Условия отбора записей в запросах

Условия отбора для полей запроса задаются в одноименной строке. Если условия в этой строке определены для нескольких полей, то они связаны логической функцией «И». Если условия отбора разных полей определены в разных строках - «Условие отбора» и «Или», - то такие условия связаны логической функцией «ИЛИ». Запрос может иметь сложный критерий, в соответствии с которым для полей определены условия отбора в обеих строках.

Условие отбора записей - это набор предопределенных в Access и устанавливаемых в запросе пользователем правил. При построении критерия (условия) отбора в запросах могут использоваться выражения, операторы и функции Access.

Оператор Between позволяет задать интервал для числового значения, например: Between 300 And 500.

Оператор IN - выполнить проверку на равенство любому значению из списка, который задается в круглых скобках, например: IN(3181, 3185) или IN («Москва», «Санкт-Петербург», «Казань»).

Оператор Like разрешает использовать образцы и символы шаблона при поиске данных, например: Like «Михайлов» или Like «М*».

Допускается использование в литералах символов шаблона *, ?, #, [список], [!список]:

* - любое количество символов;

? - в позиции шаблона может быть любой символ: (0-9), (Aa-Zz), (Аа-Яя);

# - в позиции может быть любая цифра;

[список] –в позиции может быть любой символ из списка;

[!список] - в позиции может быть любой символ за исключением символов из списка.

При написании шаблон заключается в двойные кавычки.

Примеры:

Like «A*» - в поле «Фамилия» отражаются все фамилии, начинающиеся на А.

Like «*.01.2012»- в поле «Дата» - все записи за январь 2012 года.

Like [введите первые буквы фамилии] + «*» - в поле «Фамилия» - любые фамилии, начинающееся с указанных букв.

Запросы-действия

Выполнение запроса-действия приводит к изменению содержимого базы данных. При выполнении таких запросов следует быть осторожным, так как необдуманное применение этих запросов может привести к необратимой утрате информации в базе данных. Поэтому Access автоматически помечает в окне базы данных запросы-действия символом «!».

При создании запроса Access по умолчанию создает запрос на выборку. При необходимости с помощью команд конструктора запросов можно указать другой тип запроса.

Существуют четыре типа запросов на изменение:

• запрос на добавление;

• запрос на обновление;

• запрос на удаление;

• запрос на создание таблицы.

Запрос на добавление

Запрос на добавление позволяет добавлять записи в указанную таблицу, не только текущей базы данных, но и любой другой базы данных. Структура записи таблицы-запроса необязательно должна совпадать со структурой таблицы, в которую будут добавляться записи. Например, в записи запроса может быть меньше полей, если на поля принимающей таблицы не наложено требование обязательности их заполнения. Допускается несоответствие типов полей, если возможно преобразование типа данных одного поля в тип данных другого поля.

Для создания запроса необходимо выполнить следующие действия:

• создать запрос на выборку и отладить его (добавить таблицы, значения полей которых будут использоваться для добавления записей);

• отменить свойство Вывод на экран для полей запроса;

• изменить тип ЗАПРОСА на /Добавление для преобразования в запрос на добавление, при этом в бланке запроса появится строка «Добавление»; далее необходимо включить в бланк запроса поля, данные которых будут добавляться в принимающую таблицу; можно ввести также условия отбора записей для добавления;

• указать имя таблицы, куда будут добавляться записи;

• выполнить команду ЗАПРОС/Запуск.

Е сли принимающая таблица содержит ключевое поле, то и добавляемые записи должны иметь такое же ключевое поле (по условиям целостности БД).

Рис. 1.7. Вид запроса на добавление в режиме конструктора

Пример: этот запрос позволит добавить студентов по фамилии и номеру зачетной книжки из групп, выбранных с клавиатуры в таблицу Экзаменационная Ведомость

Технология создания других типов запросов-действий аналогична.