стимулирования работников в соответствии с их трудовой деятельностью и с учетом общественного мнения, изучение влияния

• стимулов на повышение трудовой и социальной активности трудящихся, укрепление морально-психологического климата в коллективе и др.

Принятие решений в процессе управления фармацевтической организацией.

Принятие решений является основной частью управленческой функции. Процесс принятия решений характеризуется следующими этапами:

• выбор оптимального варианта действия в данной ситуации

• утверждение данного варианта (его оформление в виде приказов, актов, распоряжений)

• осуществление данного варианта (контроль и исполнение, оценка эффективности варианта, принятие при необходимости корректирующих решений).

Независимо от того, на каком уровне принимается решение оно должно отвечать требованиям:

• конкретность

• полномочность и правомерность

• своевременность

• обоснованность

• непротиворечивость

• эффективность и экономичность

• простота и точность по форме

• оптимальность

• надежность

• реальная осуществимость

• гибкость, подвижность.

24.04.2012-5.05.2012