3.5 Автоматизация бухгалтерского учета

Автоматизация бухгалтерского учета - объективная необходимость. Работа бухгалтера все больше становится творческой, а внедрение компьютерных технологий повышает эффективность, беря на себя всю рутинную работу. Автоматизация бухгалтерского учета основывается на едином взаимосвязанном технологическом процессе обработки документации, по всем разделам учета, начиная от сбора первичных учетных данных до получения бухгалтерской отчетности.

В настоящее время все предприятия и организации стремятся автоматизировать бухгалтерский учет с целью снижения трудоемкости, улучшения качества работы и мониторинга [33, с. 47]. В СПК «Плоское», не смотря на большое количество совершаемых операций, не имеется ни компьютера, ни программного обеспечения.

Так как учет затрат на производство продукции в хозяйстве не автоматизирован, необходимо предложить руководству приобрести компьютер для Главного бухгалтера и установить программу 1С: Предприятие 8.0., что позволит полностью внести все данные учета в базу данных и улучшить качество работы, ускорить время обработки информации.

Выпуск фирмой «1С» конфигурации «Управление торговлей» системы программ нового поколения «1С: Предприятие 8.0» является тиражным решением, позволяющим в комплексе автоматизировать задачи оперативного и управленческого учета, анализа и планирования торговых операций, обеспечив тем самым эффективное управление современным торговым предприятием.

В конфигурацию входят следующие подсистемы:

- управление продажами;

- управление поставками;

- планирование продаж и закупок;

- управление складскими запасами;

- управление заказами;

- управление взаимоотношениями с контрагентами;

- анализ товарооборота предприятия;

- анализ цен и управление ценовой политикой;

- мониторинг и анализ эффективности торговой деятельности.

Для ввода, хранения и редактирования видов затрат в конфигурации имеется справочник «Статьи затрат». Открыть его можно с помощью меню Справочники => Структура компании => Статьи затрат. В этот справочник пользователь может внести перечень применяемых на своем предприятии статей затрат. Кроме наименования для каждой статьи затрат необходимо указать ее вид (классификацию) с точки зрения бухгалтерского учета. Для выбора программа предлагает пять видов затрат: производственные, общепроизводственные, общехозяйственные, коммерческие и издержки обращения.

С помощью специального отчета «Отчет по затратам» можно проконтролировать общую сумму затрат с разбивкой по статьям, подразделениям. С помощью двойного щелчка мышью по интересующей вас строчке отчета можно попасть в документ, который ввел эту сумму. Благодаря широким возможностям произвольной настройки отчета пользователь сможет получить его в любой удобной для себя форме и с необходимой детализацией.

Так как в СПК «Плоское» главным и заключающим звеном в оформлении документов по учету затрат по животноводству является заполнение «Производственного отчета», то необходимо определить эффективность экономической информационной системы по обработке первичных и сводных документов для заполнения «Производственного отчета» при автоматизированной форме учета.

Таким образом, если автоматизировать учет затрат на производство продукции, то обработка первичных и сводных документов по учету затрат будет занимать гораздо меньше времени.

Если для обработки первичных и сводных документов для составления производственного отчета за месяц бухгалтеру необходимо затратить 5 часов, то при автоматизированной форме учета понадобится лишь 1 час, что значительно снижает затраты труда. В течении года обрабатывается Производственный отчет, но нарастающим итогом за 12 месяцев, а накопительные ведомости не применяются. При обработке производственного отчета за год бухгалтер затрачивает 60 чел-час, а в случае с использованием автоматизированной системы обработки лишь 12 чел-час.

Таким образом, абсолютный показатель экономической эффективности (Т_эк) составляет:

Т_эк = Т₀ – T₁ = 60 - 12 = 48 чел-час.

Относительный индекс производительности труда составляет:

J_п.т.= 12/60= 0,2

Результаты расчетов говорят о том, что для обработки производственного отчета за год при автоматизированной системе учета требуется по сравнению с ручной обработкой только 20 % времени, соответственно в результате использования автоматизированной системы учета экономия по обработке производственного отчета за год составит 80 %.

Таким образом, бухгалтерский учет на предприятии ведется должным образом с формированием полной и достоверной информации о деятельности организации и ее имущественном положении, необходимой внутренним пользователям бухгалтерской отчетности, т.е руководителям, учредителям, а также внешним инвесторам, кредиторам и другим пользователям бухгалтерской отчетности.

Единственным недостатком в оформлении документов по учету затрат является то, что не применяются накопительные ведомости, а ведется производственный отчет нарастающим итогом за год, не всегда в наличии предприятия имеются бланки первичной учетной документации, не все обязательные реквизиты в документах заполняются

Также необходимо отметить, что на предприятии применяется журнально-ордерная форма учета, а не автоматизированная, в результате чего тратится на 80 % больше времени для обработки бухгалтерских документов.