2. Заполнение справочников

Справочники предназначены для ввода, хранения и получения условно-постоянной справочной информации, структурированной в виде дерева. К справочной информации относятся сведения об учредителях предприятия, его контрагентах, сотрудниках, активах, счетах, оборудовании, номенклатуре, налогах и отчислениях и т.д.

Информация в справочниках хранится в виде записей. Размер записи произвольный, за исключением двух строковых величин: кода объекта и значения объекта. Код объекта является уникальным для данного справочника. Значение объекта — это обычно название объекта.

Для каждого объекта, изменения которого влияют на бухгалтерские итоги, хранится история изменений значения этого объекта.

Список справочников, доступных пользователю, определяется на этапе настройки конфигурации. Содержание справочника пользователь может изменять произвольно: редактировать, добавлять или убирать записанную информацию.

При работе со справочником используются:

– команды меню Действия;

– пиктограммы панели инструментов;

– команды контекстного меню, появляющегося при щелчке правой кнопкой мыши на строке справочника;

– команды, вводимые с клавиатуры.

Список всех справочников можно вызвать на экран командой меню Операции → Справочники (рис. 49). [18]

В форме списка записи справочника могут быть отсортированы по коду или по наименованию. Выбор порядка сортировки осуществляют командой меню Действия → Сортировка → (По коду; По наименованию), либо по команде контекстного меню Сортировка → (По коду, По наименованию). Контекстное меню вызывается щелчком правой кнопки мыши.

Возможна также сортировка по значению реквизита, а в некоторых справочниках - по уровню.

Рисунок 49. Форма выбора справочника

Справочник «Подразделения организаций» используется для ведения аналитического учета в разрезе подразделений на счетах 20, 23, 25, 26, 28, 29 и др. Справочник позволяет вести учет на местах производственных работ (столярный цех, красильный цех, полировочный цех) и по местам концентрации хозяйственных функций (администрация, бухгалтерия).

Информация справочника «Подразделения организаций» используется также в ряде документов по учету основных средств.

Форма справочника «Подразделения организаций» содержит две графы: код и наименование подразделения.

Командой меню Предприятие → Подразделения организаций вывести на экран форму Список подразделений организации и заполнить по данным ООО «Данго» (рис. 50):

Рисунок 50. Структура ООО «Данго»

Командой меню Действия → Добавить (либо командой контекстного меню Добавить, либо щелчком по пиктограмме на панели инструментов либо нажатием клавиши <<Insert>>) вывести на экран форму «Подразделения организаций»(рис. 51):

Рисунок 51. Форма «Подразделения организаций»

Справочник «Физические лица» предназначен для хранения информации обо всех физических лицах, являющихся работниками организаций.

Ввести информацию о работниках в справочник можно либо в режиме непосредственной работы со справочником Физические лица, либо в процессе регистрации в информационной базе приказов о приеме работников на работу в организацию. Мы воспользуемся первым способом.

Командой меню Кадры → Физические лица открыть справочник, то есть вывести на экран форму «Физические лица» (рис. 52);

Рисунок 52. Форма «Физические лица»

– в форме «Физические лица» командой меню Действия → Добавить (либо командой контекстного меню Добавить, либо щелчком по пиктограмме на панели инструментов, либо нажатием на клавишу <<Insert>>) вывести на экран форму «Личные данные физического лица» (рис. 53, 54);

– в реквизите ФИО указать фамилию, имя и отчество работника и нажать на клавишу <Enter>;

– в реквизите Дата рождения указать дату рождения и нажать на клавишу <Enter>;

– в реквизите Пол указать —пол и нажать на клавишу <Enter>;

– реквизит Место рождения в учебном примере можно не заполнять, а перед вводом паспортных данных необходимо нажать на кнопку <Записать>;

– в реквизите Удостоверение щелчком по кнопке открыть форму «Паспортные данные физического лица», заполнить ее и сохранить данные по кнопке <ОК>;

– в реквизите Гражданство щелчком по кнопке открыть форму «Гражданство физического лица», заполнить ее и сохранить данные по кнопке <ОК>;

– указать код ИФНС по месту регистрации физического лица, номер страхового свидетельства в ПФР и присвоенный ему ИНН;

– в разделе Контактная информация указать адрес по регистрации и месту жительства; [11, стр.115]

Рисунок 53. Форма «Личные данные физического лица – закладка Общее»

Рисунок 54. Форма «Личные данные физического лица

– закладка Адреса и телефоны»

– на панели инструментов щелчком по кнопке <НДФЛ> открыть форму Ввод данных для НДФЛ по физ. лицу (рис. 55);

– щелчком по пиктограмме на панели инструментов табличной части Право на стандартные вычеты открыть для ввода строку и указать, предоставляется ли личный вычет (код 103) и (код 101) на одного ребенка (значение в колонке Количество детей);

– щелчком по пиктограмме на панели инструментов табличной части Применение вычетов открыть для ввода строку и указать, что вычеты предоставляются с 01.01.2011 г

Рисунок 55. Форма «Ввод данных для НДФЛ по физ. лицу»

По аналогии вводим в справочник данные обо всех работниках организации «Данго».

Заполнение справочника «Должности организации». Для заполнения этого справочника выберем меню «Справочники» → «Предприятие» → «Должности организаций» и заполняем его (рис. 56):

Рисунок 56. Форма «Должности организации»

Должности сортируются по алфавиту.

Справочник "Сотрудники организаций" (Кадры - Сотрудники организаций). Справочник предназначен для хранения списка сотрудников организаций.(рис. 57) Одно физическое лицо может являться одновременно сотрудником нескольких организаций. Перейти к данным физического лица можно по гиперссылке «Более подробно о физическом лице».

Рисунок 57. Форма «Сотрукдники организации»

Помощник приема на работу предназначен для быстрого ввода сведений о новом сотруднике. Помощник приема на работу можно отключить в настройках пользователя (флажок Не использовать помощника приема на работу). Оформить приказ о приеме на работу (форма Т-1) можно по кнопке Добавить. Создаем нового сотрудника, выбрав его из справочника «Физические лица» (рис. 58):

Рисунок 58. Добавление сотрудника

Данные по физическому лицу заполняются при этом автоматически (рис. 59):

Рисунок 59. Данные по сотруднику

На закладке «Кадровые данные» указываем подразделение и должность, а также вводим документ «Прием на работу», где указывает размер заработной платы (рис. 60):

Рисунок 60. Кадровые документы

По аналогии вводим в справочник данные обо всех сотрудниках организации «Данго».

Справочник "Контрагенты" (Покупка (Продажа) – Контрагенты). Справочник предназначен для хранения списка контрагентов. Окно справочника разбито на две части. Это означает, что справочник на этапе конфигурирования настроен таким образом, чтобы обеспечить поддержку нескольких уровней иерархии, а это позволяет группировать контрагентов по определенным критериям и осуществлять их быстрый поиск. В левой части окна программа показывает структуру справочника на уровне групп, в правой – список контрагентов определенной группы, если группа открыта (рис. 61):

Рисунок 61. Форма «Контрагенты»

Контрагенты – это поставщики и покупатели, организации и частные лица. Справочник имеет многоуровневую, иерархическую структуру. Контрагентов можно сгруппировать, например, «Поставщики», «Покупатели» и т.д. При вводе контрагента нужно заполнить сведения на закладках: Общие, Адреса и телефоны, Контакты, Счета и договоры.

На закладке «Общие» указываются реквизиты:

• Юр. / физ. лицо - статус контрагента

• Для юридического лица нужно заполнить полное наименование контрагента для отражения в печатных формах документации, КПП, Код по ОКПО;

• Для физического лица нужно указать ФИО и документ, удостоверяющий личность.

• Группа контрагентов - принадлежность контрагента группе.

• ИНН – идентификационный номер контрагента, для отражения в печатных формах.

Флажок «Входит в холдинг» устанавливается, если контрагент входит в состав холдинга. В этом случае нужно указать головную организацию холдинга (рис. 62).

Рисунок 62. Заполнение сведений о покупателе

На закладке «Адреса и телефоны» указывается контактная информация контрагента (юридический и фактический адреса, телефоны и т.д.) (рис. 63):

Рисунок 63. Заполнение сведений о покупателе

На закладке «Контакты» отображаются контактные лица контрагентов.

На закладке «Счета и договоры» указываются банковские счета контрагента и договоры, заключенные с контрагентом. Основной договор или банковский счет, которые будут проставляться по умолчанию при вводе хозяйственных операций, можно установить по кнопке «Основной» соответствующего раздела формы (рис. 64).

Рисунок 64. Заполнение закладки «Счета и договоры»

Счета учета расчетов с контрагентом, которые будут заполняться по умолчанию при вводе хозяйственных операций, можно задать по кнопке «Перейти - Счета учета расчетов с контрагентами» командной панели формы контрагента.

По аналогии вводим в справочник данные обо всех контрагентах организации «Данго». После чего справочник будет иметь вид (рис. 65, 66):

Рисунок 65. Покупатели

Рисунок 66. Поставщики

Справочник «Номенклатура» предназначен для хранения списка материально-производственных запасов, оборудования, работ, услуг. В программе 1С:Бухгалтерия 8.1 он используется для ведения аналитического учета на счетах 07, 08.04, 10, 41, 43 и др., а также при выписке первичных документов.

Для удобства использования справочника при начальном заполнении информационной базы в него автоматически вносятся записи-группы для отдельных видов номенклатуры: материалы, оборудование, товары, услуги и т.д. (рис. 67). Для каждой группы в регистре сведений «Счета учета номенклатуры» также автоматически вводятся записи со счетами учета «по умолчанию», которые будут подставляться в документы, с помощью которых в информационной базе регистрируются хозяйственные операции с номенклатурными единицами.

Рисунок 67. Окно «Номенклатура»

При описании объекта номенклатуры можно определить ряд дополнительных свойств. Часть из них будут в дальнейшем использоваться в качестве значений по умолчанию при вводе хозяйственных операций. Эти свойства могут быть изменены в любой момент.

В группу Товары добавим две подгруппы: Продовольственные товары и Упаковочные материалы (рис 68):

Рисунок 68. Группа «Товары»

Продтовары имеют 3 подгруппы: кондитерские изделия, фрукты, напитки (рис 69, 70, 71, 72).

Рисунок 69. Продовольственные товары

Рисунок 70. Кондитерские изделия

Рисунок 71. Напитки

Рисунок 72. Фрукты

Упаковочные материалы включают следующее (рис. 73):

Рисунок 73. Упаковочные материалы

Дополнительные сведения о номенклатуре заполняются на закладках:

- По умолчанию

- Цены

- Спецификации

- Счета учета

На закладке «По умолчанию» можно заполнить реквизиты, которые будут заполняться по умолчанию при регистрации хозяйственных операций (рис.74):

- Ставка НДС - используется в качестве значения по умолчанию в документах поступления и реализации.

- Номенклатурная группа - номенклатурная группа используется в качестве значения по умолчанию при вводе документов реализации и выпуска готовой продукции.

Для импортных товаров можно указать Номер ГТД и Страну происхождения.

Статья затрат - используется в качестве значения по умолчанию при передаче в производство материалов и полуфабрикатов в документе Требование-накладная.

Рисунок 74. Заполнение элемента номенклатуры

На закладке «Цены» можно задать цены номенклатуры. Цены номенклатуры задаются на дату для определенного типа цен. Заданное значение сохраняется в программе по кнопке «Записать цены». Цены сохраняются в документе Установка цен номенклатуры (рис. 75):

Рисунок 75. Заполнение цен номенклатуры

На закладке «Счета учета», указать счета учета (рис. 76):

Рисунок 76. Счета учета номенклатуры

Заполнение справочника «Склады (места хранения)». Материально-производственные запасы организации могут храниться на различных складах, специально оборудованных площадках, в кладовых и т. д. Полный перечень используемых мест хранения приводится в справочнике «Склады (места хранения)». В справочник «Склады (места хранения)» может быть введено любое количество складов. Информация хотя бы об одном складе должна присутствовать обязательно. Один из складов следует указать в качестве основного склада в настройках пользователя (см. ниже). Указанный склад будет использоваться по умолчанию при начальной установке значений реквизитов для новых документов. Элементы справочника «Склады (места хранения)» используются практически во всех документах, регистрирующих движение товаров, и определяют место хранения, по которому фактически совершено то или иное движение. Чтобы открыть этот справочник, выберем меню «Справочники» → «Предприятие» →«Склады (места хранения)» (рис. 77):

Рисунок 77. Склады

– командой меню Предприятие → Склады (места хранения) вывести на экран форму Склады (места хранения)

– командой меню Действия → Добавить (либо командой контекстного меню Добавить, либо щелчком по пиктограмме на панели инструментов, либо нажатием на клавишу <<Insert>>) вывести на экран форму Склады (места хранения: Новый (рис. 2-44);

– в реквизите Наименование ввести наименование места и нажать <Enter>;

– в реквизите Вид склада оставить значение «по умолчанию» - Оптовый;

Аналогичным образом вводим сведения об остальных местах хранения.

Справочник "Типы цен номенклатуры" (Предприятие - Товары (материалы, продукция, услуги) - Типы цен номенклатуры). Справочник предназначен для хранения типов цен номенклатуры.

Цены используются для подстановки по умолчанию в документах поступления и отгрузки.

Один из типов цен в программе может быть установлен как плановый в настройках параметров учета. [11, стр.143]

При вводе типа цен нужно указать:

- Валюта цены - для типа цены может быть задана любая валюта, валюта не зависит от способа формирования цены.

- Порядок округления - может быть задан произвольным образом для каждого типа цены.  Округление цен может производиться в большую или меньшую сторону. Например, если выбран метод округления "Всегда в большую сторону", то при точности округления –5 ,цена товара 16 рублей будет округлена до 20 рублей. Если выбран метод округления "По арифметическим правилам", то цена товара 16 рублей, при точности округления – 5, будет округлена до 15 рублей.

Флажок «Цены включают НДС» устанавливается для цен с налогом на добавленную стоимость (НДС) (рис. 78).

Рисунок 78. Типы цен номенклатуры

Установим цены номенклатуры. (Предприятие - Товары (материалы, продукция, услуги) - Установка цен номенклатуры) 

Документ предназначен для установки цен товаров, материалов, продукции и услуг. Документ можно ввести на основании документа «Поступление товаров и услуг».

Установленная документом цена действует до момента установки новой цены.

Цены, установленные документом, действуют для всех организаций, ведущих учет в информационной базе.

При вводе документа в шапке обязательно нужно указать Тип цен, для которого задаются значения цен номенклатуры (Закупочная, Оптовая, Розничная и т.п.).

В табличной части документа указывается.

• Номенклатура товара (материала, продукции, услуги), для которой устанавливается значение цены.

• Значение цены номенклатуры.

• Валюта, в которой задана цена.

Для заполнения табличной части документа списком номенклатуры предназначена кнопка «Заполнить». Предусмотрены следующие варианты заполнения:

• Заполнить по номенклатуре - табличная часть заполняется всеми позициями из справочника Номенклатура. Цены заполняются действующими значениями.

• Заполнить по группе номенклатуры - табличная часть заполняется всеми позициями из выбранной группы справочника Номенклатура. Цены заполняются действующими значениями.

• Заполнить по ценам номенклатуры - табличная часть заполняется только теми номенклатурными позициями, для которых ранее уже были установлены цены данного типа. Цены заполняются действующими значениями.

• Добавить по ценам номенклатуры - к уже введенным строкам табличной части добавляются строки по номенклатурным позициям, для которых ранее уже были установлены цены данного типа. Цены заполняются действующими значениями.

• Обновить по ценам номенклатуры - в табличной части документа устанавливаются текущие значения цен для тех номенклатурных позиций, для которых они заданы.

• Заполнить по поступлению - табличная часть заполняется списком номенклатуры и ценами из выбранного документа Поступление товаров и услуг. Ранее введенные строки перед заполнением очищаются.

• Добавить по поступлению - к уже существующим строкам добавляется список номенклатуры и цены из выбранного документа «Поступление товаров и услуг» (рис. 79):

Рисунок 78. Установка цен номенклатуры