Тема 5. Логистический аудит

Логистический аудит позволяет организациям получить четкое представление о том, как выполняются текущие логистические процессы. Логистический аудит может рассматриваться также как предварительный этап при разработке логистической стратегии. В теме 5 мы рассмотрим понятие логистического аудита и методики его проведения.

5.1. Проведение экспертизы логистики компании – внешний аудит

Цель логистического аудита – «собрать значимую информацию о существующих приемах и показателях логистической деятельности»¹. В ходе логистического аудита производится описание логистических процедур (операций), собираются и анализируются данные об использовании инвестиций в логистическую инфраструктуру, затратах, показателях, услугах и др.

Логистический аудит проводится в два этапа: внешний и внутренний аудит.

Внешний аудит – это аудит среды действия логистики. В ходе внешнего аудита производится анализ ожидания уровня обслуживания потребителей, работы конкурентов, тенденций в отрасли, экономических, политических отношений и другой информации. В ходе внутреннего аудита собираются сведения о самой организации, выполняемых логистических функциях, технологиях. Анализируются способы выполнения логистических операций, показатели качества обслуживания, структура логистических затрат, статистика потерь от рисков и т.д.

Ключевые задачи внешнего аудита: выявить элементы обслуживания, которые потребители считают важными, когда принимают решение о покупке товара или услуги; определить, как потребители воспринимают логистические услуги. Анализ информации, собранной в ходе внешнего аудита, позволит компании выявить проблемы и возможности.

Внешний аудит может проводиться как масштабный анализ, выполняемый в виде рассылки анкет, так и выборочное исследование.

Подход к проведению логистического аудита во много аналогичен SWOT-анализу, в ходе которого определяются сильные и слабы стороны логистической деятельности организации, внешние возможности и угрозы.

5.2. Типовые программы и методики проведения логистического аудита

Аудит логистики должен позволить создать базу данных, которой можно воспользоваться для оценки компонентов операционной системы, позволяющей выявить возможности повышения производительности. При проведении аудита необходимо выполнить следующие действия¹:

1. Создать специальную команду, которая будет оказывать помощь аудиторам в процессе анализа. Команда должна включать специалистов двух типов: тех, кто участвует в управлении логистической деятельности (грузовые перевозки, складирование, эксплуатация собственного парка ПС, управление запасами), а также тех, кто представляет другие функциональные подразделения, регулярно взаимодействующие с логистикой (отдел контроля, маркетинга и продаж, производства, закупок, ИТ).

2. Определить текущие стратегии и цели корпорации, которые могут повлиять на логистику или на которые может повлиять логистика.

3. Специальная команда должна сформулировать основные вопросы, которые должны выступать в качестве фундамента для проведения как внутренних, так и внешних собеседований в ходе аудита с целью выявить слабости действующей системы и разработать рекомендации для ее совершенствования. Эти вопросы составляются так, чтобы ответы не ограничивались инструкцией, они должны учитывать корпоративную миссию и цели, а также области, вызывающие беспокойство у топ-менеджеров. Примеры таких вопросов:

• Какие изменения произойдут в структуре каждого рыночного сегмента и как эти изменения повлияют на его относительное значение?

• Какие цепи поставок в настоящее время используют конкуренты и на каких звеньях компания может получить преимущество с точки зрения дифференциации?

• Позволит ли достижение компанией текущих стандартов времени выполнения заказов и коэффициента удовлетворения спроса стать лидером в своей отрасли?

• Какие общие стратегии обслуживания потребителей следует разрабатывать и как они будут отличаться по отдельным потребительским сегментам?

• Следует ли компании использовать централизованную или децентрализованную (региональную) складскую сеть?

• Как можно сократить затраты на транспортировку без негативных последствий для уровня обслуживания потребителей?

• Должна ли компания увеличивать, сокращать или сохранять на прежнем уровне текущие инвестиции в собственный парк подвижного состава?

• И т.п.

4. Определить и представить концепцию основных параметров и показателей, которые могут быть достаточно точными, надежными и эффективными, с разбивкой по основным сегментам потребителей. Эти показатели должны позволить получить ответы на указанные вопросы и приступить к реструктуризации логистической стратегии компании. Это количественные и качественные показатели, которые могут быть объединены в четыре группы:

• эффективность обслуживания потребителей;

• эффективность логистики или затраты, связанные с выполнением транспортировки, складирования, управления запасами, планирования производства и диспетчеризации, закупки, поступлением и обработкой заказов;

• использование активов;

• приемы и показатели работы конкурентов по трем представленным группам характеристик.

5. Чтобы определить показатели функционирования компании, приемы и результаты конкурентов и конкретные уровни требуемого обслуживания, провести внешний аудит, учтя при этом ожидания и требования потребителей. Внешний аудит проводится в виде почтовой рассылки анкет или выборочных собеседований.

6. Провести внутренний аудит текущих показателей. Эта часть включают: проведение личные собеседования с представителями всех функциональных направлений компаний; работать с выборкой документов компании и собрать данные по трансакциям, чтобы провести статистический анализ и точно описать работу существующей операционной системы.

7. Определить и проанализировать альтернативные варианты компромиссных (по затратам и услугам) решений.

8. Поучить ответы на вопросы (п.3), определить необходимые усовершенствования и изменения и рекомендовать их руководству.

9. Описать систему, которая будет создана после внесения рекомендуемых изменений, а также дать прогнозы результатов этих преобразований по показателям.

Указанные мероприятия сведены в схему, представленную на рис.5.1.