Документ – основний вид офіційно-ділового стилю. Основною одини­цею офіційно-ділового стилю є документ. Документи використовуються в різних галузях людської діяльності, ділянках знань, сферах життя. Вони є об'єктом дослідження різних наукових дисциплін, тому поняття "доку­мент" багатозначне і залежить від того, у якій галузі й для чого він використовується.

З латинської documentum означає взірець, посвідчення, доказ. Енциклопе­дичний словник¹ трактує документ як:

1) письмовий акт, здатний служити доказом юридичних відносин або юридичних фактів, що спричиняють правові наслідки;

2) офіційне посвідчення особи (паспорт, трудова книжка тощо);

3) достовірне історичне письмове джерело;

4) матеріальний об'єкт, у якому міститься певна інфор­мація (наприклад, перфораційна картка).

Автори "Універсального довідника-практикума з ділових паперів"² тлума­чать документ як засіб фіксації певним чи­ном на спеціальному матеріалі інфор­мації про факти, події, явища об'єктивної дійсності та розумової діяльності людини.

Отже, документ – це результат відображення конкретної інформації на спеціальному матеріалі за визначеним стандар­том чи формою.

Наукова дисципліна, яка вивчає структуру і властивості документальної інформації, розвиток форм документів, мето­ди і засоби автоматизованої обробки, зберігання, пошуку й використання їх, називається документалістикою.

Під діловодством (справочинством) розуміють діяльність, яка охоплює пи­тан­ня документування й організації роботи з документами в процесі здійснення управлінських дій.

Документи мають правове значення, оскільки є засобом засвідчення та доведення певних фактів. Вони також вико­ристовуються як джерела та носії інформації. А в управлін­ській діяльності документ виступає як предмет і як результат праці. Так, планування відбувається за допомогою різних планів; облік – у вигляді складання й обробки статистичної бухгалтерської та оперативно-технічної документації; інстру­ктування – шляхом видання інструкцій, методичних вказі­вок; контроль – збиранням відомостей (письмово) і видан­ням вказівок тощо.

Отже, документація використовується як спосіб і засіб реалізації функцій, покладених на управлінський апарат.

1.2. Функції документа

У соціальному плані будь-який офіційний документ по-іфункціональний, тобто одночасно виконує декілька функцій, що й дозволяє йому задовольняти різноманітні людські по­треби.

До загальних функцій документа належать:

Інформаційна – будь-який документ створюється для збе­реження інфор­мації, оскільки необхідність її зафіксувати — причина укладання документа.

Соціальна – документ є соціально значущим об'єктом, оскільки його поява спричинена тією чи іншою соціальною по­требою.

Комунікативна – документ виступає як засіб зв'язку між окремими елемен­тами офіційної, громадської структури (закладами, установами, фірмами тощо).

Культурна – документ є засобом закріплення та переда­вання культурних традицій, що найкраще простежується на ве­ликих комплексах документів (науково-технічної сфери), де знаходить відображення рівень наукового, технічного й куль­турного розвитку суспільства.

До специфічних функцій документа належать:

Управлінська – документ є інструментом управління; ця функція прита­ман­на низці управлінських документів (плано­вим, звітним, організаційно-розпо­рядчим та ін.), які спеціально створюються для реалізації завдань управління.

Правова – документ є засобом закріплення і змін право­вих норм та право­відносин у суспільстві; ця функція є визна­чальною в законодавчих та правових нормативних актах, що ство­рюються з метою фіксації правових норм і правовідносин, а також будь-які документи, які набувають правової функції тимчасово (для використання як судовий доказ).

Історична – коли документ є джерелом історичних відо­мостей про роз­виток суспільства; цієї функції набуває певна частина документів лише після того, як вони виконають свою оперативну дієву роль і надійдуть до архіву на збереження.

1.3 Призначення і критерії класифікації документів. Групи документів.

Будь-який документ є складовою частиною (елементом) відпо­відної систе­ми документації.

Система документації – це сукупність (спільність) певних документів, взає­мо­пов'язаних за ознаками походження, призначення, виду, сфери діяльності та єдиних вимог до їх оформлен­ня (укладання).

Офіційні (службові) документи залежно від сфери їх засто­сування та функціонування поділяються на управлінські, нау­кові, технічні (конструкторські), технологічні, виробничі й ін. Але лише управлінські документи забезпечують порядок управління об'єктів як у межах усієї держави, так і в окремій організації.

Основними комплексами всієї документації є:

• організаційно-правова документація;

• планова документація;

• інформаційно-довідкова й довідково-аналітична докумен­тація;

• звітна документація;

• документація щодо особового складу (кадрова);

• фінансова документація (бухгалтерський облік та звітність);

• документація з матеріально-технічного забезпечення;

• договірна документація;

• документація з документаційного та інформаційного за­безпечення діяльності закладів.

Окрім зазначених, є ще спеціалізована (відомча) докумен­тація, яка відображає діяльність конкретного закладу (медична, військова, театральна та ін.).

Найважливішою класифікаційною ознакою документа є його зміст, зокрема відношення зафіксованої в ньому інфор­мації до предмета чи до напряму діяльності. Відповідно до цього виділяють різні види документів за ознаками кла­сифікації і групами (табл. 1).

№ пор.		Ознаки класифікації		Групи документів
1.		За наймену­ванням		Заява, лист, телеграма, довідка, інст­рукція, службова записка, протокол та ін.
2.	За похо­д­женням		Службові (офіційні) й особисті. Службові документи створюються ор­ганізаціями, підприємствами та службовими особами, які їх представ­ляють. Вони оформляються в установ­леному порядку. Особисті докумен­ти створюються окремими особами поза сферою їх служ­бової діяльності.
3.	За місцем виникнення		Внутрішні, зовнішні. До внутрішніх належать документи, що мають чинність лише всередині тієї орга­нізації, установи чи підприємства, де їх складено. До зовнішніх належать ті документи, які є результатом спілкування установи з іншими установами чи організаціями.
4.	За призна­ченням		Щодо особового складу (особові офіційні документи), кадрові, довідково-інформаційні, обліково-фінансові, господарсько-договірні, організаційні, розпорядчі.
5.	За напря­мом		Вхідні, вихідні.
6.	За формою		Стандартні (типові) й індивідуальні (нестандартні). Стандартні – це документи, які мають однакову форму й запов­ню­ються в певній послідовності й за обов'язковими правилами (типові листи, типові інструкції, типові положення). Індивідуальні документи ство­рюються в кожному конкретному випадку для розв'язання окре­мих ситуацій. їх друкують або пишуть від руки (протоколи, накази, заяви).
7.	За терміном виконання		Звичайні безстрокові, термінові, дуже термінові. Звичайні безстрокові – це такі, що виконуються в порядку загальної черги. Для термінових установлено строк виконання. До них зарахову­ють також документи, які є терміно­вими за способом відправлення (теле­грама, телефонограма). До дуже термінових належать документи, які мають позначення "дуже терміново".
8.	За ступенем гласності		Для загального користування, службового користування, таємні, цілком таємні.
9.	За стадіями створення		Оригінали, копії. Оригінал – це основний вид доку­мента, перший і єдиний його примір­ник. Він має підпис керівника уста­нови, і в разі потреби його засвід­чено штампом і печаткою. Копія – це точне відтворення оригіналу. На копії документа обов'язково робить­ся помітка вгорі праворуч "копія". Різновидами копії є відпуск, витяг, дублікат. Відпуск – повна копія відправлено­го із установи документа, яка зали­шається у відправника. Коли виникає потреба відтворити не весь документ, а лише його частину, робиться витяг. Дублікат – це другий примірник до­кумента, виданий у зв'язку з втратою оригіналу. В юридичному відношен­ні оригінал і дублікат рівноцінні.
10.	За склад­ністю (кіль­кістю відо­бражених питань)		Прості, складні. Прості – відображають одне питання, складні – декілька.
11.	За терміном збері­гання		Тимчасового (до 10 років), тривалого (понад 10 років), постійного зберігання.
12.	За технікою відтворення		Рукописні, відтворені механічним способом.
13.	За носієм інформації		На папері, диску, фотоплівці, маг­нітній стрічці, перфострічці, дискеті.